Questo articolo che stai leggendo parlerà di argomenti che in realtà sono sempre stati validi, ma che oggi, in piena emergenza Covid-19, sono diventati puro ossigeno per tutte le aziende italiane. E in realtà non solo italiane, ma anche di tutto il mondo. Siamo in una situazione d’emergenza sociale ed economica davvero assurda ed incredibile.

E si sa, che in situazioni di emergenza, si deve cambiare. Il cambiamento, tanto ostico prima del Coronavirus, diventa invece necessario.

E così, improvvisamente, ci si è accorti che è possibile per aziende e pubbliche amministrazioni utilizzare strumenti che consentano di dialogare e lavorare a distanza.

Ed ecco che anche gli enti e le aziende più restie a ritenere valida una qualsiasi richiesta presentata telematicamente o a sottoscrivere un contratto con firma digitale, hanno cominciato a cambiare idea e ad aprire i propri processi aziendali verso la digitalizzazione e la dematerializzazione. 

Ieri è stata in Savino Solution una giornata pesante.

Noi stiamo lavorando tutti in smartworking, ci mancherebbe altro, visto che in ognugno di noi ci sono bit che scorrono nelle nostre vene e il digitale è il nostro mantra.

Io, Pietro, Rossella, Claudio e Nik siamo attaccati a telefoni e piattaforme di videoconference per dare conforto a centinaia di voi che hanno URGENZA di omologare velocemente processi che fino a ieri mattina erano ancora basati su carta, o su procedure che prevedevano la “presenza fisica” in ufficio.

Vi hanno chiuso i luoghi di lavoro dalla sera alla mattina, dandovi giusto il tempo di creare un collegamento VPN e di prendere un portatile, ma purtroppo molti processi e procedure sono rimaste in ufficio.

Tanti devono fare i conti con situazioni di continua emergenza…ma ci sono anche emergenze “banali”….clienti che vogliono firmare un ordine, un offerta, un contratto o qualunque documento che necessita di una sottoscrizione (niente di più fondamentale in questo momento, dopo la salute) ma il Legale Rappresentante non ha il la stampante o lo scanner in casa per scansionare il documento firmato, gente che prova a fotografare i documenti col cellulare per poterli far circolare via email, pur sapendo che non valgono nulla.

Anzi, ti ricordo che in realtà stampare, sottoscrivere a penna e scansionre, non ti garantisce alcuna sicurezza giuridica. O meglio, il documento che esce fuori da questo pseudo processo digitale, sarebbe una fotocopia. E la fotocopia non è un originale.

Non mi credi ?

Se non credi a me, almeno credi a questa sentenza n. 27233-17 della Cassazione. Ti racconta in poche parole cosa dice questa sentenza :

Documenti prodotti in copia fotostatica: il creditore richiede il pagamento di somme ad un’azienda basando la propria richiesta su documentazione prodotta in fotocopia.

Il contenzioso: l’azienda disconosce genericamente la documentazione depositata in copia.

In tribunale: il giudice NON ammette istanza di disconoscimento, solo perché generica ed irrilevante. Se la contestazione fosse stata specifica e circostanziata, in mancanza di deposito degli originali, la documentazione sarebbe stata messa in discussione.

Ora ti dico La morale (cosa lascia questa storia in termini di giurisprudenza) di questa sentenza :

Un dato informatico privo di firma autenticabile, è inoppugnabile in giudizio SOLO fin tanto che non viene disconosciuto; quindi un’e-mail, la scansione di un PDF firmato, un sms, un whatsapp possono certamente essere usati come prova, solo se l’autore non ne disconosce l’autenticità.

Un avvocato può presentare istanza di disconoscimento in tutta tranquillità, entro la prima udienza.

Quindi stiamo aiutando le imprese a non incorrere in questa possibilità. In realtà lo facciamo da sempre ma ora è diventato fondamentale anche per i motivi che ti dicevo sopra. E cioè che stiamo a casa e non è detto che abbiamo gli strumenti per stampare e scansionare.

Da un lato ci sentiamo veramente in prima linea come fossimo dei medici che corrono a destra e a sinistra, anche se sappiamo certamente di non salvare la vita alle persone.

Ma in questo momento la Digitalizzazione è diventata improvvisamente l’unico appiglio a cui aggrapparsi per tenere aperta – e viva – un’azienda, quindi ci prodighiamo come se fossimo un pò medici anche noi in un certo senso.

In questo momento ho 18 messaggi di persone che mi hanno cercato al cellulare, purtroppo non è una situazione normale anche se siamo assolutamente operativi – nonostante bimbi e famiglie che richiedono una gestione straordinaria e parallela alle urgenze di lavoro.

Vogliamo e dobbiamo rispondere a tutti. E in fondo a questo articolo troverai il nostro modo di rispondere a tutti e gratuitamente.

Ma continuiamo e partiamo un pò dal passato :

Le libertà di forme di espressione della volontà, atte a garantire e a determinare l’accettazione di quanto si voglia espressamente concludere, sono varie.

L’art. 1325 c.c. si fonda sul principio della libertà di forma, in base al quale le parti possono scegliere di concludere un contratto anche oralmente.

Analizziamo però l’ipotesi in cui un contratto venga concluso oralmente. Che prova avrei in caso di contenzioso? La risposta è semplice, nulla!

Nulla si avrebbe anche se il contratto venga firmato con firma autografa e poi scansionato o quando si appone un solo click sul Pc.

