Fattura Elettronica: cosa cambia e come si fa. Guida pratica e completa

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La Fattura Elettronica non la “compri” con un software o aggiornando quello che hai e te lo dimostro con un provvedimento di legge

 

Caro Apprendista Digitalizzatore

Che tu sia un imprenditore, l’amministratore delegato di un’azienda o un fornitore di tecnologie gestionali, benvenuto.

Oggi ti aiuterò a fare chiarezza su cosa sia realmente la Fattura Elettronica, portandoti oltre a quanto ti hanno sempre fatto (erroneamente) credere.

E lo farò attraverso la guida pratica più completa mai vista nel web, sono pronto a scommettere contanti. Ora e subito, senza presunzione alcuna.

E non mi limiterò a fornirti delle linee guida basate su esperienze personali o – peggio ancora – opinioni.

Infatti, nel guidarti all’interno del labirinto di questa normativa – destinata a cambiare la quotidianità di tutte le imprese italiane – seguirò un “filo d’Arianna” basato su Provvedimenti di legge.

In particolare, scoprirai perché – secondo la Legge –  NON sarà sufficiente adottare un programma per produrre dei file “xml” da mandare all’Agenzia delle Entrate, né sarà sufficiente modificare il tuo gestionale a questo scopo.

“Ingegner Savino, ma in che senso? In realtà se io invio l’XML all’Agenzia delle Entrate sono a posto”

Sì, è tutto vero. Ma solo in parte.

Perché se, ad esempio, prendiamo il provvedimento del 30 Aprile 2018, scopriamo come il suo contenuto parli prevalentemente di Processi e non di tecnologie informatiche legate all’emissione delle Fatture Elettroniche o delle caratteristiche necessarie al software di fatturazione.

Ecco perché, se vuoi essere veramente in regola con la scadenza del 1 Gennaio, devi pensare al processo.

Adesso ti spiego tutto.

Ma prima di entrare in profondità nella questione, lascia prima che ti spieghi perché, con questo approccio normativo, puoi fare un bel sospiro di sollievo!

Con questo provvedimento sulla Fattura Elettronica il processo Si Semplifica, in barba a quanto ti hanno sempre fatto credere i pettegolezzi del web

Se hai voglia e tempo di guardare tu stesso la Circolare 8/E – e relativo provvedimento – puoi trovare al suo interno 3 punti fondamentali.

Se non hai tempo di leggerti documenti normativi e circolari noiosissime, non preoccuparti. Ti faccio io una sintesi, sono qui per questo.

  1. Non esiste più la decorrenza dei termini, questo significa avere un processo più snello e veloce
  2. Non esiste più la notifica di esito, che significa “avere una cosa in meno da gestire”
  3. Quindi non esiste più la notifica di accettazione/rifiuto, ovvero “una cosa in meno da controllare”

Anche se non sei un ingegnere informatico, puoi dedurre tu stesso – attraverso questo semplice diagramma – quanto sia semplificato il processo:

Niente male eh? Talmente semplice da sprizzare “buon senso” da tutti i pori. 

Ti confesso che quando ho visto gli effetti di questo provvedimento sul flusso di processo mi sono quasi commosso e ho iniziato a tirarmi pizzicotti da solo, perché non mi pare vero che – per una volta tanto – in Italia si sia fatto qualcosa di così semplice.

Niente più “imboscate” alle casse della tua azienda

Qual’è il primo effetto di questa novità, schematizzata nei tre punti che hai visto prima?

Hai 15 secondi per darmi la risposta esatta e vincere una vacanza per due ad Amalfi.

Non hai indovinato? Vabbè, sarà per la prossima volta 🙂

Ma ti aiuto io perché è un passaggio importante.

Il primo effetto è che tra mittente e destinatario dovrà per forza esserci un contratto o un accordo pre-esistente.

Viene quindi meno il rischio che tanto allarmismo ti aveva procurato nei mesi scorsi.

Cioè, quello di vedersi recapitare nel ciclo passivo una fattura errata (emessa in buona fede o meno).

Secondo le voci della prima ora, se un’azienda ti avesse inviato una Fattura sbagliata (o inventata di sana pianta), tu – o la tua amministrazione – avresti dovuto prima metterla in stato “rifiutata”.

Poi avresti dovuto contattare la controparte per cancellartela immediatamente, o per emetterti una nota di credito.

Capirai, nel paese dello stivale popolato dai furbetti, questa situazione avrebbe generato senz’altro delle autentiche imboscate nel tuo canale digitale riservato al ciclo passivo delle tue fatture in entrata.

