Non affogare nel mare della Fatturazione Elettronica e della Digitalizzazione dei Processi Aziendali

La fatturazione elettronica è un cambiamento radicale nei tuoi processi amministrativi e contabili. Vediamo un esempio concreto.

Pubblicato da

Devi fatturare. Stai vendendo il tuo prodotto o servizio online e casomai hai anche un e-commerce.

Quindi probabilmente vorresti che sia tutto automatico.

Anzi deve essere tutto automatizzato. Sei d’accordo giusto ?

Cioè mica penserai di dover fare a manina la fattura elettronica ?

O almeno proviamo ad automatizzare il più possibile ok ? Vediamo quindi come posso aiutarti, cercando di non farti affogare nel mare immenso della Digitalizzazione dei Tuoi Processi Aziendali.

Dunque, probabilmente fin ora hai lavorato con una proforma oppure hai un processo che prevede l’invio via email in automatico della fattura dopo il pagamento o hai un processo che prevede prima un controllo anche manuale (purtroppo) e a seguito l’invio della fattura.

Cosa succede ora con la fattura elettronica ?

Diciamo che la prima cosa banale, è che devi sostituire il file PDF con un file XML.

E parliamo di tutt’altra cosa , perché il file XML è un documento strutturato, mentre il PDF non lo è affatto.

Detto in pratica, il file XML è l’ideale per il tuo sistema informativo perché può prendere qualunque dato che è presente all’interno ed è fantastica questa possibilità.

Perché immagina a quanti dati della tua fattura spesso devi inserire a mano o che ti mancano  all’interno del tuo processo.

Se chiedessi al tuo commercialista o al tuo contabile, ti direbbe ad esempio che deve fare una cosa fastidiosissima con le fatture. Una cosa che si chiama registrazione prima nota.

In pratica, si prende la fattura e a manina si riportano nel gestionale i dati che sono dentro la fattura.

Ecco, con la fatturazione elettronica questa cosa scompare. Perché il sistema gestionale, qualunque al mondo esso sia, sarà capace di prendere tutte le informazioni e i dati dalla fattura e portartele dove vuoi tu all’interno del tuo processo aziendale.

Quindi se vendi online , devi sfruttare i vantaggi nell’uso di un file XML strutturato, per portarti i dati dove più ti interessano all’interno del tuo processo.

Con il PDF non lo potevi fare, ora lo potrai fare certamente perché il tuo sistema informativo non vede l’ora di mangiarsi quel bel file strutturato che sa leggere a memoria.

E pensa che la fatturazione elettronica non è semplicemente la sostituzione di un PDF con un file XML , ma molto molto di più.

Perché ?

Ti faccio un esempio pratico.

Ritorniamo al discorso della proforma.

Prima di tutto, normativamente parlando, l’unico documento che avrà valore contabile, fiscale e civile, sarà quel benedetto file XML.

Il resto sono documenti allegati che fanno parte della documentazione della fattura elettronica.

Quindi, ti puoi inventare quello che vuoi, anche andare sulla Luna con una fattura, ma se non mandi quel file XML all’Agenzia delle Entrate e quindi al tuo cliente , non sarai adeso alla norma.

Quindi, come vedi, non è solo la sostituzione di un PDF con un file XML, ma si tratta proprio di un cambiamento di processo e anche culturale.

Se fai una proforma, nessuno ti vieta di farla, la potrai comunque fare, ma di certo non devi fare un file XML ProForma. Anzi, se proprio vuoi continuare a farla, devi farla in PDF.

A pagamento avvenuto farai la fattura elettronica in XML.

In questo passaggio ci potrebbero essere diversi errori o potresti avere dei dati mancanti per fare la fattura elettronica.

Il mio consiglio a questo punto è quello di generare processi semi automatici che ti permettano di ridurre questi errori.

Quindi banalmente in fase di registrazione del cliente, mi verrebbe da pensare ad esempio che conviene che gli fai inserire l’indirizzo PEC due volte oppure il codice destinatario, così limiti gli errori.

Oppure se proprio vuoi automatizzare il tutto, potresti addirittura prenderti gli indirizzi PEC dai Web Services offerti dal Registro delle Imprese. Se non sei un tecnico, detto in pratica Web Services significa che il tuo sistema informativo sarà capace di prendersi in automatico le PEC , semplicemente inserendo la Partita IVA.

Il punto è che dovresti automatizzare il più possibile questo passaggio. Cioè dalla proforma , passando per il pagamento, fino alla fattura elettronica.

Il processo dovrebbe essere strutturato in questo modo : qualcuno compra il tuo servizio, paga, tu gli mandi la fattura elettronica passando per lo SDI. Fine.

In mezzo però c’è un mondo.

