Che cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un documento in formato digitale XML emesso e inviato tramite sistemi informatici.

La firma digitale e la trasmissione tramite sistemi di interscambio, che fungono anche da controllo della fattura stessa, ne garantiscono autenticità, integrità e leggibilità.

Come preparare la fattura elettronica

Per fare una fattura elettronica bisogna disporre di:

  • Un pc, un tablet o uno smartphone
  • Un software per documenti in formato XML
  • Una firma digitale

Per creare le fatture elettroniche si possono usare software in rete gratuiti, utilizzare i programmi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o, nel caso di aziende di medie e grandi dimensioni, affidandosi a programmi terzi a pagamento, rilasciati dai produttori di software gestionali.

Ogni programma ha procedure diverse per creare la fattura elettronica, ma i dati da inserire sono gli stessi della fattura cartacea. Il documento va salvato e sottoscritto con la firma digitale per essere pronto all’invio.

Trasmissione fattura

Come si legge sul sito dell’Agenzia delle Entrate: “le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio)” gestito dall’Agenzia delle Entrate, “altrimenti sono considerate non emesse.”

Per inviare correttamente una fattura elettronica, al suo interno deve contenere l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore: un indirizzo PEC o un codice alfanumerico di 7 cifre, il ‘codice destinatario’ che trovi sulla tua pagina personale nel sito dell’Agenzia delle Entrate.

“Firmato” il documento ci si connette sempre al sito “Fatture e corrispettivi”, si clicca su trasmissione e si invia il file.

Si può anche:

  • utilizzare l’app l’App Fatturae messa a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate,
  • una PEC inviando la fattura come allegato all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”
  • utilizzare un canale telematico attivato con il SdI.

Cosa succede dopo l’invio della fattura elettronica?

Si riceve conferma dell’avvenuta trasmissione, in cui sono indicati:

  • Identificativo attribuito alle fatture dal Sistema di Interscambio
  • Numero e data della fattura
  • Dati di inoltro al destinatario
  • Stato del file
  • Ricevuta di consegna e notifiche dal Sistema di Interscambio

La fattura elettronica può essere monitorata nella sezione “Fatture e corrispettivi”.

Gli errori di invio

Il Sistema di Interscambio scarta in automatico fatture con errori.

Il mittente riceve la Ricevuta di Scarto contenete il codice dell’errore rilevato e ha 5 giorni per correggere i dati sbagliati.

Se invece, l’errore è avvenuto dopo che il Sistema di Interscambio ha inviato con esito corretto il file e questo non è più modificabile, bisogna creare una nota di credito o di debito.

Il Sistema di Interscambio

Lo SDI è il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che permette di ricevere ed inviare le fatture elettroniche, effettua controlli sui file ricevuti garantendo che non ci siano errori e inoltra le fatture verso le PA o verso cessionari/committenti privati (B2B e B2C).

Chi deve fare la fattura elettronica

Obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per tutti gli operatori economici, residenti o stabiliti in Italia. L’obbligo riguarda sia le transazioni B2B che quelle B2C.

Chi non deve fare la fatturazione elettronica

Coloro che rientrano nel regime forfettario, nel regime dei minimi e i piccoli produttori agricoli.

Vantaggi per i contribuenti che trasmettono telematicamente tutte le operazioni

Le fatture elettroniche comportano un vantaggio:

  • Risparmio dei costi diretti: carta, registratori di cassa, archivi per i documenti, spese di spedizione
  • Protezione da falsificazione, manipolazione, distruzione dei documenti
  • Risparmio nel tempo di creazione, consultazione, archiviazione
  • Garantire sicurezza nell’archiviazione e nella gestione dei dati sensibili
  • Tracciabilità dei movimenti e dei pagamenti
  • Vantaggi fiscali, come l’esonero dalla tenuta dei registri IVA e la riduzione dei termini di accertamento fiscale di due anni, per chi riceve ed effettua pagamenti in modalità tracciata al di sopra del valore di 500 euro

Come ci si abilita ai servizi web delle Entrate per la fattura elettronica?

Tramite il portale web “Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, accessibile ai singoli utenti titolari di partita Iva mediante delle credenziali personali.

L’utente dev’essere in possesso delle credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”) oppure di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o abbia acquisito le credenziali Fisconline/Entratel rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.

Come si ottiene lo Spid?

Basta Avere:

  • 18 anni
  • Un documento di riconoscimento
  • La tessera sanitaria con codice fiscale
  • Un indirizzo e-mail valido e un numero di telefono

Bisogna registrarsi a scelta sul sito di uno degli 8 gestori di identità digitale (Aruba, Infocert, Poste, Sielte, Tim, Register.it, Namirial, Intesa), seguire i vari step per l’identificazione e scegliere infine la modalità di riconoscimento che si preferisce.

DOMANDE FREQUENTI

Come si controlla la fattura elettronica?

Sul sito “Fatture e Corrispettivi” in “monitoraggio dei file trasmessi”, oppure in Sdi.fatturaPA.gov.it-strumenti-monitorare la fattura PA, se si tratta di una fattura alla Pubblica amministrazione.

Come si riceve la fattura elettronica?

Tramite PEC, tramite software a pagamento o attraverso il sito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate in “dati fatture emesse/ricevute”.

Come si emette la fattura elettronica ai privati senza partita Iva?

Compilando il campo “codice destinatario” con “0000000”, invece del codice a 7 cifre”.

Come si riceve la fattura elettronica per i consumatori e i forfettari?

Possono riceverla in un’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate o richiedendo la copia in digitale.

Come si conserva la fattura elettronica?

Sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC ma un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Il processo di conservazione dev’essere a norma di legge garantendo che le fatture elettroniche non vengano perse, siano sempre consultabili, leggibili, recuperabili.

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da:

  • Servizio gratuito sul sito dell’Agenzia delle Entrate
  • Operatori privati certificati

Bisogna trasmettere elettronicamente i documenti di trasporto?

No, basta elencare i DDT nella fattura.

Come si annulla la fattura elettronica?

Se il Sistema di Interscambio ha inviato con esito corretto la fattura, questa non può essere annullata, bisogna creare una nota di credito o di debito.

Se la fattura non è stata ancora inviata al SDI si può modificare, contrassegnandola con lo stesso numero.

Che cosa succede se si invia una fattura elettronica duplicata?

Il Sistema di Interscambio riconosce gli errori e rifiuta l’invio. Nel caso in cui questo non avvenisse si deve procedere con nota di credito a storno della fattura.

Software fatturazione elettronica: quale scegliere?

I Software per la fatturazione elettronica disponibili in rete sono molti; quelli che dispongono di tutte le funzioni necessarie, come richiesto dalle norme vigenti, meno.

E-INVOICE7 di Savino Solution è un software completo, che integra automaticamente nel proprio ERP le fatture elettroniche ricevute attraverso il canale collegato alla piattaforma SDI.

In modo semplice e veloce ti permette di importare, creare, firmare, gestire, conservare, ricercare, inviare e ricevere dal Sistema di Interscambio (SdI) fatture elettroniche da e verso Pubbliche Amministrazioni e aziende private.

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