Carissimo Digitalizzatore,

questo articolo lo devi salvare nella tua memoria per sempre. Lo devi memorizzare e dopo averlo fatto, devi far partire un’azione per rimediare assolutamente a quanto scrivo in questo articolo. Oggi ti parlerò della prassi Digitale nella gestione degli ordini in PDF e sulla consapevolezza crescente di come è facile disconoscerli.

Anzitutto una domanda doverosa.

Perché in azienda vi fate mandare gli ordini dai clienti?

Voglio dire.

Quando i commerciali, o chi per loro, raggiungono un accordo con un cliente, perché sottoscrivono sempre un documento?

E non si accontentano, non lo so, di una promessa verbale, di una stretta di mano, di un inchino, di un bacino sulla guancia?

Risposta.

Perché è un mondo di melma.

Perché non c’è da fidarsi troppo, quando ci sono in ballo questioni delicate come la gestione di un ordine. Che prevede – non so – l’acquisto di materiale da assemblare per una consegna, o il coinvolgimento di personale interno (che costa) se parliamo di erogare un servizio e predisporre il delivery.

Perché tutti siamo persone serie, ma i processi amministrativi di un’azienda – MINIMAMENTE strutturata – prevedono che si sottoscriva un documento tra le parti, che chiarisca quali sono diritti, doveri e responsabilità di ognuno.

O no?

Quindi la stretta di mano non basta!

E non basta nemmeno una fotocopia dell’ordine. Cioè, non è che i tuoi venditori possono venire in ufficio con la fotocopia del documento firmato dal cliente. Così come non andava bene l’ordine ricevuto via fax, se non proprio a titolo di pre ordine ma poi il documento originale bisognava in qualche modo ottenerlo.

Ora.

Se l’ordine è un documento tanto importante, e se una fotocopia non va bene, perché nella tua azienda vengono accettati gli ordini mandati come scansione via PDF?

Cioè, non è che siccome il fax è in bianco e nero, o la fotocopia è in bianco e nero, mentre la scansione è a colori allora la scansione vale.

Eppure, da un sondaggio elaborato a Giugno del Mistery Team del Centro di Competenze Digitali, emerge che SETTE AZIENDE SU DIECI, gestiscono gli ordini in questo modo.

Sette ordini su dieci NON ESISTONO, perché hanno un valore probatorio nullo!

Se accetti la scansione di un documento come prova di un avvenuto ordine, tanto vale davvero che vai sulla fiducia!

Semplice.

Fai chiamare il cliente dai tuoi collaboratori e quando vi dice “non vi preoccupate, vi mando subito l’ordine!” voi ditegli pure: “ma no! Non si disturbi, ci fidiamo della sua conferma telefonica”.

Non basta.

Se un documento nasce digitale, deve morire digitale. Se compili un documento d’ordine attraverso un CRM, un ERP o anche tramite Word, per avere validità legale quel documento deve essere CONSERVATO a norma di legge.

Lo dice l’art.20 e l’art. 23 del Codice Amministrazione Digitale e lo dice anche l’Art. 2712 del codice civile.

Riporto qui gli articoli :

Art. 20 Validita’ ed efficacia probatoria dei documenti informatici 1. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179. ((1-bis. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi e’ apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, e’ formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalita’ tali da garantire la sicurezza, integrita’ e immodificabilita’ del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilita’ all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneita’ del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrita’ e immodificabilita’. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformita’ alle Linee guida.)) ((1-ter. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria. 1-quater. Restano ferme le disposizioni concernenti il deposito degli atti e dei documenti in via telematica secondo la normativa, anche regolamentare, in materia di processo telematico.)) 2. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 30 DICEMBRE 2010, N. 235. 3. Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione dei documenti informatici, nonche’ quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica, sono stabilite ((con le Linee guida)). ((PERIODO SOPPRESSO DAL D.LGS. 13 DICEMBRE 2017, N. 217)). 4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrita’, la disponibilita’ e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico. 5. Restano ferme le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali. 5-bis. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle ((Linee guida)).

Art. 23 (Copie analogiche di documenti informatici). 1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformita’ all’originale in tutte le sue componenti e’ attestata da un pubblico ufficiale a cio’ autorizzato. 2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loto conformita’ non e’ espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico. 2-bis. Sulle copie analogiche di documenti informatici puo’ essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con le ((Linee guida)), tramite il quale e’ possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non puo’ essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. ((I soggetti che procedono all’apposizione del contrassegno rendono disponibili gratuitamente sul proprio sito Internet istituzionale idonee soluzioni per la verifica del contrassegno medesimo.)).