Eh si, perché in ogni processo sopra descritto ci sono tanti sotto-processi che si annidano e si innescano e che vanno gestiti, altrimenti rischi di commettere errori o peggio ancora sanzioni.

Ad esempio, se pensiamo ad un automatismo, dovresti avere già in automatico tutti i dati del tuo cliente e dovresti anche avere in automatico qualcosa che popola il file XML della fattura elettronica indicando cosa ha comprato quel cliente X.

Un elemento che devi tenere in considerazione, come ti dicevo prima, è il fatto che quando invii una fattura elettronica ad un tuo cliente, per farla transitare correttamente tramite lo SDI e quindi farla conoscere all’Agenzia delle Entrate, per farla recapitare serve che indichi o la PEC del tuo cliente o il suo Codice Destinatario.

Non so se hai mai fatturato ad una Pubblica Amministrazione, ma se lo hai fatto sai bene che esiste un Codice che devi inserire , in modo tale che lo SDI identifica il destinatario e gli mandi quella fattura.

Con il B2B è uguale, con la differenza che in più oltre al Codice Destinatario c’è anche la possibilità di inserire la PEC. Oppure se si inserisce codice destinatario 0000000 e si lascia il campo pec vuoto, il SdI recapita la fattura al committente nella sua area dell’agenzia delle entrate. Però deve essere il cedente ad avvisarlo.

Quindi come vedi dovresti già avere questi dati, altrimenti che succede ?

Eh succede che è un casino, perché partirebbero un giro di email continue dove tu gli devi chiedere questi dati aggiuntivi e casomai lui ha già fatto il pagamento e sta aspettando giustamente la sua fattura.

Quindi, come vedi non è semplicissima la cosa.

Un altro elemento interessante è il fatto che la fattura elettronica segue le stesse identiche indicazioni della fattura di 10 anni fa, quella che hai fatto fin ora su carta ad esempio ma che poi non dovrai fare più. Quindi si emette la fattura quando c’è una prestazione, un servizio, un prodotto da fatturare. Non è che cambiano le cose con l’introduzione della fattura elettronica.

Quello che cambia come ti dicevo , sono i processi.

Per tornare agli esempi di prima, la proforma potrebbe essere utilizzata ad esempio per limitare gli errori.

E’ come se chiedessi al cliente : Ehi questa è la proforma della tua fattura, mi confermi che ci sono tutti i dati e che sono corretti ?

Ovviamente la proforma potresti invece evitarla se a monte raccogli i dati in modo corretto.

A questo punto ti chiederai : ma perché mi stai dando tutte queste informazioni per emettere correttamente la fattura, come se non potessi mai sbagliarla ?

Te lo dico subito.

In questo momento e come hai fatto fin ora, quando sbagli una fattura hai due modalità :

  • Distruggi la fattura sbagliata e gli rimandi al cliente quella corretta e gli comunichi che la fattura precedente la può distruggere anche lui
  • Fai una nota di credito, per correggere quella sbagliata.

Ecco. Con la fatturazione elettronica, ci sono diversi cambiamenti a cui devi fare attenzione.

Ma non ti preoccupare, di seguito ho creato una piccolissima FAQ proprio per te.

 

Chi firma le fatture elettroniche?

 

  • teoricamente :
    • Se non indicato diversamente firma il cedente
    • Se firma una altro deve essere indicato nei campi soggetto emittente o terzo intermediario
  • praticamente :
    • Lo sdi effettua i controlli solo sull’integrità della firma e non sull’autore

 

In sostanza siccome siamo aggregatori di dati -> siamo emittenti -> firmiamo e lo indichiamo nel campo terzo

Se ci arrivano fatture già aggregate -> siamo solo trasmittenti -> non firmiamo noi ma il cedente -> non indichiamo il campo terzo

Quando si fanno le note di credito?

PA

Se viene… Cosa fare: conservare
Scartata da SdI rifarla
Non consegnata Attendere consegna o attestazione impossibilità di invio
Attestata impossibilità di invio rifarla
Decorrenza termini Se il dest ha registrato la fattura fare nota di credito.

Se non ha registrato fare nc interna e riemettere fattura con num diverso

x
rifiutata Rifarla (la PA deve contabilizzare solo questa, il fornitore se vuole può fare nc interna e riemettere con numero diverso)

Nota di credito (la PA deve contabilizzare questa e la rifiutata)

x
Accettata erroneamente Nota di credito x

 

B2B

Se viene… Cosa fare: conservare
Scartata da SdI Nel caso in cui il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile della fattura elettronica per la quale ha ricevuto una “ricevuta di scarto”, di cui al punto 2.4, dal SdI, viene effettuata – se necessario – una variazione contabile valida ai soli fini interni senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI.