Mi spiego meglio.

In questi contesti l’accordo sussiste, ma la validità del contratto manca. Manca se non la si dimostra e la dimostrazione che ci sia un contratto o qualsiasi altro accordo la si fa solo in un’aula di tribunale.

In verità la soluzione è del tutto semplice e ti spiego il perché.

Quante volte avrai sentito parlare di firma elettronica negli ultimi anni?

Il Regolamento Eidas 910/2014 definisce la firma elettronica ovvero “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”.

Lo stesso Regolamento dispone, altresì, quali sono gli effetti giuridici delle firme elettroniche.

All’art. 25 del suindicato Regolamento rubricato “Effetti giuridici delle firme elettroniche” si dispone che: “a una firma elettronica non possono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il suo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate. Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa”(…) .

E come posso firmare elettronicamente contratti o ordini?

Nel nostro ordinamento giuridico tre sono le firme elettroniche:

– La firma elettronica semplice;
– La firma elettronica avanzata;
– La firma elettronica qualificata.

Nel caso di firma elettronica semplice, essa stessa soddisfa sì il requisito della forma scritta, ma non può essere discriminata come prova solo per la sua forma elettronica. Tuttavia, il fatto di eleggere a prova valutabile in un processo un contratto o un ordine con firma elettronica semplice, non implica che la stessa debba per forza essere valutata come veritiera dal giudice. Il giudice deve tenere conto di varie circostanze accessorie (es. la policy di sicurezza applicata a livello organizzativo e tecnico) e sicuramente anche delle caratteristiche oggettive di immodificabilità di un documento come la sua integrità e la sua autenticità  (per tale ragione, ad esempio, una mail è sicuramente una prova meno schiacciante rispetto ad una pec, essendo la prima facilmente modificabile per ragioni tecniche che non sto ad elencare).

Allo stesso modo una firma elettronica avanzata (es. firma grafometrica) è sicuramente molto più attendibile da un punto di vista tecnico rispetto ad una firma semplice, per cui un giudice nella valutazione della stessa avrà delle motivazioni tecniche aggiuntive per valutare l’autenticità del documento, ma, sicuramente, non è tenuto a valutare il contratto o un documento informatico necessariamente come autentico in quanto manca la presenza di una terza parte qualificata (come il certificatore qualificato per la firma digitale).

Nel caso, invece, di firma digitale di fornitore qualificato, tale firma è invece oggettivamente inoppugnabile come prova, ciò significa che il presunto firmatario non potrà disconoscerla semplicemente demandando all’opponente l’onere della prova opposta, ma dovrà personalmente procedere con una querela di falso e dimostrare, pertanto, egli stesso che qualcun altro avrebbe potuto firmare al suo posto (onere della prova inverso). A tal proposito, il certificatore di firma è tenuto a fornire al firmatario una procedura che permetta il blocco immediato della firma e ciò è stato pensato dal legislatore proprio a causa dell’estrema difficoltà di poter disconoscere la propria firma digitale in caso di contenzioso.

Si conclude che assume rilievo l’applicazione di queste tipologie di firme elettroniche, in particolar modo l’applicazione di firme digitali, per firmare elettronicamente contratti o ordini.

Ed ecco che proprio per rispondere a questa esigenza nasce Securorder.

Il primo Digital Deal System per dare finalmente piena sicurezza probatoria agli ordini, contratti ed offerte che acquisisci “senza carta” e cioè in modo digitale.

L’idea è stata appunto quella di creare un processo che attribuisse maggiore efficacia ai contratti telematici sotto il profilo probatorio tramite la generazione di un pacchetto di documenti sottoscritti digitalmente. Entrambe le parti sottoscrivono il documento attraverso l’identità digitale, successivamente un processo automatico applica la marcatura temporale e versa il tutto in un sistema di conservazione accreditato Agid della Savino Solution S.r.l.

Una recente sentenza della Suprema Corte di Cassazione n. 5523/2018 ha chiarito che “Quanto all’efficacia probatoria dei documenti informatici, l’art. 21 del medesimo D.Lgs., nelle diverse formulazioni, ratione temporis vigenti, attribuisce l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. solo al documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, mentre è liberamente valutabile dal giudice, ai sensi del D.Lgs. n. 82 del 2005, art. 20, l’idoneità di ogni diverso documento informatico (come l’e-mail tradizionale) a soddisfare il requisito della forma scritta, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.” Quindi appare evidente che non è tanto l’efficacia probatoria del documento informatico ad essere in discussione quanto la capacità di attribuire al documento le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

La firma elettronica apposta per il tramite di Securorder a seconda delle modalità scelte puo’ avere la stessa efficacia in concreto della firma autografa. Si può firmare con una propria firma digitale, una firma digitale remota e su HSM, con una PEC o con un OTP Token Identity a norma di legge. Quindi offre tutte le possibilità 

Il documento nativo digitale viene inserito all’interno di un processo digitale che rispetta la normativa, che consente di verificare nella fase della gestione le eventuali modifiche e revisioni e che all’esito viene versato in un sistema di conservazione a norma.

La conservazione a norma consolida il documento che sia stato formato e gestito correttamente garantendone nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

Ma ti dicevo che c’era una sorpresa. Il nostro modo di rispondere a tutti. E di farlo gratuitamente. 

Il nostro modo di intendere la Digitalizzazione Solidale. Tre mesi gratuiti. Senza limiti, senza limiti di documenti, limiti di firme o altro. 

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