Fattura Elettronica: una sentenza ti dice cosa succede se pensi solo a fare gli XML

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Se Non pensi alla Conservazione – e Ti Ostini a Pensare Solo al Programmino per produrre i file XML Non Ti Salverai Dalle Sanzioni del Fisco

In questo articolo di fine estate ti spiego il perché (con tanto di prove)

Ecco il primo articolo al rientro dalle ferie .

E devo dire che è proprio una vera bomba ad orologeria , altro che fatturazione elettronica.

O meglio , la fatturazione elettronica c’entra parecchio. Ma scoprirai tutto leggendo questo articolo.

Te lo dico subito, così ci mettiamo d’accordo: ciò che sto per dirti , non è altro che la riconferma di quanto dico da diversi anni.

Ma spesso ci si ostina a non capire questo concetto fondamentale, o peggio si fa finta di non capirlo.

Dunque.

Vado subito al sodo, come una miccia cortissima collegata al candelotto di dinamite.

Ecco per te una news calda calda che arriva direttamente da una sentenza, come un cornetto caldo alla Nutella da gustare alle 6 del mattino, in una gelida mattina d’inverno:

Non sono deducibili i costi documentati unicamente da fotocopie di fatture, salvo che il contribuente dimostri di non essere in possesso dei documenti originali per causa a lui non imputabile.
È quanto chiarito dalla Corte di cassazione con l’ordinanza n. 20365 del 31 luglio 2018, secondo cui l’obbligo di conservare gli originali delle fatture inerenti i costi sostenuti per l’esercizio dell’attività d’impresa, prescritto dall’articolo 22 del Dpr 600/1973, costituisce una deroga ai principi civilistici, che, invece, conferiscono alle fotocopie non disconosciute la medesima efficacia probatoria dei documenti originali.

Detto in poche parole , se pensi di dimostrare qualcosa al Fisco usando la copia in PDF di un documento analogico, o una fotocopia, ti ritroverai in qualcosa di molto diverso dalla Nutella.

Infatti, non ti basterà per garantirti quella “valenza tributaria”   (parola chiave odierna) di cui necessiti per far valere i tuoi diritti e dimostrare che non meriti alcuna sanzione.

A meno che – guarda un pò il caso –  non applichi un processo di conservazione digitale, a norma di legge .

Anzi! In questo caso si parla proprio di conservazione sostitutiva , perché andiamo a “congelare” e dematerializzare un documento che prima esisteva solo come pezzo di carta, creandone una versione digitale “opponibile a terzi”.

Dandogli, cioè,  valore legale e tributario a tutti gli effetti!

Il punto è che questo:

tu sei l’imprenditore , non puoi metterti lì a perdere tempo per catalogare ed archiviare i documenti analogici originali durante il tuo benedetto lavoro quotidiano!

Da un lato ci sono gli obblighi nei confronti di Agenzia delle Entrate  – e del Fisco.

Dall’altro devi fare i conti con l’operativita e i problemi quotidiani dell’ ufficio, quindi non puoi fare pure l’archivista!

Poi si capisce perché – dentro di te – odi la Fattura Elettronica e non vuoi sentirla nemmeno nominare!

E non puoi neanche pensare di farlo fare alla tua amministrativa o al reparto contabile e fiscale , che dovrebbe usare il proprio tempo per attività un tantino più intelligenti, rispetto al prendere fogli di carta e metterli dentro ai faldoni , non ti pare?

Se consideriamo che prendono uno stipendio anche nel caso in cui si mettano a fare i passacarte, non ci siamo affatto direi.

Probabilmente però, in questo momento starai dicendo : “Eh caro Nicola , qualcuno dovrà pure farlo non credi ?”

La risposta te la do subito : non nel modo in cui credi o nel modo che ti hanno detto fin ora!

Dato che gli altri “presunti esperti” stanno lì tutti schierati a dirti ciò che vuoi sentirti dire, per fartela facile con questa storia della fatturazione elettronica, bramando il momento in cui potranno mettere le loro manacce sul tuo portafogli e spillarti qualche centesimo a fattura!

Ma riprendiamo un attimo la sentenza:

La Corte di cassazione, nel ribadire un proprio orientamento consolidato (cfr Cassazione, 13300/2017, 26840/2010, 4554/2010, 11240/2002), ricorda che incombe sul contribuente “…l’onere della prova dell’esistenza, dell’inerenza e, ove contestata dall’Amministrazione finanziaria, della coerenza economica dei costi deducibili”, precisando, inoltre, che “non è sufficiente che la spesa sia stata contabilizzata dall’imprenditore, occorrendo anche che esista una documentazione di supporto da ricavare, oltre che l’importo, la ragione e la coerenza economica della stessa, risultando legittima, in difetto, la negazione della deducibilità di un costo sproporzionato ai ricavi o all’aggetto dell’impresa”.