Altrimenti basta inviare nuovamente la fattura con le correzioni.

 ?
Attestata impossibilità di invio Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI il recapito non fosse possibile (ad esempio, casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo), il SdI rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare – per vie diverse dal SdI – al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web  dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica.

 

Come funziona la nomenclatura dei file?

  • L’idFiscale può essere del cedente
  • Il progressivo deve essere di massimo 5 caratteri e non per forza 5

Il Sistema di Interscambio non effettua alcun controllo di corrispondenza tra il codice presente nel nome file e quello del trasmittente o del cedente presente all’interno della fattura. Per il Sistema di Interscambio la sola cosa che rileva è che il nome di un file non sia uguale a quello di un file precedentemente trasmesso.

 

Differenza tra ricevuta di consegna della pec e della fattura

 

Nel caso la fattura elettronica venga inviata via pec, il mittente riceverà una mail di ricevuta consegna (pec con oggetto “CONSEGNA: …”) che attesta che la fattura è arrivata nella casella pec del Sistema di interscambio. Ciò non significa che la fattura è stata consegnata al destinatario. Infatti a questo punto il SdI analizza la fattura per verificarne la correttezza. In caso di errori invia una notifica di scarto (contenuta in una pec con oggetto “POSTA CERTIFICATA: Notifica di scarto [id fattura]” al mittente altrimenti effettua la consegna al destinatario.

Quindi invia al mittente una notifica di consegna (un file xml con suffisso _RC_ allegato ad una pec con oggetto “POSTA CERTIFICATA: Ricevuta di consegna  [id fattura]”). Solo a questo punto il mittente ha la certezza che la fattura è stata consegnata.

 

Come si controlla lo stato delle fatture e le notifiche

PA

Nella sezione Strumenti->Monitorare la fatturaPA del sito https://sdi.fatturapa.gov.it/.

Lo può fare però solo chi ha emesso la fattura, cioè chi figura come cedente, tramite login con credenziali Entratel/Fisconline oppure una Carta Nazionale Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

Se un intermediario vuole controllare le fatture di un suo cliente deve essere autorizzato, cioè ill cliente deve nominare un “Amministratore degli incaricati” (qui) il quale a sua volta deve indicare l’intermediario come incaricato alla visualizzazione delle fatture (Monitorare la fatturaPA -> Gestire gli incaricati) .

 

B2B

L’Agenzia delle entrate mette a disposizione degli operatori un servizio di ricerca,  consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI all’interno di un’area riservata del sito dell’Agenzia delle entrate. I file delle fatture elettroniche

correttamente trasmesse al SdI sono disponibili nella citata area riservata sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI.

Come fa un privato a ricevere fatture elettroniche?

La funzionalità web “Registrazione della modalità prescelta per la ricezione dei file fattura” è accessibile dall’interfaccia web di fruizione dei servizi “Fatture e corrispettivi”, dalla box Fatturazione presente nella home page.

Consente a ciascun soggetto passivo IVA di indicare la modalità con la quale desidera ricevere le fatture elettroniche delle quali risulta cessionario/committente. L’utente potrà scegliere la modalità di ricezione delle fatture elettroniche. La scelta effettuata attraverso la funzione di registrazione verrà considerata dal SdI come prioritaria nella consegna della fattura elettronica.

Il soggetto passivo può indicare un indirizzo pec o un codice destinatario di 7 cifre corrispondente ad un canale accreditato. I dati comunicati possono anche essere quelli di un intermediario.

 

Ecco, come vedi ti ho passato un bel po’ di informazioni, anche tecniche.

Il mio primario consiglio quindi è quello di fare tutto il necessario in termini di controlli, prima che venga inviata la fattura elettronica al tuo cliente, impostando ad esempio delle regole ben precisae per fare in modo che non ci siano dimenticanze.

Quindi va da se che la cosa migliore per te e per il tuo cliente, è che la fattura sia quanto più possibile corretta dall’inizio.

La fattura elettronica è un cambiamento epocale per i tuoi processi contabili ed amministrativi.

Deve essere affrontata in modo corretto.

E per farlo, devi impostare il tuo processo digitalizzato senza partire erroneamente dal comprare un software a occhi chiusi, senza prima capire cosa devi cambiare esattamente nei tuoi processi.

Spero che questo breve articolo, ti possa dare una idea e una guida di come affrontare correttamente la nuova rivoluzione digitale che ti arriverà come un treno ad altissima velocità, dal 1 Gennaio 2019.

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.

P.S.

