C’è tanta confusione con questa fatturazione elettronica.

E leggo tante improvvisate interpretazioni, che purtroppo potrebbero portare anche a pesanti disastri normativi.

Lasciando stare quelle fantasiose o quelle inventate di sana pianta, oggi voglio discutere di una particolare interpretazione che è molto pericolosa.

Conservare un documento attraverso gli allegati della Fattura Elettronica

Pensare, erroneamente, che allegando un qualsiasi documento alla fattura elettronica che si invia allo SDI, questo documento venga automaticamente conservato a norma di legge e quindi sia possibile dematerializzare/distruggere la copia cartacea corrispondente.

Ti faccio un esempio pratico di flusso:

  • Una delle funzionalità native della fattura elettronica, che non dipende quindi dal tipo di software utilizzato, è la possibilità di allegare direttamente all’interno del file XML un qualsiasi documento attinente a quella fattura che stiamo per inviare.
  • Una volta allegato il documento, la fattura viaggia attraverso lo SDI fino ad arrivare al Destinatario, con dentro proprio quel documento che abbiamo allegato.
  • Il documento allegato alla fattura elettronica viene embeddato (termine informatico per dire che è incluso, racchiuso, all’interno, etc…) nel file XML attraverso una codifica in Base64.
  • Una volta arrivato al destinatario, tramite una decodifica sempre in Base64, il documento viene visualizzato magicamente.

Come funziona la conservazione sostitutiva dei DDT

Tralasciando ulteriori tecnicismi, pensa ad esempio se vuoi mandare un Documento Di Trasporto (DDT) allegato alla fattura elettronica.

Quel DDT probabilmente avrà un certo valore, soprattutto civile ad esempio per dimostrare che qualcuno ha inviato qualcosa in un certo giorno rispetto ad un preciso ordine.

Se quel DDT lo alleghiamo alla fattura elettronica e abbiamo abilitato il servizio di conservazione sostitutiva offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, la prima interpretazione/considerazione che si potrebbe avere, è la seguente: poiché l’AdE mi conserva il file XML della fattura elettronica e dentro ci sta anche il mio DDT allegato, a questo punto prendo il DDT cartaceo e lo distruggo, lo dematerializzo, tanto ci pensa l’AdE a conservarmelo.

Niente di più sbagliato.

Anzi, poi quando ci sarà un controllo e quel DDT non ci sarà più, saranno …azzi…amari.

E ovviamente si parla di DDT, ma potrebbe essere qualunque altro documento su cui sia necessaria l’opponibilità a terzi e quindi la valenza legale nel tempo.

 

Spiego perché questa interpretazione è totalmente errata.

La conservazione a norma di legge è fatta da una serie di regole e metodologie che sono descritte dal DPCM del 3 Dicembre 2013 e sono molto precise. Non ci sono interpretazioni, anche i rispettivi allegati del DPCM fanno parte integrante del decreto-legge e devono essere seguiti alla lettera.

E se io eseguo quello che dice la norma, anche perché non potrei fare altrimenti, pena la nullità di tutto il mio processo di dematerializzazione e la conseguente opponibilità a terzi, so benissimo che non posso conservare un documento o un record embeddato dentro un altro documento.

Ovvero non posso conservare un documento che si trova dentro un altro documento, altrimenti andrei contro a tre fattori importanti:

