Fatturazione Elettronica : come gestire la fattura accompagnatoria e i ddt ?

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Sei pronto con la fattura elettronica ? Quando ti dico che la fatturazione elettronica è un cambiamento radicale dei tuoi processi amministrativi e contabili, non è una frase fatta o tanto per dire.

Lo è per davvero. Potrei farti e darti 101 esempi di come dovrai per forza reingegnerizzare in chiave digitale i tuoi processi contabili e amministrativi e farti capire perchè non puoi semplicemente e soltanto comprare un software e risolvere tutti i problemi.

Non puoi comprare infatti una scatola per il tuo processo di fatturazione elettronica e non puoi pensare di prendere un qualunque software che ti sostituisce il PDF con il file XML della fattura elettronica.

In realtà non basta neanche che prendi il modulo del gestionale per creare il file XML e pensi di aver risolto.

Vuoi una prova ? In questo articolo ti parlo di un flusso contabile e fiscale molto particolare e molto discusso in questi giorni.

Ovvero quello della fattura accompagnatoria.

Cosa succede alla fattura accompagnatoria con l’introduzione della Fatturazione Elettronica ?

Dunque. La prima cosa che devo dirti è che la fattura accompagnatoria, scomparirà.

Addios quindi. E facciamo che te lo dico come farebbe Antonino Cannavaciuolo. 🙂

Addios alla Fattura Accompagnatoria
Addios alla Fattura Accompagnatoria

Ora il punto è che se sei un’azienda o hai un’azienda tua cliente che fin ora ha fatto la fattura accompagnatoria , non puoi dire semplicemente che scompare.

Che succede nel processo ?

Bisogna reingegnerizzarlo con la Digitalizzazione a Norma. 

Diciamo subito che nel tracciato del file XML prediosposto dall’Agenzia delle Entrate , è presente un campo riferito proprio alla Fattura Accompagnatoria.

A cosa serve quella sezione ?

Te lo dico fra poco, prima però voglio parlarti del processo, che è la parte più importante.

Fai una fattura accompagnatoria quando hai da fatturare un bene. Infatti la fattura accompagnatoria è un documento “ibrido”, in quanto ha sia le caratteristiche e gli obblighi di un Documento Di Trasporto DDT sia quelle di una fattura immediata.

Quindi se sostituisco la fattura accompagnatoria con una fattura elettronica XML, già capisco che dovrò gestire anche un DDT da qualche parte all’interno del mio processo che non è la fattura elettronica XML prevista dalla norma.

All’interno del mio processo, quindi, devo aggiungere una tipologia documentale, quale ad esempio il DDT o un altro documento similare, che prima molto probabilmente non gestivo.

E allora ti faccio la domanda : In quale punto del processo metti il DDT ?

Mi risponderai che chiedi al tuo commercialista e hai risolto il problema. 

In realtà non basta. Anzi devi chiamare il tuo commercialista, figuriamoci. E’ il primo che dovresti chiamare, ma non può bastarti. E ti spiego perchè.

La fatturazione elettronica non è soltanto un argomento contabile e fiscale, ma è soprattutto una digitalizzazione di un processo che prima era totalmente o quasi analogico e quindi merita di essere reingegnerizzato secondo la norma e le best practices, altrimenti rischi di non capirci più nulla, oppure, ancora più pericoloso, che la tua azienda si blocchi e non riesca a fatturare.

E tu non vuoi questo giusto ?

Solitamente il DDT precede la fattura e visto che dovrai gestire la fattura elettronica e non più la classica fattura accompagnatoria, devi gestire due documenti differenti ma che fanno parte dello stesso processo.

Una reingegnerizzazione digitale intelligente del flusso, potrebbe essere questa :

  • Crei il DDT in PDF vettoriale
  • Compili la Fattura Elettronica XML , inserendo anche i dati relativi alla sezione riferita alla Fattura Accompagnatoria con i dati del trasporto.
  • Volendo potresti fare una copia analogica conforme della fattura elettronica XML tramite un QR Code o un Barcode come indicato dall’allora DigitPA (ora si chiama Agid) e fornirla al trasportatore per sicurezza
  • Quando invii la fattura elettronica attraverso lo SDI, ci alleghi nel file XML anche il DDT
  • Gestisci nei tuoi flussi amministrativi e contabili con workflow, eventualmente anche autorizzativi, sia il DDT che la fattura elettronica e altri documenti che puoi allegare grazie ad un sistema di gestione elettronica documentale che tra le altre cose ti lega e ti controlla anche quello che hai scritto nel DDT con quanto hai scritto nella Fattura Elettronica. Una specie di rendicontazione insomma.
  • Conservi in un sistema di conservazione a norma sia la fattura elettronica sia il DDT. E questo non lo puoi fare con il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate , perchè ti conserverebbe soltanto la fattura elettronica XML

Ora, questo che ti ho messo sopra è solo uno dei possibili scenari che ci possono essere.

Tu potrei avere uno scenario diverso, non conosco ovviamente le tue dinamiche le tue particolarità , però il senso della reingegnerizzazione in chiave digitale spero che sia entrato nella tua mente.

Ti faccio un altro esempio, proprio per farti capire come sia possibile disegnare digitalmente diversi flussi e processi. 

Prendi l’esempio di prima e quindi la lista di sopra. Potremmo avere una cosa del genere all’interno del processo :

  • Crei il DDT in PDF vettoriale
  • …..
  • ….
  • Fai firmare il PDF su un Tablet o uno Smartphone capacitivo per la firma grafometrica e quindi quella elettronica avanzata che ha efficacia 2702 del codice civile. (Non mi dire che non si può fare perchè non c’è la linea internett perchè ti dico subito che orami gli ultimi dispositivi che costano anche pochissimo, funzionano anche senza linea e il documento viene inviato eventualmente anche via PEC appena il dispositivo cattura il famoso internett)
  • E poi prosegui con il resto del processo

Come vedi abbiamo fatto un altro flusso, quindi gli scenari possibili sono diversi.

Dovrai ovviamente gestire il DDT sia con la conservazione sia all’interno di un sistema di gestione elettronica documentale con workflow, per far partire in automatico gli altri processi collegati. 

In automatico ! Non gestire la fattura elettronica a mano, tra PEC , Codice Destinatario e gli altri allegati, che altrimenti mi fai sentire un brivido lungo la schiena di puro terrore:).

Abbiamo anche visto cosa devi semplicemente inserire nella sezione dedicata all’interno della tua fattura elettronica, ovvero i dati di trasporto.

Potresti anche fare tutto senza il DDT, ma non sarebbe un processo robusto e a norma, anzi direi soprattutto un processo insicuro e rischioso.

L’articolo di oggi è solo uno dei tantissimi esempi che possiamo fare in regime di fatturazione elettronica e del cambiamento che dovremo tutti quanti affrontare.

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Per ora è tutto.

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.

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