Dispositivo dell’art. 2712 Codice civile
Fonti → Codice civile → LIBRO SESTO – Della tutela dei diritti → Titolo II – Delle prove → Capo II – Della prova documentale → Sezione IV – Delle riproduzioni meccaniche
(1) Le riproduzioni fotografiche, informatiche (2) o cinematografiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose (3) formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime (4).

Note
(1) Per la forma ed efficacia del documento informatico è necessario fare riferimento agli artt. 21, 23ter, d.lsg. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale); e anche al d. P. R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Posta elettronica certificata).
(2) Parola inserita ex art. 23 (ora 23quater post modiche apportate dal d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235) d.lsg. 7 marzo 2005, n. 82, a decorrere dal 1 gennaio 2006.
(3) Il riferimento ad “ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose” permette un’importante estensione della disposizione ad ogni possibile nuova forma di rappresentazione di fatti.
(4) La prevalente giurisprudenza considera comprese nel presente articolo le riproduzioni tramite telefax, orientamento confermato anche dal legislatore con la L. 7 giugno 1993, n. 183 (Utilizzazione dei mezzi di comunicazione per la trasmissione degli atti relativi a procedimenti giurisdizionali). Sono ritenute conformi all’atto trasmesso, anche le copie fotoriprodotte, purché entrambi i procuratori siano muniti di procura ex art. 83 c.p.c., l’atto trasmesso contenga indicazione e sottoscrizione leggibile del procuratore estensore, risultanti in modo chiaro dalla copia, unitamente alla sottoscrizione del procuratore ricevente. Infine, la giurisprudenza ritiene parimenti conforme la riproduzione di un provvedimento del giudizio in corso di svolgimento tra le parti (anche se riguardante un processo differente) sempre che la copia rechi la sottoscrizione del procuratore estensore.

Vuoi sapere in soldini cosa significa ? Ecco :

Che se ti disconoscono la fotocopia o la riproduzione, sei nella cacca.

Ma nella cacca più totale!!!

Con il documento nativamente informatico, questo non succede.

Se tu gestissi direttamente quel documento informatico, non avresti la cacca e non dovresti preoccuparti di dimostrare nei contenziosi quello che credevi fosse un documento effettivo.

Lo sa che stai pensando : ” Ma Nicola, l’ordine arriva dalla email del mio cliente, quindi perchè poi lui dovrebbe disconoscerlo ?”…Eh eh eh Caro amico mio. Vai a vedere su Google quante sentenze e quante cause ci sono, in realtà basta chiedere anche al tuo amico avvocato, di gente che disconosce una fotocopia e dice : “Noooo quella non è la mia firma, etc…etc..”?

Non si capisce allora perchè continui a gestire gli ordini in questo modo.

Dovresti fare in modo che il tuo processo di acquisizione di ordini sia digitale. Punto. Non ci sono altre strade o vie di mezzo che ti permettano di gestire il processo a norma di legge. Non è possibile. Puoi utilizzare la tecnologia che vuoi : un DTM, un DMS evoluto, un CRM evoluto o anche la Blockchain.

Noi ad esempio, come immagino sai perchè la notizia ha girato il mondo, quando abbiamo brevettato a livello italiano ed europeo il primo sistema legal con conservazione su Blockchain, abbiamo fatto in modo che si potessero gestire processi come questo. In realtà tutti i processi documentali che si vogliono rendere opponibili.

Quindi, per fare le cose per bene – a meno che tu non voglia basare il tuo business sulla stretta di mano, o tornare a scrivere le offerte con carta e penna – devi puntellare un po’ meglio il processo, che oggi gestisci restando comunque al di fuori dei perimetri di solidità probatoria e normativa.

Non male, considerando il numero crescente di cause che stanno prendendo corpo sul disconoscimento degli ordini e sulla consapevolezza galoppante con cui i lestofanti oggi sanno di potersi rimangiare la parola data, venendo meno ad impegni formali elaborati tramite una documentazione fallata e non idonea in sede di tribunale.

Sembra troppo complicato allineare pure questo aspetto alle nuove circostanze dettate dal progresso digitale?

Non lo è. Se ci pensi quando sono arrivate cose come la conservazione digitale, la fatturazione elettronica, la digitalizzazione, la trasformazione digitale e ora anche la blockchain, hai sempre dovuto fare i conti con le armi a tua disposizione.

Questa volta però hai un dematerializzatore e un digitalizzatore al tuo fianco.

Se avrai la furbizia di partecipare ad una delle due date del Tour 2019, avrai esempi pratici su come fare senza impazzire, diventando tu più furbo dei furbetti che prima o poi ti capitano a tiro.

Per prendere posto, segui il link qui sotto: https://www.savinosolution.com/tour2019/

Che il Digitale sia Con te
Nicola.