La tua azienda rientra in quel 92% di imprese che acquisisce ordini tramite PDF stampati dal cliente, firmati a penna, scansionati, e infine inviati via mail alla tua casella di posta elettronica?

Che tu ci creda o no, stai creando – giorno dopo giorno – un patrimonio documentale incapace di metterti al sicuro da contenziosi e disconoscimenti di ordini che stanno diventando una prassi comune

Devi tamponare immediatamente questa falla, ma per fortuna stai per scoprire il rimedio che un’azienda italiana, accreditata AGID, ha creato apposta per questo clamoroso problema

Ti sembrerà strano, ma le conferme d’ordine inviate via e-mail non ti danno NESSUNA sicurezza legale, in quanto – per le normative italiane – quel documento altro non è che una COPIA FOTOSTATICA, comunemente detta “FOTOCOPIA”.

“Ma io ho l’e-mail del cliente, e mi hanno sempre detto che persino un’ e-mail è giuridicamente rilevante”

Non è così purtroppo

Non vi è certezza alcuna che l’email di cui sei in possesso, o la scansione dell’ordine firmato, possano regolarmente venire ammessi in giudizio.

E non ha alcun senso raccogliere scrupolosamente le conferme d’ordine firmate dai clienti, se poi questi atti non ti offrono alcuna garanzia, non trovi?

“Ma se questo problema degli ordini acquisiti in modo scorretto è così comune, perché dovrebbe essere per me un problema tanto urgente da risolvere?”

Perchè una recente survey di SkyNet ha rivelato come la consapevolezza sui diritti e sulle normative del codice dell’Amministrazione Digitale aumenti di circa 11 punti percentuali ogni mese!

Ogni mese che passa,  su 100 persone, 11 cominciano ad assimilare le basi delle nuove normative e delle sentenze che via via stanno facendo girusiprudenza in Italia in fatto di Digitalizzazione e Dematerializzazione di atti  e documenti di rilevanza legale, come appunto un ordine.

Quindi sempre più persone stanno imparando a conoscere un contratto realmente vincolante da uno che vale meno di una stretta di mano data al Gatto e La Volpe.

Siamo in un trend di crescita della consapevolezza simile a quello visto nel 2011 con la diffusione degli smartphone.

In un paese FOLLE come l’Italia, dove errori giudiziari, “incontri sbagliati” con clienti che si rivelano dei lestofanti, contenziosi che si attorcigliano attorno a perizie e controperizie:

SEI DAVVERO DISPOSTO A SCHERZARE SUL VALORE LEGALE DEI DOCUMENTI D’ ORDINE CHE ACQUISISCI?

Se l’argomento non fosse di vitale importanza per te, e per tutto il tessuto imprenditoriale italiano, non avremmo tutti quanti nel nostro DNA la fobia dell’archivio e del “non buttare via niente”.

Quando guardi il tuo archivio, sai benissimo come molti dei documenti che “non te la senti di buttare”, li tieni lì proprio perché in Italia, un documento può fare la differenza tra la vita e la morte.

E per quanto assurdo possa sembrare, sai perfettamente che in Italia è così; non si gioca con i documenti!

La tua coscienza, ti impedisce di buttare via i faldoni più delicati, perché in cuor tuo sai che un giorno o l’altro potresti averne un bisogno VITALE!

Perché?

Ad esempio per dimostrare di aver pagato contributi che ti stanno contestando, per un versamento IVA che sai benissimo di aver pagato nei termini, per colpa di un cliente che ti contesta l’esecuzione di un lavoro contrattualizzato…non puoi mai sapere quando e perché dovrai essere in grado di dimostrare le tue ragioni davanti ad un possibile pasticcio all’italiana, di cui potresti cadere vittima come tutti.

E gli ordini sono una delle categorie documentali più importanti in questo senso, non puoi permetterti che un domani te ne venga contestata la validità!

Se ci pensi bene, tutto questo è un piccolo…grande Déjà Vu!

Ricordi quando hai smesso di mandare le offerte come allegati di Word, per passare ai PDF?

Ti ricordi cosa ti ha spinto ad adottare questo standard, una dozzina di anni fa?

 

Tra il 2006 e il 2012, il numero di allegati trasmessi in formato “PDF” (quello che usi tutti i giorni per i tuoi ordini e non solo) aumentò di oltre TRECENTO punti percentuali.