Ora:

la documentazione di supporto a tutti i movimenti contabili , non la trovi nel tuo gestionale o ERP, perché non è nato per fare anche da gestore documentale .

Anche quando trovi nel tuo software un modulo che si chiama “gestione documenti” – o qualcosa del genere –  ti fanno credere sia anche un SISTEMA DOCUMENTALE (DMS) .

E quindi tu pensi sia idoneo per fare da archivio digitale, ma…

…indovina un pò?

Non basta.

Ma non basta neanche lontanamente!

Anche se metti quei dannati PDF e quelle strameledette copie digitali in un bunker e gli tiri addosso l’arsenale di bombe nucleari in dotazione a Trump, Putin e Kim Jong-Un messi insieme!

Ti spiego perché . Anzi te lo dimostro:

la Commissione tributaria regionale ha omesso di “…rilevare che l’art. 22 del d.P.R. n. 600/1973, che esige di conservare gli originali delle fatture inerenti i costi sostenuti per l’esercizio dell’attività d’impresa, costituisce una deroga ai principi generali del diritto civile, secondo i quali le fotocopie non disconosciute hanno la medesima efficacia probatoria degli originali, di modo che va esclusa la deducibilità dei costi documentati unicamente da fotocopie di fatture, salvo che il contribuente fornisca una plausibile giustificazione della mancata conservazione dei documenti originali per causa a lui non imputabile”.

Infatti , il nostro caro Codice dell’Amministrazione Digitale  – cioè il CAD – dal punto di vista civilistico garantisce un’opponibilità certa a seconda dei casi.

Alle riproduzioni fotografiche o informatiche, e – in generale – ai documenti analogici o informatici. Siano essi originali o copie.

Ma demanda – in maniera chiara ed esplicita – ad altri decreti di settore la parte fiscale e tributaria.

Infatti :

l’articolo 2712 cc prevede che “Le riproduzioni fotografiche, informatiche o cinematografiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime”, di diverso avviso è l’articolo 22 del Dpr 600/1973, secondo cui “…devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse”.
L’articolo 22 citato è norma speciale rispetto al regime civilistico della prova documentale disciplinato dall’articolo 2712 cc, che, quindi, non si applica al processo tributario.

Ora penserai : quindi caro Nicola , non mi resta che tenermi la carta ?

Eh no caro amico digitale.

Ti spiego , seguimi.

Facciamo l’esempio pratico della carta.

Hai un foglio di carta tra le mani , pensa ad esempio ad uno scontrino per la gestione delle note spese, ok ?

Se tu fotografassi lo scontrino e gli applicassi un processo di conservazione sostitutiva , potresti buttarlo e non avresti problemi con il Fisco

Se avessi tra le mani un documento nativamente digitale, e gli applicassi un processo di conservazione digitale , sarebbe la stessa cosa.

Non avresti problemi con il Fisco!

E non lo dice Savino , il Dematerializzatore , ma un Decreto Legge , ovvero il mitico e super digitale DMEF del 17 Giugno 2014.

In questo caso specifico , di particolare importanza sono gli articoli 2,3 e 4 ,che qui riportiamo per completezza:

Art. 2

Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini
delle disposizioni tributarie

1. Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione,
la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione,
l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei
documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche
adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005,
n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della
Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione
elettronica.
2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le
caratteristiche dell’immodificabilita’, dell’integrita’,
dell’autenticita’ e della leggibilita’, e utilizzano i formati
previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti
emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero
utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il
quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a
garantire l’integrita’, l’accesso e la leggibilita’ nel tempo del
documento informatico.

Art. 3

Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza
fiscale

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni
del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole
tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta
della contabilita’;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle
informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al
cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita
IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali
informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e
chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in
relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle
competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina
con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul
pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti e’
effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del
decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni
dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

Art. 4

Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e
scritture analogici rilevanti ai fini tributari

1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di
documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art. 22, comma
3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con
l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma
digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati
rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le
modalita’ di cui all’art. 3 del presente decreto.
2. Ai fini fiscali, la conformita’ all’originale delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di
documenti analogici originali unici, e’ autenticata da un notaio o da
altro pubblico ufficiale a cio’ autorizzato, secondo le modalita’ di
cui all’art. 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82, e delle relative regole tecniche.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui e’ obbligatoria la
conservazione, e’ consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di cui ai precedenti commi.

Detto in parole povere:

L’ unico modo – normativamente corretto – per buttare un documento originale cartaceo, dopo averlo trasformarlo in copia digitale con valenza tributaria e fiscale, è quello di applicare un processo di conservazione digitale a norma.

Secondo il DPCM  del 3 dicembre 2013 e il DMEF di cui sopra.

Ma riprendiamo un attimo il discorso del gestionale:

Se esistono diversi movimenti contabili da gestire all’interno della mia operatività quotidiana, otterrò una serie di documenti connessi a queste movimentazioni.