Un pericolo che, fortunatamente, è stato eliminato grazie a questo provvedimento, rendendo le cose molto più facili e sicure.

Ma come fa, allora, il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia Entrate a sapere se una fattura è corretta o no?

 

Anche qui ci viene incontro il provvedimento, al paragrafo 2.4

2.4 Il SdI, per ogni file della fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti, effettua successivi controlli del file stesso. In caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata – entro 5 giorni – una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura elettronica o le fatture del lotto di cui al file scartato dal SdI si considerano non emesse.

Quindi, è la Piattaforma di Interscambio a definire – in base ai suoi controlli basati su algoritmi intelligenti – se la Fattura è corretta o no.

Se non lo è, la Fattura risulta come NON emessa.

E qui emerge il primo elemento da considerare, per comprendere come la Fattura Elettronica sia un Processo e non un software.

Prendi quei 5 giorni che la piattaforma “si prende” per restituirti l’esito della Fattura: non avrai mica intenzione di aspettare e controllare a mano che la fattura sia stata accettata dal SDI ? Che fai, ti metti a controllare la PEC e ti leggi tutte le notifiche ?

Perché se vuoi fare così, allora la fatturazione elettronica sarà una rottura di maroni e avrai processi inefficaci ed inefficienti oltre che lenti.

E la Digitalizzazione non è questa.

Lo dimostra proprio il modo in cui persino il legislatore ti stimola a ripensare e reingegnerizzare ii tuoi processi amministrativi e contabili in chiave digitale, facendo in modo di avere processi e strumenti software in grado di darti quelle informazioni in automatico.

 

E se il destinatario NON riceve la Fattura? Ci pensa sempre il nostro amico provvedimento

Esatto, anche questo passaggio mi ha toccato nel profondo dell’anima.

In pratica, se la Fattura viene inviata ad un destinatario che non può riceverla (per aver dato male i suoi dati, o per problemi tecnici o anche solo perché la PEC del destinatario è piena) il Sistema di Interscambio “appoggia” la fattura nella sua area riservata nel portale di Agenzia delle Entrate.

Una vera premura contro ogni possibile problema!

Un bel salto in avanti nella procedura, rispetto agli inizi. Quando si pensava che tutti questi controlli fossero sotto la diretta responsabilità del mittente.

Ma la riflessione è d’obbligo:. se la piattaforma di Interscambio è così Automatizzata, come un casello ad elevata automazione, perché la tua impresa NON dovrebbe essere automatica?

Se Agenzia delle Entrate ha deciso di raggiungere questo livello di sofisticazione, perché tu dovresti ostinarti a non vedere la Fattura Elettronica come un processo?

Grazie al quale – ad esempio – le tue dipendenti non perderanno tempo nel compilare i dati di fattura a mano, ma beneficeranno di una compilazione automatica o di uno scambio dati in tempo reale con la tua anagrafica!

Il provvedimento apre alla Fatturazione B2C, per abbattere del 74% le tue eccezioni di processo

Il terzo punto importante, toccato dal provvedimento, è quello relativo alla possibilità di emettere fattura anche verso privati!

Vediamo velocemente come, tramite un estratto del provvedimento stesso:

c) inserendo solo il codice convenzionale “0000000” nel caso in cui il soggetto cessionario/committente sia un consumatore finale e, nella sezione delle informazioni anagrafiche del file della fattura elettronica, non siano stati compilati i campi “IdFiscaleIVA” e sia stato compilato solo il campo “CodiceFiscale” del cessionario/committente. In tal caso, il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente mettendola a disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, oltre che rendere disponibile al cedente/prestatore – nella sua area riservata – un duplicato informatico di cui alla lettera a). Comunque, il cedente/prestatore consegna direttamente al cliente consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a sua disposizione dal SdI nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate;

E’ tutto vero.

Proprio con l’intento di ridurre al minimo le differenti casistiche ed eccezioni, potrai emettere fatture anche a un cliente privato.

In questo modo, avrai ancora meno faccende da controllare e meno eccezioni, qualora il tuo business ti porti a fatturare di frequente ai privati.

Avrai un unico processo di Fatturazione per tutti, e per di più lo avrai in modo del tutto legale!

Dovrai solo definire, prima di iniziare, i due distinti flussi di processo per queste due tipologie di clienti dopo l’acquisto.

Tradotto ancora più semplicemente: definisci le regole di processo all’inizio e poi non ci pensi più, come si fa con le e-mail di outlook!

Non è più complicato di così.

