Cos’è l’archiviazione documentale

La gestione documentale è il modo in cui un’azienda, o un ente, etc, organizza, gestisce e archivia i propri documenti. Un’azienda, sia pubblica che privata, produce un flusso continuo di documenti che richiede di essere gestito, archiviato e conservato. Per far fronte a tutto ciò è necessaria una struttura a norma, che permetta di gestire tutta la documentazione aziendale in modo rapido, risparmiando tempo da poter dedicare alla produttività. La gestione documentale online permette, tramite un sistema informatico e l’uso di un software, di memorizzare, gestire e archiviare documenti digitali e dematerializzati. L’online elimina i documenti cartacei, favorendo un processo di archiviazione e consultazione facile e rapido. Tra i vantaggi del sistema di archiviazione online c’è il poter lavorare ovunque, con documenti sempre raggiungibili e disponibili.

Cosa si intende con gestione dei documenti in Cloud

Archiviare e gestire documenti in Cloud, significa che questi vengono memorizzati su di un server internet invece che sul computer o su di un server interno. La gestione dei documenti basata sul Cloud offre un modo sicuro per creare, collaborare e condividere le conoscenze tra persone e colleghi di lavori. Un concetto fondamentale del cloud è che la localizzazione del servizio, e molti degli strumenti come l’hardware o il sistema operativo su cui esso è in funzione, sono in gran parte irrilevanti per l’utente. Con questo spirito si usa il nome nuvola come una metafora. Le aziende che forniscono servizi cloud consentono alle persone di memorizzare file e applicazioni su server remoti e quindi di accedere a tutti i dati via Internet. Un utente non deve trovarsi in un luogo specifico per potersi collegare, ciò gli consente di lavorare ovunque in remoto. Lavoratori in ufficio, a casa, in viaggio, potranno accedervi in modo indipendente, condividendo documenti, file, atti, etc, in modo sicuro e senza doverli chiedere ad altri. Internet diventa una nuvola dove documenti, dati, immagini, applicazioni sono disponibili con qualsiasi dispositivo collegabile a Internet. Le aziende possono controllare esattamente dove sono conservati i loro dati e costruire l’infrastruttura nel modo che desiderano. L’uso dei servizi in-Cloud è in costante ascesa e stia crescendo a un ritmo più rapido di quanto gli analisti si aspettassero. Questo per i tanti vantaggi che offre, vediamoli insieme.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale in Cloud

I vantaggi dell’uso di un Cloud sono molti e variano dal tipo di servizio Cloud utilizzato. Acquistare server, dover aggiornare applicazioni o sistemi operativi, cancellare o smaltire hardware e software vecchi, non sarà più a carico delle aziende o delle persone. Tutto è infatti curato dal fornitore del servizio, con un grande risparmio economico e di tempo, cosa fondamentale per le PMI. Il Cloud libera le aziende dai costi di gestione di una propria infrastruttura informatica o un proprio centro dati interno, che richiedono complessi protocolli di backup e firewall. Al livello di sicurezza e privacy, i documenti in cloud restano inalterabili e sono protetti sia dai backup, sia alle tecnologie IT. Gestire i documenti in Cloud permette:
  • Un’archiviazione secondo la normativa vigente del CAD
  • La protezione dei dati e dei documenti accessibili solo tramite credenziali
  • Lo scambio di documenti, come fatture, anche tra clienti e fornitori
  • Una rapida condivisione dei documenti
  • Un ampio spazio di archiviazione in cui salvare i file
  • Backup dei dati automatico
  • Utilizzo di una tecnologia semplice

Gestione documentale in Cloud o in house?

Il cloud non necessita di hardware in azienda, liberandola sia dagli apparecchi fisici sia dai costi di gestione e manutenzione degli stessi. Questo è un vantaggio economico soprattutto per le PMI, cui si può aggiungere che la maggior parte dei fornitori di cloud fa pagare solo ciò di cui si ha bisogno. I contro dell’utilizzo del Cloud sono il tempo che richiede il ripristino di dati in back up, le possibili interruzioni di servizio dovute al server, nessun accesso se manca la connessione internet. I prodotti in house hanno bisogno di sistemi installati nei locali, il che permette il controllo totale di dati, backup, aggiornamenti da parte delle aziende. Nessun altro, al di fuori dell’azienda, avrà accesso ai dati e alle informazioni riservate, cosa fondamentale per chi lavora con dati sensibili. Non c’è dipendenza da Internet, in caso di rete inaccessibile, si potranno eseguire le operazioni sul vostro server, la produttività non rischia una pausa. In caso però di catastrofe naturale, come ad esempio un terremoto, tutti dati andrebbero persi. I server in house necessitano di spazio, energia e calore, il che li rende poco ecologici. Dovrà esserci personale dedito alla cura, alla manutenzione e per tutte le attività di aggiornamento, back up, etc. Ogni azienda dovrebbe valutare cosa scegliere in base alle esigenze, tenendo ad esempio conto del modo in cui vengono mantenute sicurezza e privacy dei dati in esso archiviati.

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