La rete Peppol (Pan European Public Procurement Online) è un progetto nato nel 2008 su iniziativa della Commissione europea, per la creazione di un mercato unico digitalizzato, anche dal punto di vista della fatturazione aziendale.

Un programma volto a facilitare le procedure di e-Procurement digitale, ovvero semplificare gli scambi elettronici transfrontalieri basandosi su standard tecnologici condivisi.

Lo scopo originale nel 2008 era quello di facilitare gli scambi tra i governi europei. Oggi, si è evoluto ben oltre l’intenzione originaria, con l’obiettivo generale di consentire uno scambio di documenti elettronici, in modo semplice e sicuro tra enti pubblici, governi, imprese e privati in tutto il mondo.

Nata nel 2012 l’associazione no-profit OpenPEPPOL si occupa delle sue infrastrutture, incoraggiandone e promuovendone l’utilizzo. In Italia l’autorità che si occupa di PEPPOL è L’ Agenzia per l’Italia digitale.

Nell’era della digitalizzazione Peppol facilita lo scambio transfrontaliero sicuro di documenti commerciali elettronici in qualsiasi parte del mondo, garantendo semplificazione e riduzione della burocrazia. Consente alle imprese e alle pubbliche amministrazioni di inviare e ricevere documenti aziendali in formato standard UBL (Universal business language) XML su una rete aperta, globale e sicura.

Il formato UBL XML è quello utilizzato da aziende, enti, etc, per la fatturazione elettronica europea.

Le imprese possono inoltre scambiarsi con questo sistema, in modo sicuro e protetto, e-Ordini elettronici, e-Advance Shipping Notes, eInvoices, eCatalogues, Message Level Responses, etc.

Per ricevere le fatture elettroniche, è necessario ottenere un PEPPOL-ID con il quale si verrà velocemente identificati. Un PEPPOL-ID rappresenta un codice univoco formato dai seguenti dati:

  • Codice della camera di commercio
  • Partita IVA
  • Codice fiscale

Come funziona PEPPOL

PEPPOL è formata da 3 elementi:

  • una rete
  • un formato standard per tutti i documenti
  • la legislazione UE che stabilisce gli obblighi degli Stati membri e le modalità di gestione e amministrazione di PEPPOL

PEPPOL è una rete che collega numerose piattaforme esistenti e già utilizzate da imprese e pubbliche amministrazioni, un’infrastruttura informatica che permette di collegarsi e inviare messaggi ad altri sistemi anch’essi collegati.

Grazie alla rete PEPPOL le aziende operanti nei vari Paesi UE possono scambiarsi documenti elettronici con tutti i membri inscritti all’associazione OpenPEPPOL, passando tramite un organismo certificato (Certified PEPPOL Access Point Provider).

L’AgID spiega come PEPPOL sia composto da tre componenti:

  • PEPPOL eDelivery Network – infrastruttura di rete europea
  • PEPPOL Business Interoperability Specifications – specifiche per i documenti
  • PEPPOL Transport Infrastructure Agreements – il quadro giuridico che definisce la governance della rete

ed è costruito su 4 “corner”:

  • il mittente che invia il documento
  • l’Access Point a cui si connette il mittente
  • l’Access Point a cui si connette il destinatario
  • Il destinatario del documento

Un ente, un’impresa, un’agenzia si registra ottenendo un ID PEPPOL, un codice per accedere alla rete PEPPOL eDelivery tramite un punto di accesso.

Indipendentemente dal punto di accesso utilizzato per effettuare la chiamata, l’utente raggiunge tutti gli altri partecipanti e viceversa.

PEPPOL rileva automaticamente se il destinatario è in grado di ricevere documenti elettronici attraverso la rete. I documenti e le fatture, ma anche altri tipi di documenti, come ordini, cataloghi, possono essere importati e inviati in modo completamente automatico e veloce, direttamente tra il sistema ERP di ogni parte, il software di contabilità o di gestione delle fatture.

Facciamo un esempio per spiegarlo meglio: un ente governativo italiano ordina nuovi computer all’estero. Il fornitore presenta la fattura al suo punto di accesso specificato. A sua volta, il punto di accesso converte il documento secondo le specifiche PEPPOL. In seguito, il documento viene trasferito ad un altro punto di accesso. Tale punto di accesso traduce il documento per il suo cliente (l’ente italiano).

I vantaggi di PEPPOL per le aziende

Peppol sta diventato il framework scelto dai governi di tutto il mondo per lo scambio di fatture elettroniche.

La rete PEPPOL si dimostra più sicura di altre soluzioni per gli scambi elettronici. Questo è il motivo principale per cui sempre più aziende chiedono l’invio delle fatture elettroniche attraverso la questa rete. L’infrastruttura garantisce sicurezza e l’identificazione sicura e rapida delle aziende che le inviano e le ricevono. Anche le aziende private stanno iniziando a trarre vantaggio dalla fatturazione elettronica e Peppol sta diventando la scelta più in uso.

Oltre alla sicurezza, PEPPOL possiede anche altri vantaggi, come:

  • L’integrazione tra sistemi e standard nazionali esistenti
  • Favorisce gli scambi con tutti i partner registrati nella rete PEPPOL con una sola connessione.
  • Non far parte della rete vi mette in posizione di svantaggio, Oltre ai 32 paesi europei in cui gli standard PEPPOL sono in uso, potete trovare partecipanti alla rete PEPPOL in Canada, negli Stati Uniti e a Singapore, l’Australia e la Nuova Zelanda
  • Avere la certezza di ricevere le fatture, perché con PEPPOL una fattura finisce direttamente nel sistema di contabilità dell’azienda ricevente
  • Non sono necessarie azioni manuali e quindi l’elaborazione delle fatture sarà più veloce
  • Semplifica l’accesso a un mercato molto vasto.