Ma come fa un privato B2C a ricevere fatture elettroniche?

Già solo questo passaggio è molto poco trattato sul web, ed è grave perché i casi in cui è prevista l’applicazione della Fattura Elettronica a privati non sono pochi.

Il cedente/prestatore emette e trasmette al SdI la fattura elettronica con il codice fiscale del destinatario ed il codice destinatario valorizzato con 7 zeri. Il SdI mette a disposizione la e-fattura al consumatore finale nella sua area autenticata del portale web «Fatture e Corrispettivi» dell’Agenzia delle Entrate.

Il cedente/prestatore mette a disposizione una copia della fattura elettronica in formato analogico (cartacea) o digitale (anche il pdf) al consumatore finale.

Quindi, anche la persona “scarsamente tecnologica” non avrà problemi, si avranno tutte le fatture nella propria area personale Web dell’AdE.

Inoltre si potranno attivare nuove funzionalità digitali verso il cittadino.

Come, ad esempio, un referto on-line con contestuale copia della fattura in PDF.

La questione delle firme digitali

 

Questo provvedimento ti toglie un’altra bella scusa per odiare la Fattura Elettronica.

Ecco un elemento che esplicita in modo chiaro una considerazione fatta anni fa.

La firma digitale non serve, perché il processo descritto nel provvedimento genera automaticamente una stringa (HAS in SHA256 per gli amanti delle cose tecniche incomprensibili), che garantisce l’immodificabilità e l’integrità del documento.

Quindi ecco un’altra semplificazione portata da questo adorabile provvedimento.

Un altro punto di semplificazione è quello della data.

La data della Fattura, infatti, corrisponderà a quella inserita nel “campo Data” del documento digitale. E non corrisponderà, quindi, alla data di produzione del file xml come si temeva.

Cosa che avrebbe generato delle complicazioni, perché avrebbe obbligato tutti noi a ricordare esattamente quando produrre il file XML, per non datare la Fattura in modo diverso da quanto pattuito con il cliente.

“E le note di credito/debito? Come diamine si gestiscono? Sarà sicuramente un enorme pasticcio”

 

No, caro apprendista digitalizzatore.

Il punto 6 del provvedimento semplifica – o meglio, rende più chiaro – anche questo punto.

Basta semplicemente gestire internamente la variazione contabile, regolarizzando così la parte fiscale ed amministrativa documentale.

Ma attenzione; diventa quindi – ancora una volta – fondamentale automatizzare i processi di fatturazione elettronica.

Cercando, il più possibile, di gestire le differenze documentali rispetto alle attività contabili.

Viene anche indicato il motivo di gestione dell’autofattura che sostituisce integralmente l’obbligo di presentazione in formato analogico del documento all’ufficio dell’agenzia delle entrate.

E come diamine ci regoliamo con l’estero?

Leggiamo l’ultimo punto della nostra analisi del provvedimento per scoprirlo una volta per tutte:

9.1 Con riferimento alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, gli operatori IVA residenti trasmettono le seguenti informazioni secondo il tracciato e le regole di compilazione previste dalle specifiche tecniche allegate al presente provvedimento: i dati identificativi del cedente/prestatore, i dati identificativi del cessionario/committente, la data del documento comprovante l’operazione, la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione), il numero del documento, la base imponibile, l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.
9.2 La comunicazione di cui al precedente punto 9.1 è facoltativa per tutte le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le regole stabilite nei punti precedenti.
9.3 La trasmissione telematica è effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Per data di ricezione si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’IVA.
9.4 Per le sole fatture emesse, le comunicazioni di cui al punto 9.1 possono essere eseguite trasmettendo al sistema dell’Agenzia delle entrate l’intera fattura emessa, in un file nel formato stabilito al punto 1.3 e compilando solo il campo “CodiceDestinatario” con un codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche allegate al presente provvedimento.

La morale è….i programmini per l’XML non ti salvano dalle multe, se non metti a norma i tuoi processi in chiave digitale

 

Come vedi, in questa anteprima che ti ho proposto, ci sono moltissimi punti che sono spiegati in modo – finalmente – più chiaro.

Soprattutto perché Agenzia delle Entrate, per una volta tanto, ha cercato di rendere alcuni ambiti del processo di Interscambio molto più automatizzati.

Per far lavorare meno te e i tuoi collaboratori, evitando loro decine di transazioni manuali e di controlli a vista.

