Ciao Digitizers

oggi ti scrivo questo articolo mentre sono in treno a sorseggiare un bicchiere di barolo.

Ogni tanto devo dire che il servizio di Executive di Trenitalia, almeno a livello di beverage, riesce a stupirmi.

Non sarà il miglior barolo del mondo, ma molto meglio del solito.

Andiamo a noi.

Perchè ho sentito l’esigenza così forte di dover scrivere un articolo mentre sono in terno ? Beh, iniziamo dal titolo dell’argomento di oggi : 

Big Data e Conservazione Digitale

In rete sta circolando un articolo che ho da poco letto (troverai l’articolo in questione in fondo alla pagina) che mi trova fortemente in disaccordo, tra cui che ad oggi non c’è alcuna soluzione di processo per poter conservare i Big Data e che quindi è impossibile applicare un processo di conservazione sostitutiva ai Big Data. Poichè già questa affermazione è totalmente sbagliata, mi sono sentito in dovere di scrivere subito la giusta posizione su un argomento molto delicato.

Partiamo dall’uso dei termini corretti.

Se parliamo di Big Data, allora stiamo parlando di dati ed informazioni che nascono nativamente in digitale. E dovremmo tra le altre cose finire di che tipo di Big Data parliamo. Ad ogni modo, qualunque sia il tipo, parliamo sempre e comunque di documenti informatici. Poi ti spiegherò perchè io li chiamo già documenti e non semplici dati.

Prima di tutto,quindi, non si può e non si deve parlare di Conservazione Sostitutiva. Ma si deve parlare di Conservazione Digitale.

La Conservazione Sostitutiva è riferita solo quando si parte da un processo cartaceo e che quindi ha nella carta il suo supporto fisico, per passare quindi ad un supporto digitale.

La parola sostitutiva significa proprio questo.

Si deve parlare quindi di Conservazione Digitale.

La Conservazione Digitale infatti è il processo dedicato esclusivamente ai processi che nascono nativamente digitali e che hanno le informazioni, i dati ed i documenti nativamente digitali e che garantisce integrità, immodificabilità, certezza e autenticità.

Detto questo, vediamo gli altri errori dell’articolo sopra mensionato.

E partiamo da eIDAS. Il Regolamento Europeo che ormai tutti conosciamo, è stato recepito correttamente nell’ultima versione del CAD 179/2016 ergo, sappiamo che per documento informatico non si intende solo un semplie file PDF.

Infatti ai sensi dell’art. 1 comma 1 lett. p) del Codice dell’amministrazione digitale si intende “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, intendendo per documento elettronico “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva” (Regolamento Eidas). Quindi Eidas ci dice  che il documento informatico è quel documento elettronico (testo, registrazione sonora, visiva e audiovisiva) che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Ma non lo dice solo il CAD.

Infatti il CAD rimanda poi anche ad Agid la stesura delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Nelle linee guida ci sono dei concetti che rimarcano il concetto sopra espresso. Si rimarca la modalità di formazione del documento, che non è soltanto il prodotto di un file con una certa estensione, ma soprattutto,  il prodotto di processi informatici. Ad esempio form via web, moduli, raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni, anche provenienti da più base di dati. Quindi, in pratica, tra le altre cose i BIG Data.

Quindi è errato pensare che i Big Data non siano documenti informatici. 

I Big Data, sono documenti informatici, anche se de-strutturati. 

Inoltre i Big Data sono documenti informatici, anche se non hanno una strattura logica.

Il problema infatti non è tanto di processo o normativo, ma di natura tecnica.

La conservazione digitale è un processo che ha determinati standard (tra cui OAIS) e determinate procedure/direttive, ma fatto salvo il macro processo, nulla vieta di gestire in modo diverso il versamento dei documenti informatici al sistema di conservazione.