Pensare – semplicemente – di scansionare questi documenti, archiviandoli nel modulo documentale del mio gestionale (o in un sistema documentale “casereccio), non pensato per gestire attivamente i processi di conservazione e del DMEF, significa andare incontro a un unico destino.

Cioè ad avere sanzioni su sanzoni…

su sanzioni su sanzioni e altre sanzioni.

Farò acqua da tutte le parti e non perché bevi la Rocchetta.

Te lo rispiego.

Anche quando dovrò gestire documenti nativamente digitali, se non ho un sistema documentale a norma di legge che si lega ai miei processi contabili e fiscali , rispettando i dettami del DMEF e delle diverse centinaia di Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate , avrò sanzioni su sanzioni su sanzioni su sanzioni e farò acqua da tutte le parti.

Veniamo alla fatturazione elettronica.

Dovrai gestire in maniera nativa un file XML, il quale ha valore soltanto se gestito in digitale.

E dovrai imparare a gestire – di conseguenza – anche tutta la documentazione allegata al quel file XML!

Dovrai comunque conservare la Fattura e i suoi allegati per garantirti la rispondenza normativa e stare così lontano dalle sanzioni!

Schivando sentenze in grado di decidere le sorti della tua azienda  – e del tuo lavoro costruito negli anni, con così tanta fatica e sudore nel tempo.

E non dovrai certo farlo a mano o con processi manuali capaci di portarti alla follia!

Anzi, il bello dei sistemi documentali intelligenti – come il nostro ormai famoso DM7  – è che, oltre a darti la certezza e la tranquillità normativa (e quindi zero sanzoni e zero errori!) ti permetteranno di avere processi più efficienti , veloci e sicuri.

E’ il motivo per il quale dico sempre di stare lontano dalle offerte dove la fatturazione elettronica viene banalizzata, la conservazione ignorata e la gestione documentale nemmeno considerata

(e dove ti chiedono “tot centesimi a fattura”, come al mercato)

Ed è il motivo per il quale la nostra soluzione di fatturazione elettronica ha il documentale a norma di legge nativamente inserito all’interno del processo , così da garantirti la gestione di tutti i documenti collegati alla fattura elettronica o a qualunque processo documentale che hai in azienda.

Vedi questo video di meno di due minuti per capire perché Mario è sicuro da ogni possibile sanzione o errore :

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Vuoi conoscere la nostra soluzione per la Fatturazione Elettronica B2B e B2C, che ti aiuta non soltanto e stupidamente a sostituire il PDF con il file XML ma soprattutto a digitalizzare e reingegnerizzare in chiave digitale i tuoi processi amministrativi-contabili ?

Io e il mio Team del Centro di Competenze Digitali, ti risponderemo veloce veloce 🙂.

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2 commenti

  1. C’è un problema enorme caro Nicola, ad onor del vero, sulla questione fotocopie o copie per immagine o comunque esemplari “non originali”. E’ da anni che le fatture vengono spedite via mail lasciando l’onere di produrre la stampa analogica al destinatario in quanto nel testo delle mail c’è scritto “non si tratta di fattura elettronica ma analogica trasmessa via mail; ha pertanto il destinatario l’obbligo di produrre la copia cartacea”.
    Ma mettiamo che il destinatario abbia una stampante “sfigata” che fa apparire la fattura quasi come una copia fotostatica, ma il destinatario ha solo quella che per lui è l’esemplare originale. In base alla sentenza che citi, salvo il verificarne l’esatto contenuto, sarebbero tutte fatture contestabili e spetterebbe al contribuente dimostrare d’averle ricevute unicamente via mail. Allora che si fa? Si stampa anche il testo della mail e lo si allega alla fattura? Ma sappiamo tutti che una mail stampata non ha alcun valore probatorio e sappiamo tutti che potrei, eventualmente mandare in conservazione digitale la mail (che è un documento contenente una firma elettronica leggera, ma pur sempre una firma elettronica), mentre sarei costretto a stampare la fattura e scansionarla (la copia stampata male) per fare conservazione sostitutiva. Immagino che sei pronto a rispondere che la fattura elettronica risolverebbe tutto questo ginepraio, forse si, ma adesso la situazione è questa ed è stata questa almeno dagli ultimi 10 anni.

  2. Ciao Stefano, essatto 🙂 La mia risposta è proprio che la fattura elettronica risolve tutti questi problemi messi insieme a condizione che però vengano conservati anche tutti i documenti allegati e quindi la documentazione attinente la fattura elettronica.
    Per ritornare alla tua domanda : il punto è che non si dovrebbe proprio considerare la copia analogica visto che non è un documento unico. La considerazioni che fai è giusta ed in effetti io dovrei dimostrare con la mail che ho ricevuto la fattura e che l ho stampata, perchè io che la ricevo sono appunto tenuto a stamparla. La mail, ritengo che devrebbe sempre essere portata in conservazione, anche se non è una PEC.

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