Però tutto questo presuppone una presa di coscienza importante da parte tua; e cioè che anche tu vada a disegnare le tue procedure, in ottica Fatturazione Elettronica, in modo da “abbracciare” gli automatismi di Agenzia delle Entrate, semplificando il lavoro della tua impresa rispetto a quelle che parevano essere le premesse iniziali di questa novità rivoluzionaria per i nostri processi di Fatturazione.

Un processo è per sempre, un programmino no…

 

Qual’è, quindi, la morale di questa lettura?

La morale è che in questa normativa sulla Fatturazione Elettronica, resa più nitida da questo provvedimento, c’è davvero del buono da cogliere per rendere le nostre aziende più snelle e per fare un passo avanti notevole verso una contabilità digitale, di cui la Fattura Elettronica deve essere solo il primo passo.

Tutto sta nel calibrare i processi e gli automatismi in modo corretto, una volta sola.

Solo successivamente devi pensare agli strumenti “tangibili”- software o integrazioni al tuo gestionale – per emettere fisicamente il file XML.

 

Ricordandoti che il processo automatico, una volta impostato, durerà per sempre e andrà casomai ritoccato negli anni.

Il software che genera l’XML no, visto che – lo sai meglio di me – i programmi diventano obsoleti, invecchiano, ne escono di migliori, ecc.

Ma se il processo che “gira sotto” la tua impresa è calibrato bene, potrai sbizzarrirti nel cambiare tutti i software che vuoi.

I flussi di Fatturazione non rallenteranno mai e non riceverai neppure una minima sanzione, lasciandoti alle spalle le fastidiose cartelle esattoriali che – di tanto in tanto – gli enti di controllo ti mandavano a titolo cautelativo, in base a proiezioni, stime, arrotondamenti, ecc.

“Da che parte inizio per impostare il MIO processo di Fatturazione Elettronica?”

 

Hai due strade egualmente perseguibili ed egualmente efficaci.

La prima:

Scarichi il mio Vademecum sulla Fatturazione Elettronica, scritto e modificato a seguito della pubblicazione del provvedimento che ho appena analizzato per te.

 

Al suo interno, troverai un approfondimento che entra molto più in profondità nella materia tecnico/giuridica.

 

Ma se hai al tempo stesso buone competenze tecnologiche e normative – o riesci a metterle insieme sfruttando le conoscenze di più persone all’interno del tuo staff – puoi davvero seguire questa guida passo passo e ritenerti già schierato sulla griglia di partenza del 1° Gennaio.

 

Puoi scaricare il Vademecum cliccando qui ——> Guida pratica sulla Fatturazione Elettronica

Oppure…

Puoi prendere la scorciatoia che passa attraverso uno dei miei corsi privati, aperti solo a 20 imprenditori alla volta, che ricevono una consulenza privata e 8 ore di simulazioni pratiche, basate sulla propria specifica realtà aziendale, lasciando a me tutto il lavoro “sporco”

 

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Che il Digitale sia con Te!

P.S.

Se non facessi il mestiere che faccio, e fossi al posto tuo, non aspetterei niente di meglio di una bella giornata rilassante in qualche posto magnifico, in una città vicina, per assistere ad un evento dove un affermato “opinion leader” della digitalizzazione fa il lavoro al posto mio.

Spiegandomi come superare questa novità della Fattura Elettronica indenne, senza che il mio staff tenti un golpe al 2 di Gennaio, preso dalla depressione per il “caos” che questa novità può portare nella quotidianità del tuo ufficio, se non viene presa per il verso giusto.

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Un momento storico per la tua impresa, verso ulteriori passi avanti nella tecnologia del controllo fiscale e del controllo di gestione che saranno i prossimi “standard” per tutte le imprese nel mondo e di cui la Fattura Elettronica rappresenta, nella sua essenza, il primo passo.

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Ci vediamo in aula!

Nicola


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12 commenti

  1. “Questa è una grandissima rivoluzione: vuol dire che si potrà emettere una fattura elettronica anche ad un soggetto passivo esonerato dall’obbligo della fatturazione elettronica, mettendo come codice destinatario sette zeri e indirizzo PEC vuoto.”

    Accidenti che fragorosa innovazione…

    Arriva presso un negozio di articoli per disabili un ottantenne in carrozzina per comprare un nuovo ausilio di mobilità ed io grazie a questa grande tecnologia gli invio la fattura per il tramite l’agenzia delle entrate, invece che consegnarla direttamente de visu. Il problema è che il mio cliente non sa usare internet, non conosce il significato di fattura elettronica, non è in grado di accedere al portale ed in più vorrebbe portare al CAF il documento contabile per poterlo scaricare dalla dichiarazione dei redditi.