Il motivo? Prima del 2006, per creare un PDF dai tuoi file Word dovevi utilizzare la Suite Acrobat Reader (che era a pagamento).

Così, la prassi prevedeva l’invio delle offerte in formato Word, cioè in formato editabile.

Questo creava enorme disagio. Perché a nessuno piaceva l’idea di mandare in giro delle offerte che il cliente poteva editare

 

Usare le password di protezione era sconsigliabile, perché questa funzione veniva spesso rivelata dagli antivirus come Malware, quindi rischiavi che al cliente non arrivasse l’offerta.

Non so se ti riconosci in questo ricordo, ma l’idea che un cliente – consapevolmente o per errore – potesse mandare indietro un ordine accettato, ma diverso rispetto all’offerta inviata, creava ansia e paure di dover vivere momenti di grande imbarazzo.

Poi, accade qualcosa.

Nel 2005, compare sul mercato il plugin “PDF Creator”, che permetteva di creare PDF da Word gratuitamente.

Magari non ricordi, perché ormai sono anni che questa possibilità ci viene data direttamente da Office, ma appena questo plugin gratuito appare sul mercato, il mondo intero l’adotta, trasformando il PDF in uno standard per lo scambio di documenti di offerta e conferme d’ordine.

Perché? Perché a nessuno andava l’idea di mettere in circolo documenti così importanti come le offerte in un formato “debole” e il PDF era uno standard che offriva molte più garanzie.

Tuttavia, oggi le regole sono cambiate, il PDF non è morto ma la Trasformazione Digitale Globale sta imponendo in tutto il mondo nuove leggi per la certificazione di documenti generati e prodotti senza l’ausilio della carta
 

Sentenza n. 27233-17 della Cassazione
Azienda fugge senza pagare i creditori e tenta di disconoscere i contratti sottoscritti.

Il tribunale:
“Gli ordini inviati tramite e-mail, con le scansioni dei documenti sottoscritti a penna sul PDF possono essere disconosciuti in tutta calma, entro la prima udienza”

Quello che hai per le mani, in realtà, è un documento classificabile come “copia fotostatica”, come fosse una banale fotocopia.
In caso di contenzioso, quella conferma d’ordine – semplicemente – non esiste.

Nel caso della sentenza di cui sopra, la parte creditrice riesce a spuntarla solo perchè il disconoscimento avanzato dall’azienda è stato generico ed irrilevante.

Ma da questo momento in avanti, gli studi legali hanno registrato questo precedente e difficilmente un avvocato commetterà lo stesso errore in futuro.

Cosa ci insegna questo precedente? Due cose:

  • La prima:
    se devi trascinare un cliente moroso o inadempiente in tribunale, e come elemento di prova tu hai solo un documento fotostatico, l’avvocato del tuo cliente ha tutto il tempo per disconoscere l’ordine fino addirittura al giorno prima di mettere piede in tribunale. Che tu ci creda o no, questo dicono le sentenze
  • La seconda:
    con il diffondersi di questi episodi, sarà sempre meno sicuro continuare ad acquisire ordini tramite scansioni di offerte PDF firmate a penna dal legale rappresentante del tuo cliente.

Significa che se in questo momento stai accumulando ordini con documenti fotostatici, il tuo patrimonio documentale è terribilmente fragile e devi immediatamente correre ai ripari perché più passa il tempo, più la consapevolezza su queste tematiche diventa “main stream”, maggiori sono le probabilità di imbatterti in situazioni spiacevoli.

PER ACQUISIRE ORDINI E CONTRATTI “BLINDATI” IN FORMA DIGITALE – ANCHE DA REMOTO – SENZA PERDITE DI TEMPO, BYPASSANDO LA SCOMODITA’ DI UTILIZZARE FIRME DIGITALI E PROCESSI ANALOGICI, L’ UNICA SOLUZIONE È UN DIGITAL DEAL SYSTEM

UNA PIATTAFORMA CHE CONSENTE DI VALIDARE UN ORDINE A DISTANZA, USANDO TECNOLOGIE DI IDENTITA’ DIGITALE E FIRME REMOTE, TRAMITE UN MIX DI METODOLOGIE PROPRIETARIE DELLA SAVINO SOLUTION E STANDARD NORMATIVI DETTATI DA AGID, AGENZIA MINISTERIALE PER L’ ITALIA DIGITALE

Scopri tutti i vantaggi di un Digital Deal System per la gestione a distanza dei tuoi ordini a distanza

