Come Conservare le Fatture Elettroniche ?

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Caro amico digitalizzatore,

è tempo di pensare alla conservazione delle tue fatture elettroniche.

Scopri perchè la conservazione non è soltanto un obbligo normativo, ma una protezione ed una assicurazione per tutti i documenti contabili e fiscali della fattura elettronica, contro giudici, sanzioni e possibili danni che possono minare le sorti dei tuoi processi amministrativi.

La domanda quindi a cui risponderà questo articolo è : Come conservare le fatture elettroniche ?

La conservazione è un processo legale-informatico che garantisce l’opponibilità a terzi e quindi la valenza giuridica di qualunque documento che nasce in formato digitale e che necessita appunto di avere una valenza legale.

La fattura elettronica è sicuramente un documento informatico che nasce nativamente in digitale e sicuramente necessita di valenza legale, in questo caso nello specifico di valenza tributaria e fiscale.

In effetti, al di la di questo, se ci pensi anche le fatture cartacee dovevi conservarle su carte in appositi faldoni sempre di carta e per 10 anni.

Infatti sappiamo che la conservazione di un documento contabile, dal punto di vista fiscale, deve essere fatta per 5 anni, mentre dal punto di vista civilistico, per ben 10 anni.

Quindi per 10 anni, devi conservare la fattura elettronica così come facevi con la carta.

Ora, questo non sarà un articolo che ti racconterà dei vantaggi della conservazione digitale rispetto a quella cartacea, anche perchè è talmente evidente, che mia figlia Elisa di 3 anni, mi ha detto : “Papà non raccontare più dei vantaggi del digitale rispetto a quel maledetto foglio di carta che uso a scuola, perché ormai tutti i miei compagni di classe lo hanno capito. E abbiamo tre anni eh…quindi se capiamo noi, capiscono tutti”.

Quindi, come vedi, non ti parlerò di questo. Ma del perchè applicare un processo di conservazione sostitutiva-digitale alle tue fatture elettroniche, ti mette al riparo da moltissimi problemi, che di seguito vado a spiegare.

Anzi, prima di tutto, devi sapere che la conservazione delle tue fatture elettroniche, la può fare anche per te la cara e vecchia amica dell’Agenzia delle Entrate.

E lo fa gratis.

Gratis ?

Si hai capito bene, ti conservano le tue fatture elettroniche per 10 anni.

Ti chiederai perché Gratis ?

Beh, caro amico digitalizzatore, è ovvio.

L’Agenzia delle Entrate non vede l’ora di mettere le mani sui tuoi documenti fiscali e contabili per i prossimi 10 anni.

Non è anche questo lo scopo dell’introduzione della Fatturazione Elettronica ?

Sappiamo tutti sul perché è stata inserita come obbligo.

Che poi Savino Il Dematerializzatore, è riuscito da questo obbligo a creare un vantaggio in termini di sicurezza, efficacia ed efficienza per i suoi clienti, questa è un altra storia, che puoi leggere tra le pagine di questo Blog.

Ma è chiaro che l’Agenzia vuole che tu conservi con loro.

Ha 101 vantaggi a prendersi in carico i tuoi documenti.

E lo fa, anche se in realtà ha avuto già dei grossi problemi giuridici, come si vede in questa foto :

L'AdE che non garantisce la conservazione a norma nel tempo
L’AdE che non garantisce la conservazione a norma nel tempo

 

Infatti sull’ «Accordo di servizio per la conservazione delle fatture elettroniche», a pagina 4 si legge «L’Agenzia non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del servizio di conservazione».

Fantastico.

Affideresti mai i tuoi documenti all’Ade ?

Il punto però è anche un altro.

Dipende dal grado di sicurezza che vuoi raggiungere, quando devi pensare alla conservazione delle tue fatture elettroniche.

Per grado di sicurezza intendo quanto vuoi essere protetto ed assicurato da ogni possibile contestazione, problematica, sanzione o contenzioso.

Ti spiego perché.

Prima di tutto, è bene che tu sappia che una fattura elettronica fa parte di un fiscolo e questo fascicolo è fatto di tutta una serie di documenti, che sono parte integrante del perchè hai fatturato qualcosa a qualcuno.

Una fattura è l’atto finale di un percorso, di un processo.