Quindi il modo di portare qualunque Big Data nei processi di conservazione, è facilmente risolvibile gestendo il pacchetto di versamento in modo diverso, rispetto al classico versamento di documenti PDF.

Ricordiamo che l’HASH di un documento, utilizzato per i processi di conservazione, può essere di un file, ma può essere anche di una informazione, di una codifica a Base64 o di un log e così via.

Poichè non spiegherò nel dettaglio come si fa la conservazione digitale, argomento già ampiamente trattato su questo Blog, concentriamoci sul perchè si dovrebbero conservare i Big Data.

Partiamo da un concetto semplice ma potente :

La conservazione è obbligatoria ogni qual volta nei nostri sistemi informativi e nei nostri processi aziendali informatici, produciamo dati digitali, informazioni e documenti digitali, che hanno valore legale e che devono avere valore legale. 

Cosa significa valore legale ? Dipende dall’utilizzo del documento, perchè così significa tutto e niente.

Ti spiego :

poichè qualunque dato digitale o documento informatico, per essere considerato nativamente a norma di legge e quindi l’efficacia probatoria in giudizio, in un contenzioso o con un ente, deve avere delle caratteristiche oggettive (qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità) che possono essere ottenute in N modi diversi, dobbiamo partire dal pressupposto che il primo processo che dovrai fare sui miei Big Data, è appunto garantire nativamente le caratteristiche di cui sopra. E potrei farlo ad esempio con l’apposizione di una firma digitale, con una marcatura temporale o anche su Blockchain (però con metodologie particolari che ti scriverò in un prossimo articolo perchè non è così semplice come ti raccontano in giro). Se parliamo di Big Data non è certamente possibile apporre una firma digitale o una marcatura temporale, ma deve essere il processo che forma e gestisce quei Big Data, ad avere quelle caratteristiche oggettive. E si può fare. Non è impossibile, io stesso lo faccio ormai da anni per Savino Solution. 

Però tutto quello che ti ho raccontato sopra,che è giusto, non può prescindere dalla conservazione proprio per garantire queste fondamentali caratteristiche.

Inoltre la conservazione è obbligatoria sicuramente per tutte le informazioni e i documenti di cui è prescritta la conservazione nel tempo.

Quindi : E’ Obbligatorio Conservare i Big Data ?

Dipende dalla natura dei Big Data. Bisognerebbe quindi analizzare quali documenti necessitano di valore probatorio e legale e quali invece potrebbero essere semplicemente archiviati.

Esempio pratico : sto gestendo i Big Data di un processo amministrativo-contabile, di un e-commerce, di transizioni finanziarie, di processi sanitari, etc…? Allora la risposta è affermativa. Si, devi conservare i Big Data.

Stai gestendo Big Data che vengono fuori da processi di Business Intelligence e Business Analytics e che quindi servono ad esempio al managamente per prendere decisioni ? Allora la risposta è negativa. Non devi conservare.

Ora, visto che abbiamo fatto chiarezza, dobbiamo ricordare però un altro elemento importante.

E cioè che possiamo parlare di Big Data, di dati, di datini, di documenti, di documentini, etc…, ma un altro concetto è fondamentale :

Qualuque informazione digitali gestiamo, anche in termini archivistici, deve avere un flusso costante che va dalla sua formazione, che passa per la gestione, fino a morire con la sua conservazione.

Ovvero, qualunque processo documentale in aziende deve necessariamente e per forza di cose, seguire questo iter :

  • Prima la formazione che sia a norma di legge e che nasca già con le caratteristiche raccontate in questo articolo;
  • Poi la sua gestione documentale anche in termini archivistici e quindi diciamo banalmente “catalogare, archiviare, fascicolare, etc” il documento.
  • Per poi concludere il tutto con la sua conservazione. Che ripeto, è nacessaria ed obbligatoria e che non può non essere considerata per qualunque processo di dematerializzazione.

Per ora è tutto

Ci vediamo al prossimo articolo.

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.

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