  • I tempi di sottoscrizione si dimezzano, il cliente firma il contratto con un click, invece di dover stampare, firmare a penna e riscansionare la documentazione. L’ indagine condotta da SkyNet dimostra che questo punto abbatte dell’82,7% l’indice di “ripensamento”; un fattore che può subentrare quando la “gestazione” dell’ordine avviene in modo troppo articolato, con troppi passaggi che possono diventare veicolo di ripensamenti e nuovi dubbi su quanto si sta per firmare
 
  • La tua azienda ne beneficia in termini di immagine e organizzazione percepita dal cliente: sottoporre la firma di un contratto, attraverso un Digital Deal System – magari integrato all’interno di un’area riservata – non solo facilita il processo di sottoscrizione dell’ordine – rendendolo immediato – ma permette alla tua azienda di essere percepita in modo diverso, come una realtà strutturata, organizzata ed estremamente efficace ed efficiente

  • Il documento che hai in mano, vincola le parti al rispetto degli accordi messi in modo molto più solido. Il cliente non può utilizzare le forme applicate al vostro accordo a distanza come scusa per fuggire dalle proprie responsabilità. Ti ritrovi per le mani un documento “blindato” che non potrà mai essere disconosciuto
 
  • Nessun tribunale potrà mettere in discussione la solidità del documento. Al contrario del PDF, che non ti lascia alcuna garanzia – né nell’immediato, né nel futuro – rispetto alla possibilità che il cliente disconosca l’accordo che avete raggiunto, il documento sottoscritto con un Digital Deal System non sarà mai materia di valutazione in tribunale.
 
  • Se hai già strutturato dei processi che prevedono l’uso di firme digitali, andando già un passo più avanti rispetto all’acquisizione degli ordini tramite scansione di PDF, un Digital Deal System ti dà l’enorme beneficio di non richiedere necessariamente l’uso di firme digitali certificate, grazie all’utilizzo di un Identity Token; una forma di “sigillo” – assolutamente riconosciuta dalle normative italiane – che permette di sottoscrivere un documento digitale senza necessariamente usare firme OTP, HSM e tutte quelle tipologie di firme che vengono di solito usate per gestire accordi a distanza.

 

Perché è determinante investire tempo alla scoperta di questa nuova tecnologia

Nel Febbraio del 2020, l’Italia prende coscienza dello scoppio di un’epidemia da Covid-19 nel suo territorio.
 
Da oltre due mesi si parla di questo minaccioso virus proveniente dalla Cina e in Italia i primi pazienti affetti da questa patologia vengono isolati allo “Spallanzani” di Roma, dove si cerca in tutti i modi di contenere il contagio.
 
Per alcune settimane si ha l’illusione che l’operazione riesca, fino a quando emerge un primo focolaio nel lodigiano, poi un altro nel padovano, fino a che – nel giro di poche ore – l’Italia comincia a contare prima centinaia, poi migliaia di casi, e si registrano le prime vittime, destinate a diventare (dai conteggi ufficiali) oltre 25.000 in questo momento.
 
Subentrano provvedimenti di distanziamento sociale mai visti prima in Occidente e l’Italia – purtroppo – deve sperimentarli per prima.
 
Poi scatta la quarantena per tutti.
 
Milioni di imprese devono cessare il proprio lavoro; sopravvivono solo ed esclusivamente quelle più resilienti, quelle che hanno l’enorme beneficio di poter continuare a produrre anche in modalità “officeless”, senza poter frequentare gli uffici per accedere ad archivi e senza poter generare processi documentali basati sulla co-presenza di personale e legali rappresentanti.
 
In Italia quel poco “Prodotto Interno Lordo” che si salva arriva grazie al Digitale e allo scambio via internet di documenti e atti necessari per continuare a sancire commesse e accordi.
 
Un Digital Deal System diventa quindi uno strumento fondamentale per la sopravvivenza del tessuto imprenditoriale italiano, perché semplifica un processo che deve necessariamente avvenire a distanza, mettendo in totale sicurezza tutte quelle imprese che si ritrovano a dover gestire fasi commerciali e amministrative delicatissime in modalità del tutto nuove, dalla cucina o dal salotto di casa.
 
Ecco perché ho preparato per te una serie di approfondimenti su questo tema di strettissima attualità, focalizzati unicamente su questa nuova tecnologia.

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Nicola Savino – CEO Savino Solution srl
 

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