Ci sono dei DDT, degli Ordini, delle Offerte Commerciali, dei Contratti, etc…

La domanda quindi che devi porti è :

Se La fattura elettronica fa parte di un processo e di tanti documenti che vengono prima della fattura, come pensi di dare sicurezza e certezza all’intero processo, se non conservi tutto il fascicolo di quella fattura elettronica con dentro tutti i documenti allegati ?

Domanda molto molto semplice, ma che incredibilmente non ci facciamo.

E sai perché non ce la facciamo ?

Perché noi imprenditori abbiamo troppe cose a cui pensare.

E giustamente direi.

Perché abbiamo da pensare alla concorrenza, a far crescere l’azienda, a limitare le emergenze e i danni che qualche dipendente sconsiderato ha creato, etc…

Figuriamoci se devi metterti a pensare alla fattura elettronica, che ci ha anche rotto un pò i cogl…

Quindi, devi imparare a delegare in modo corretto.

E devi delegare alla persona giusta, all’azienda giusta.

Perché se deleghi male, hai più problemi di prima.

A chi delegare ?

Ora inizia la parte in cui ti dico perché dovresti scegliere me.

Hai presente quando si dice che un’immagine vale più di mille parole ?

Eccola :

Differenze del Servizio di Conservazione tra AdE e Savino Solution
Differenze del Servizio di Conservazione tra AdE e Savino Solution

Se leggi velocemente la tabella sopra riportata, ti rendi conto che ci sono delle belle ed enormi differenze.

Direi anche molto evidenti.

Il servizio gratuito di Agenzia Entrate riguarda solo le fatture elettroniche ed è un servizio che va bene se non hai l’esigenza di dare valenza legale a tutto il processo digitale documentale. In pratica devi chiederti se ti basta quel minimo e sopratutto con quei tempi, oppure vuoi proteggere l’azienda contro qualsiasi tipo di contenzioso, non solo verso verifiche e accertamenti di natura fiscale.

Pensa ad esempio a tutti i documenti collegati :

Ordini, DDT, gestione della commessa, verbali di consegna, offerte, contratti, ecc.

Quindi puoi gestire a norma di legge l’intero fascicolo.

Ed è questa tutta la differenza del Mondo.

Il Centro di Competenze Digitali che ho costruito interno a Savino Solution, serve proprio a questo.

A garantirti la sicurezza e la certezza normativa-tecnica dei tuoi documenti aziendali.

Di tutto quello che gestisci in azienda. Per proteggerti, tutto qui.

Non è solo questione di efficienza o efficacia è anche e sopratutto questione di proteggere le tue informazione da evidenti problemi giuridici e contanziosi.

Se poi torniamo nello specifico alla fattura elettronica, pensa alla gestione del ciclo passivo : vai sul tuo cassetto fiscale e a mano recuperi tutte le fatture elettroniche, le scarichi sul PC e poi le importi nel gestionale ? Dimmi di no, ti prego! Questa procedura sarebbe peggio di avere la carta.

Anche l’ ultimo provvedimento del 13 Giugno dell’ Agenzia delle Entrate che discute del Conferimento delle deleghe per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica, che a pagina 2 dice : ” 3.1.Il servizio di “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici” consente di:
a) ricercare, consultare e acquisire tutte le fatture elettroniche emesse e
ricevute dal soggetto delegante attraverso il SdI; i file delle fatture
elettroniche sono disponibili fino al 31 dicembre dell’anno successivo a
quello di ricezione da parte del SdI;”

Lascio a te le ovvie considerazioni……..e quindi capisci che la tua scelta deve essere fatta in base a quello che desideri da un processo di digitalizzazione, come è quello della fatturazione elettronica.

Devi solo capire se vuoi dematerializzare e reingegnerizzare i tuoi processi, oppure no.

Semplice, non ci sono altre scelte.

Inoltre conservare una fattura elettronica significa grosso modo :

  • Creare un pacchetto di archiviazione contenente tutte le fatture elettroniche con i rispettivi HASH
  • Firmare digitalmente il pacchetto di archiviazione e marcarlo temporalmente
  • Archiviare e conservare tutto in un sistema di conservazione

E sono andato proprio per macro aree, altrimenti ti avrei dovuto parlare di pacchetto di versamento, indice di versamento, rapporto di versamento, etc….

A proposito di “saperne di più”:

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Un caro saluto

Nicola.

 

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