  1. La norma UNI 11386:2010 che ci dice come si crea il Pacchetto di Archiviazione, che contiene la lista dei documenti che ho conservato, ha delle regole precise. Anche quando in Agid abbiamo dedicato un apposito gruppo di lavoro, al fine di aumentare l’interoperabilità dello standard UNI, abbiamo individuati insieme ad altri esperti, delle regole ben precise.
    Ed in queste regole, per conservare un documento o un record, devo avere per ogni singolo documento il suo rispettivo HASH (che sarebbe il codice fiscale che ciascun documento informatico possiede sin dalla sua nascita) e i suoi rispettivi metadati. Quindi non posso conservare un documento che è all’interno di un altro, visto che avrei solo l’HASH del documento principale. Nel caso che stiamo considerando in questo articolo, l’HASH sarebbe quello della fattura elettronica che contiene al suo interno il documento allegato. Quindi non basta, come dicono alcuni, che l’Agenzia delle Entrate calcola in automatico l’HASH del file XML della fattura elettronica che transita per lo SDI.
  2. Oltre al DPCM del 3 Dicembre 2013, c’è un decreto ad hoc che si collega a quello di dicembre, ma che esplica in modo chiaro cosa si deve fare qualora si conservasse un documento fiscale e contabile. Ed è il DMEF del 17 Giugno del 2014. Il quale, ci dice che per conservare un documento, oltre a dover seguire il DPCM di dicembre, dobbiamo assicurare le funzioni di ricerca per ciascun documento secondo almeno questi metadati: nome, cognome, denominazione, CF, partita IVA, numero documento, data documento e associazioni logiche tra questi. È chiaro quindi che se prendo come riferimento l’esempio di prima e quindi il DDT, non posso rispondere in modo preciso ai requisiti del DMEF del 17 Giugno 2014. Anche se penso di inserire i dati del Documento di Trasporto all’interno del file XML in un campo specifico, io non sto rispondendo alla norma. Perché in realtà quei dati del DDT, non possono essere nel file XML come semplici campi, ma devono essere dei veri e propri metadati del DDT stesso.
  3. Io conservo un documento informatico per dargli valore legale nel tempo. Se lo faccio un modo errato, addio valore legale. Benvenute Sanzioni.

Ma soprattutto mi viene da ridere quando leggo le FAQ dell’AdE che, in modo clamoroso, va contro la norma e i dettami dei decreti legge. Guarda questa bestemmia:

E quando leggo nelle FAQ dell’AdE, che i DDT possono essere conservati in maniera cartacea. Qualora i DDT siano allegati alla fattura elettronica e l’operatore utilizzi il servizio di conservazione gratuita offerto dall’Agenzia delle entrate, tali documenti saranno automaticamente portati in conservazione con la fattura. A tal proposito si ricorda che il singolo file fattura non deve superare la dimensione di 5MB.

Al di là dell’enorme cazzata dei 5 MB che è una limitazione assurda, in pratica è come se domani mattina io chiamassi l’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) e gli dicessi: ascoltate, non me ne frega una pippa delle regole da seguire, delle leggi, dei conservatori accreditati, etc, da domani io faccio la conservazione come voglio io. Anzi come vuole chiunque, tanto a che servono le leggi? Prendo 100 documenti, li metto dentro ad un unico documento, conservo e poi…buonanotte.

Quindi siamo seri, per cortesia.

Ma tu mi dirai: ma scusa se è pubblicato questo sulla FAQ dell’AdE, a questo punto anche se verranno a farmi un controllo, io dirò che ho letto la FAQ ed è tutto ok.

E no, per tre motivi:

  1. È evidentemente contro la norma, che prima o poi e anzi presto, dovranno correggere il tiro, come fanno del resto sempre e come hanno fatto con il Garante della Privacy. È una FAQ non una risoluzione o una circolare;
  2. L’Agenzia delle Entrate non è l’unico ente governativo che fa i controlli documentali;
  3. Ricordiamoci che l’AdE ha già avuto questi problemini…

Conservazione sostitutiva, quando l'Agenzia delle Entrate non garantisce la conservazione a norma nel tempo

L’AdE che non garantisce la conservazione a norma nel tempo

La soluzione quale sarebbe quindi? Semplice: utilizzare un servizio di conservazione che prenda il DDT dal file XML e lo conservi a norma di legge, senza lasciarlo embeddato nel file XML, con i suoi metadati, il suo HASH e tutto il resto che serve.

Ovviamente questo articolo e tutte le considerazioni fatte NON valgono se il documento che io allego alla fattura elettronica, lo conserverò in cartaceo.

Però ti chiedo: che senso ha fare la fattura elettronica e poi stampare tutti gli altri documenti allegati a quella fattura?

Non sarebbe forse più logico dematerializzare come dico sempre tutto il processo, quindi tutti i documenti allegati, quindi prendersi i veri vantaggi della fatturazione elettronica?

Anzi, pensa al DDT a cui devi dare valore civilistico. Che bello avere un documento di trasporto in PDF su cui si può applicare una firma elettronica avanzata, tipo grafometrica per intenderci quella che si usa in Banca o alle Poste, firmarlo poi digitalmente in automatico senza chiavetta e conservarlo a norma senza avere quel maledetto foglio di carta che ti scombina tutti i processi di business e che ti rende tra le altre cose più insicuro.

A te la scelta.

Ma ora sai che non puoi usare il servizio di conservazione dell’AdE anche per gli altri documenti allegati.

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.

 

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