    Ho capito questa stratosferica tecnologia prospetta la morte dell’ottantenne entro e non oltre il 31/12/2018 così il problema è risolto.

    Capisco che dobbiamo vendere software e servizi ma da qui a sopravvalutare un ulteriore aggravio alle aziende ed alle persone c’è ne passa!

  2. Carissimo Gino,

    in realtà si potrà tranquillamente consegnare la copia cartacea e quindi analogica al signore di 80 anni. Quindi non cambia questo aspetto per i cittadini 🙂

  3. sono perplesso:

    dovrò inseguire il cliente per avvisarlo che ha una fattura se questi non “si svuota la sua pec”, magari lo vedo 1 volta nella vita…., intanto faccio uscire i clienti con i prodotti ma senza niente in mano dicendogli di andarsi a vedere (tra qualche giorno) la sua area riservata ……. tradotto dovrò consegnare sempre la copia cartacea E fare l’invio

    Poi non capisco nel caso di non residente cosa fare, oltre a fare l’invio standard “compilando solo il campo “CodiceDestinatario” con un codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche allegate al presente provvedimento” nello stesso allegato all’appendice 5 si fa riferimento ad un tracciato specifico. Dovrò fare 2 invii, 2 letture di ricevute etc per la stessa fattura ? Per assurdo mi vien da dire “fortuna che sono pochi casi all’anno”.

    Evviva la semplificazione!

  4. Ottimo articolo, ne ho letti alcuni, ma questo veramente curato. grazie
    n.b. ovviamente dovrò rileggerlo perché richiede “applicazione” e “concentrazione”

  5. Caro Gilberto,

    in realtà se usa un sistema evoluto come E-INVOICE7 non dovrà pensare più alla PEC o a stampare la copia per il cliente, in quanto tutto il processo diventa completamente digitale. Inoltre per quanto riguarda il CodiceDestinatario, basterà seguire quanto indicato nella mia guida, per capire che non dovrà fare assolutamente 2 invii:)

  6. Una domanda: per l’invio della fattura elettronica è possibile utilizzare una pec diversa rispetto a quella comunicata in camera di commercio? Ovvero posso creare una pec dedicata solo alla fatturazione elettronica?
    Grazie. Complimenti per l’articolo

  7. Ringrazio intanto per le utili informazioni sempre disponibili sul blog. Mi rimane un quesito (forse più tecnico): nel caso di un azienda che affitta un ramo di azienda sul territorio (con software gestionale diverso -AS400) quale è la soluzione per gestire al meglio ciclo attivo e passivo con lo SDI ? Uscendo con la stessa partita iva immagino che il codice identificativo SDI sia univoco, per quanto riguarda il ciclo passivo come posso quindi discriminare a quale azienda è riferita la fattura visto che i fornitori possono essere anche comuni ? Sono obbligato a fare valorizzare un campo nel file xml di scambio ? Grazie.

  8. Ciao Luca.
    In realtà dovresti verificare che la piattaforma a cui ti appoggerai per la parte di invio e ricezione supporta questa discriminazione che dici tu con un solo codice destinatario. Ma secondo me, anche se lo avesse , non sarebbe il miglior modo di operare. Io farei così : creerei un codice univoco per ogni aziende e referenzierei nell’unica piattaforma i vari codici abbinati alle varie Partite IVA. Poi farei in modo che dalla stessa piattaforma, senza fare login e logout per ogni azienda, io potrò selenzionarie le varie aziende e quindi vedere le varie fatture passive. Se vuoi ne possiamo parlare, la nostra soluzione è già pronta a questo. Scrivici che non costa nulla parlarne:). Nicola.

  9. Si. Anzi devi creare una PEC dedicata, altrimenti in quella stessa PEC ci troverai dentro di tutto. Io consiglio il codice e una piattaforma che sia collegata allo SDI direttamente, ma se proprio non puoi, allora tutta la vita PEC dedicata.

  10. Buonasera,
    il nostro gestionale produce fatture e note di credito su registri di numerazione diversi e quindi per esempio la fattura n.1 può essere presente due volte: questa cosa è consentita nella fatturazione elettronica? In altre parole l’univocità del numero fattura riguarda solo numero e data o comprende anche il tipo documento?
    Grazie

  11. Salve
    è consentita perché il Sistema di Interscambio non controlla la gestione dei numeri interni delle fatture e dei documenti , ma soltanto il nome del file e la progressione univoca. Però tenga conto che sarà comunque necessario avere una gestione contabile ordinata, come si è sempre fatto d’altronde:)

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