Cos’è la marcatura temporale

Un documento informatico viene validato nella sua autenticità e integrità grazie alla firma digitale. L’altro elemento che conferisce veridicità e collocazione temporale certa è la Marcatura Temporale. La Marcatura è il risultato di un determinato processo informatico che si traduce nella creazione di una sequenza di caratteri che genera quella che si chiama un’impronta digitale hash. La funzione di hashing è una funzione crittografica, corrisponde ad una stringa alfanumerica unica per qualsiasi documento e prende il nome di digest, che non è altro che il risultato di un algoritmo che elabora una serie di caratteri in base a ciò che il documento contiene: se il contenuto effettivo del documento viene alterato, anche in piccola parte, muta anche il valore dell’hash. Il formato di Marcatura Temporale può variare a seconda che se ne scelga un determinato tipo per iniziare a gestire un archivio a valore legale dei propri files oppure perché si invia un file ad un corrispondente che gestisce i documenti in modo automatico. Il formato TSR è il più semplice e contiene solo la Marca Temporale, è necessario possedere anche il documento originale che è stato marcato, così da dimostrare che il file TSR (corrisponde a quello d’origine che ha un’estensione maggiore). Il formato M7M è stato il primo ad essere inventato: contiene già il documento originale oltre a quello TSR, quindi non serve altro da confrontare; il suo limite è che non tutti i software lo riconoscono. Il formato TSD analogamente al formato M7M contiene sia il formato TSR che l’originale, solo che rispetta standard maggiormente riconosciuti e questo lo rende sempre più preferibile. Il formato PDF, tra i più noti per la semplicità di archiviazione dei documenti digitali, dà la possibilità di incorporare la Marca Temporale e la firma digitale, ma solo quando sono effettuati contestualmente, quindi diversamente dagli altri formati non è possibile effettuale una collocazione temporale posteriormente all’apposizione della firma digitale. Tutti questi  formati hanno valore legale in Italia.

A cosa serve la marcatura temporale?

La Marcatura temporale prolunga la validità legale nel tempo della firma digitale su un documento informatico. Nei casi in cui il documento in questione dovesse venire revocato o scadere per decorrenza dei tempi, la Marcatura Temporale attesterebbe che il momento di apposizione della firma digitale sia precedente alla revoca o alla scadenza del documento stesso. Ciò che rende vantaggiosa la Marcatura Temporale è che è opponibile a terzi: ciò significa che la firma è dimostrabile a terze parti e non è solo valevole per le parti contraenti, così come avviene per i documenti cartacei. La procedura di Marcatura Temporale viene associata alla fattura elettronica. La firma digitale ha lo scopo di accertare l’identità della persona che ha prodotto il documento, mentre la Marca Temporale, mediante l’ora e la data, attesta che il documento suddetto è stato creato in quella forma specifica ed in quel determinato momento. Nel corso di una procedura di costituzione on line di una SRL innovativa, tutti i soci devono possedere una firma digitale ed una marca temporale per sottoscrivere l’atto costitutivo.

Normativa della marcatura temporale

L’importanza della conservazione dei documenti digitali ha creato un dibattito infervorato. La legge italiana separa la gestione dei documenti declinandola nelle sue tre funzioni: la formazione, la gestione archivistica e la conservazione. Tutti questi aspetti sono necessari al mantenimento dell’autenticità della traccia dei documenti digitali, sia in termini di paternità che di corretta preservabilità e ricercabilità nel tempo. La Marca Temporale è un servizio offerto da un Ente Certificatore che consente di abbinare ora e data certe e legalmente valide ad un documento informatico. La creazione di Marche Temporali è un servizio offerto dai Certificatori Accreditati, cioè da coloro che forniscono servizi di certificazione quali la firma digitale, di autenticazione per le PA e le marche temporali ai sensi della Direttiva Europea 1999/93/CE, dal DPCM 22 febbraio 2013 e dal CAD.  La Marcatura Temporale può essere apposta sia su file che non hanno alcuna firma digitale (come ha stabilito la Cassazione con l’ordinanza n. 451/2019) conferendo così validità legale ed una collocazione temporale certa, che su quelli con Firma digitale, e in questo caso si attesta che il documento aveva esattamente quella forma in quel preciso momento. Una volta attivate le Marche Temporali, si potrà marcare temporalmente i documenti utilizzando un kit di firma. Come si è già accennato la Marcatura è opponibile a terzi, così come delineato dall’art. 20, comma 3, Codice dell’Amministrazione Digitale Dgls 82/2005. Un documento provvisto di firma digitale e Marcatura Temporale ha valore probatorio. La più importante normativa che disciplina la Marcatura temporale è il Dpcm del 30/03/2009, che detta le “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici”. In particolare, l’art. 43, dedicato alla validazione temporale, sancisce che le Marche Temporali “sono generate da un sistema di validazione temporale, sottoposto a opportune personalizzazioni atte a innalzarne il livello di sicurezza. Nel seguente articolo si stabiliscono le informazioni di base che vanno inserite nella Marcatura Temporale. Un altro articolo interessante è il n. 49 che stabilisce la validità minima della durata di archiviazione: le Marche Temporali emesse e validate vanno conservate in un archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a vent’anni, o su richiesta dell’interessato per un periodo maggiore a condizioni previste dall’Ente Certificatore.

Quali sono i vantaggi della marcatura temporale

La procedura di validazione digitale in termini di collocazione temporale è un procedimento svelto, sicuro ed efficace. Il risparmio è tangibile ed intangibile, in termini di riduzione dei costi e dei tempi che i documenti cartacei richiedono, possibilità di ridurre i margini d’errore, contributo significativo alla green economy, senza dimenticare una maggiore trasparenza e valore legale rispetto al corrispettivo non digitale. Certificare temporalmente un documento è pratico, poiché si può usare il proprio computer. Il costo è conveniente ed il tempo richiesto è modesto. Le Marche Temporali sono valide anche a livello Europeo. Se consideriamo la “tirannia” del presente che manipola la nostra società, dove tutto dev’essere esperito nell’immediatezza, lo stoccaggio delle informazioni e la loro reperibilità diventa il ponte tra l’archivio e la memoria, che ci ricorda chi siamo come individui.

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