==>>>[ Il Webinar per rispondere alle tue domande sulla Fatturazione Elettronica, senza dover impazzire nel cercare le informazioni che ti servono e preparando il tuo cassetto degli attrezzi per digitalizzare i tuoi processi amminstrativi e contabili ]
La fatturazione elettronica non è un software.
Diffida da chi ti vende la fattura elettronica come se fosse un kilo di patate.
Questo perchè la fatturazione elettronica è una reingegnerizzazione in chiave digitale dei tuoi processi amministrativi e contabili.
Ad esempio, hai pensato come gestire il DDT ? E gli ordini ? E la filiera ?
Non puoi pensare di sostituire il PDF con il file XML della fattura elettronica, e hai risolto.
Non funziona così.
Altrimenti ti troverai a dover gestire una parte del processo in digitale e tutto il resto in cartaceo.
E facendo così, avresti processi ancora più lenti, insicuri ed inefficienti rispetto a come li hai oggi con il cartaceo e il PDF.
Quindi andresti a peggiorare la tua situazione.
Per questo motivo ho pensato ad un Webinar che presenterà alcuni casi studio e pratici per gestire correttamente la fattura elettronica senza commettere sanzioni ed errori che porteranno al blocco della tua azienda.
 Inoltre nel Webinar risponderemo alle domande dei partecipanti e verranno fornite anche indicazioni pratiche per reingegnerizzare e digitalizzare a norma di legge il processo di amministrazione contabile e fiscale rispetto alle novità e obblighi normativi che saranno introdotti al 1 Gennaio 2019, senza possibilità di ulteriori proroge.
Iscriviti  qui :
Che il Digitale sia Con Te
Nicola.

 

P.P.S. : Scopri il Nostro Servizio Di Fatturazione Elettronica B2B E-INVOICE7 che ha aiutato oltre 100 Aziende Top in Italia a Digitalizzare e Reigegnerizzare i loro processi amministrativi e contabili. 

La differenza enorme tra La Conservazione digitale offerta da AdE e Savino Solution
La differenza enorme tra La Conservazione digitale offerta da AdE e Savino Solution

 

 

 

2 commenti

  1. “….. Ecco, con la fatturazione elettronica questa cosa scompare. Perché il sistema gestionale, qualunque al mondo esso sia, sarà capace di prendere tutte le informazioni e i dati dalla fattura e portartele dove vuoi tu all’interno del tuo processo aziendale”

    E’ una frase fatta molto diffusa, ma la realtà è che (forse) solo i software per commercialisti in contabilità semplificata potranno tentare l’importazione automatica degli .xml.
    Le aziende in contabilità ordinaria è meglio che non ci provino:

    1 • L’importazione automatica da file .xml può generare solo una contropartita Merce riepilogativa.
    L’eventuale suddivisione in più contropartite (separando differenti tipologie di Merci e/o servizi, contributo Conai, etc.) richiede giocoforza intervento umano (manuale).

    2 • Analogamente, l’importazione da file .xml può generare solo una contropartita relativa a spese accessorie. Non è possibile separare contabilmente spese di trasporto, bolli, banca, imballaggio etc.

    3 • E’ problematica l’importazione automatica dei Codici IVA, con particolare riferimento alle Aliquote IVA = 0: non esiste una precisa identificazione di tali Codici all’interno delle FT xml. Difficoltà anche con Aliquote standard: ad ex. il 22% potrebbe essere importato come 22P (split payment) o altro, invece che 22 ordinario.

    4 • Le Fatture Acquisto estere andranno comunque inserite manualmente.

    Non va meglio sul fronte “Documenti”: teoricamente è possibile leggere una FT xml ricevuta e importarla nei gestionali come “Bolla di Carico” o altro.
    Ma nella realtà gli operatori dovrebbero sincronizzare le loro Anagrafiche Articoli con quelle dei Fornitori che spediscono gli .XML (e spesso sono più di uno per lo stesso prodotto). Un lavoro che solo un’azienda su 100 (forse) potrebbe trovare più conveniente rispetto al vecchio caro inserimento manuale.

    In definitiva, le fatture XML sono vantaggiose per il Fisco, non per le aziende che non vedranno vantaggi rispetto al vecchio PDF.

  2. Carissimo. Quello che dice è certamente ovvio, ma le faccio una domanda : non crede che avere una parte del lavoro svolto , sia molto vantaggioso ?. Inoltre i vantaggi della fatturazione elettronica sono così evidenti, che è impossibile dire il contrario. Si legga molti miei articoli sulla FE e vedrà che se penso al processo e quindi all’intera filiera in digitale, partendo dall’ordine, vedrà che troverà diversi vantaggi. Pensi anche ad un altra cosa : come fa oggi a gestire gli ordini con i DDT e con le fatture ? Probabilmente tutto carteceamente. Ecco ora ripensi a questi documenti, legati tutti da un processo digitale e da un documentale.:)

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.