La firma digitale ci permette di sottoscrivere in modo autografo un documento informatico. Per via di una serie di parametri garantisce autenticità, affidabilità e validità legale dei documenti sottoscritti avendo lo stesso valore della firma autografa. Tutte le persone fisiche possono richiederla e poter firmare in modo digitale.

Ma di cosa c’è bisogno per procedere all’utilizzo vero e proprio e come si firma digitalmente un documento? Alcune delle domande più semplici e pratiche che tutti si fanno prima di approcciarsi a questo nuovo mondo. Nulla di troppo difficile, ma è necessario avere una specifica dotazione. Vediamo di cosa si tratta.

Per apporre la firma digitale ad un documento è necessario avere degli strumenti indispensabili. Questi vengono erogati dai provider qualificati che rilasciano tutto il materiale necessario per la firma elettronica. I prodotti che esistono oggi sono diversi.

Si tratta di un device, che solitamente è una smart card contenente un certificato di firma digitale rinnovabile ed un piccolo dispositivo che serve per leggere la smart card. In alternativa vengono rilasciati anche degli appositi kit che si compongono di una dotazione hardware e una software.

Infine ci sono anche le soluzioni remote, che permettono di firmare in cloud con accesso virtuale e sicuro.

Di certo le prime due sono le soluzioni più usate, pratiche e indispensabili per apporre la firma a vari tipi di documenti, l’importante è che questi non debbano essere modificabili.

Ecco che tutti i documenti che si presentano nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), non possono essere firmati digitalmente se non prima convertiti in un formato non modificabile, ovvero il PDF.

Di cosa hai bisogno

Vediamo dunque di cosa si ha bisogno nello specifico per poter firmare digitalmente un documento. L’importante è possedere la dotazione hardware e software corretta.

Hardware

Per apporre la firma elettronica c’è bisogno di uno o più dispositivi hardware: smart card o chiavetta USB che contengono il certificato di sottoscrizione rilasciato dall’ente certificatore. Nel primo caso c’è bisogno anche di un lettore di smart card.

Software

È necessario inoltre essere in possesso di un software che permette di applicare la firma ai documenti elettronici. Il software può essere fornito “di serie” con l’acquisto del kit oppure scaricabile sul sito dell’ente certificatore. Come suggerisce la Camera di Commercio i software gratuiti più utilizzati sono Dike oppure File Protector, da scaricare in modo gratuito.

Guida alla firma digitale del documento

Per la firma digitale di un documento è essenziale, per prima cosa, convertire il file da firmare in PDF. Come farlo? Direttamente dai programmi di Office, scegliendo il salvataggio in questo formato oppure tramite il web grazie ai siti che permettono la conversione di qualsiasi tipo di file in PDF.

Una volta ottenuto il PDF si può procedere con la firma digitale. È importante verificare che la smart card sia inserita in modo corretto nel lettore, facendo attenzione a rivolgere il chip verso l’alto. Dopo di che si passa alla procedura vera e propria della firma, molto semplice.

Basta cliccare su “Firma” e selezionare il file in PDF che occorre firmare appunto. Dal menù a tendina si sceglie il tipo di firma che si desidera, si inserisce il Pin della smart card e si clicca ancora su “Firma”. Si attende la conferma del messaggio: “Documento firmato” e la procedura è completata.