Pacchetti di versamento PdV: cosa sono

Nel passaggio alla digitalizzazione e dematerializzazione di imprese e Pubblica Amministrazione, gli archivi fisici sono destinati a scomparire e i documenti devono quindi essere conservati in modo diverso. La conservazione sostitutiva è quel processo normativo / digitale atto a dar luogo alla formazione di documenti informatici che abbiano lo stesso valore legale di quelli cartacei. Tramite la conservazione digitale, i documenti su carta vengono sostituiti con equivalenti in formato digitale, “bloccati” per non essere alterati nella forma, nei contenuti e nel tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale. La conservazione digitale costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, è la garanzia che documenti, atti e informazioni siano conservati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile. Con la conservazione sostitutiva,si legge sul sito dell’Agenzia per l’Italia in digitale, si sviluppa “una struttura organizzata di persone e sistemi, che accetta la responsabilità di conservare l’informazione e di renderla disponibile per una comunità di riferimento”. Nascono nuove figure professionali come il responsabile della gestione documentale (produttore) e il responsabile del servizio di conservazione. Il produttore è un ruolo svolto da persona, o da sistemi client, che fornisce i documenti da conservare in un pacchetto di versamento (Submission Information Package – SIP) ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto, garantendone l’autenticità, al sistema di conservazione. Il responsabile della gestione documentale verifica inoltre, l’esito della presa in carico da parte del servizio di conservazione tramite opportuni sistemi di rendicontazione (on line o batch) che il sistema restituisce al mittente, o anche tramite controllo e lettura del Rapporto di Versamento (RdV). Si legge sul sito dell’AGID: “Il ruolo di Responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica alle dipendenze del soggetto produttore dei documenti da conservare, che affida le attività di conservazione al responsabile del servizio di conservazione”. Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di quelle competenze giuridiche, informatiche e archivistiche stabilite dalla legge. Il pacchetto di versamento (PdV) permette la gestione e la conservazione digitale dei documenti, in sostituzione a un archivio cartaceo e fisico. Viene elencato come strumento di gestione documentale e conservazione sostitutiva dalla DigitPA, nell’ambito dei processi di dematerializzazione della Pubblica Amministrazione. Secondo le direttive di legge, i documenti del PdV sono raggruppati per tipologia:
  • Fatture Elettroniche
  • Atti Amministrativi
  • Scritture Contabili
  • Fascicoli
  • Pratiche attività produttive/edilizie
  • Registro Giornaliero di Protocollo
Un pacchetto di versamento (PdV) equivale a un deposito di dati digitali nel sistema, da parte dell’addetto alla conservazione, insieme alla documentazione e ai metadati necessari all’archivio per facilitarne la conservazione e la consultazione. Di default il set minimo di metadati, o anche detto indice, è il seguente:
  • Id documento
  • Soggetto produttore (Nome, Cognome, P.iva, Cod. fiscale, etc…)
  • Data documento
  • Tipo documento / oggetto
A livello di PdV si sono definiti dei parametri che identificano univocamente il produttore del PdV stesso. A livello di documento si sono invece definiti i seguenti metadati obbligatori:
  • CHIAVE / NUMERO Obbligatorio. Questo dato deve essere sempre presente all’interno
  • ANNO Concorre a formare l’univocità della chiave
  • REGISTRO Concorre a formare l’univocità della chiave
Il software che permette la creazione dei PdV esamina anche che le informazioni inviate siano corrette, che non ve ne siano di mancanti o di non idonee agli standard ammessi dalle regole di conservazione sostitutiva, sia dal punto di vista archivistico che tecnico. In caso di errori, il sistema di versamento mette a disposizione del produttore una serie di funzionalità che gli consentono di correggere la composizione dei pacchetti di versamento, prima che questo venga preso in carico dal conservatore. I Pdv si possono trasferire in maniera automatizzata, semiautomatizzata oppure manuale, da interfaccia web.

Cos’è il rapporto di versamento RdV

Il rapporto di versamento (RdV) è un file XML generato in modo automatico alla chiusura della fase di controllo dell’avvenuta ricezione di uno, o più pacchetti di versamento. Attesta dunque l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal Produttore, contiene il riferimento temporale, le chiavi di accettazione o gli errori /rifiuto dei documenti dopo la verifica dei PdV. Per ogni documento accettato verrà i indicato:
  • id univoco, come indicato nell’indice del Pacchetto di versamento
  • id univoco fornito dal sistema di conservazione
  • data di ricezione
  • funzione hash
  • esito della ricezione, accettato o rifiutato (warning)
  • motivo dell’eventuale rifiuto o errore di trasmissione
Il rapporto di versamento, insieme al rapporto di conservazione, attestano l’esito positivo del processo di conservazione.

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