Sommersi dalla carta o dai processi basati ancora sulla carta ?

Perché se stampi la fattura elettronica hai ragione e perché la stai gestendo nel modo più errato possibile.

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Fatturazione Elettronica : come affrontare l’obbligo.

Ciao. Ti do subito una info al volo. Hai due modi per “ascoltare” quello che volevo direi in questo post.

Il primo è sentendo l’audio del mio Podcast che trovi in fondo a questo articolo.

Il secondo è leggerti questo articolo per intero.

Io , farei entrambe le cose, perchè sentirmi quasi bestemmiare nel Podacast, dopo aver letto l’articolo, sarà ancora più incisivo…a parte gli scherzi. Nell’audio aggiungo degli elementi che non trovi nell’articolo. Buona lettura.

La fatturazione elettronica, come tutte le innovazioni di processo, rappresenta in primis un cambiamento culturale non di poco conto per qualunque dimensione aziendale. Verificando gli ultimi dati e incrociando anche la nostra esperienza, devo dire che il livello di adozione della fatturazione elettronica in Italia per il B2B non è di poco conto, anzi considerando la mancanza di un obbligo normativo, i numeri sono comunque soddisfacenti.

È chiaro che l’obbligo normativo che avremo dal 1 gennaio 2019 si rende necessario, perché in questo paese l’innovazione purtroppo viene sempre legata ad una novità normativa, vedi la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, quando in realtà dovrebbe essere il contrario.

Il problema è che il legislatore ed una parte di mercato, comunicano in modo errato sul che cosa è la fatturazione elettronica, perché non è semplicemente un file XML da inviare allo SDI e non è solo uno strumento di controllo dello Stato, ma soprattutto uno strumento di digitalizzazione di un processo documentale che viene usato in altri paesi europei. Basti pensare come con la fatturazione elettronica si eliminerebbero quegli enormi adempimenti come lo spesometro le comunicazioni Iva all’Agenzia Delle Entrate per non parlare degli enormi vantaggi in termini di compliance normativa e di processo.

Ma il punto come sempre è un altro.

Fatturazione Elettronica PA e B2B : come evitare gli errori clamorosi che ti porteranno a fallire.

Partiamo dal titolo di questo post, frutto di esperienze con diverse pubbliche amministrazioni e diverse aziende.

Quando entro all’interno di un’azienda che ha già affrontato la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, riscontro almeno due problemi:

  1. Soltanto la parte di invio verso il sistema di interscambio è digitalizzata, tutto il resto è ancora basato su carta e quindi paradossalmente le risorse interne alle aziende e alle pubbliche amministrazioni sono obbligate a dover stampare il file XML perché tutto il resto vive ancora su carta.
  2. Quando invece c’è la volontà anche di non stampare il file XML, c’è una disorganizzazione in termini di tempo e di mancanza di efficientamento del processo contabile, in un modo terribile: cioè poichè tutto il resto dei processi attinenti alla fatturazione elettronica è ancora su carta o non è correttamente reigegnerizzato, accade che le risorse perdono più tempo perché devono recuperare il file XML da una parte del processo su una determinata piattaforma e andarlo poi a gestire in maniera disomogenea e disorganizzata su altri sistemi informativi contabili-amministrativi.

Paradossalmente, tra i due problemi, il male minore probabilmente è quello di stampare.

Ed è quello che io consiglio quando trovo situazioni di questo tipo: stampate.

Immagina quanto è difficile per me dire di dover stampare un file elettronico che nasce correttamente in formato digitale e dovrebbe essere processato in formato digitale e che invece in questi casi è assolutamente consigliabile doverlo stampare.

Immagina anche che questo maledetto file, in realtà non dovrebbe essere visto  semplicemente come un documento: ci frega in questo caso il concetto di documento informatico, perché se pensassimo al documento informatico così come è stato definito dal regolamento Eidas e recepito già con il decreto legislativo 179/2016 e riconfermato dal Nuovo CAD Dlgs 217/2017, capiremmo che il documento informatico è un processo o meglio è l’informazione che descrive il risultato di quel processo e non un banalissimo file.

Non devi guardare a quel maledetto file, ma al processo che produce quel maledetto file XML.

Fatturazione Elettronica : come si dovrebbe fare in modo corretto e quali sono i veri vantaggi.

E allora quando approcciamo anzi abbiamo già approcciato la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, per ora l’abbiamo fatto nella maniera più disastrosa possibile, perché abbiamo pensato che la soluzione era comprare un software che facesse l’invio all’Agenzia Delle Entrate del file, senza pensare a tutti i processi che sono vicini alla fattura elettronica e quindi quelli che sono attinenti al contesto amministrativo contabile.

Pensaci bene : c’è un Ordine, un DDT, un contratto, documenti allegati, etc..

Come li stai gestendo questi documenti nel tuo processo di fatturazione elettronica ? 

Non li stai gestendo secondo me.

Allora diventa chiarissimo che se queste sono le basi, la fatturazione elettronica non sarà mai quell’enorme vantaggio che in realtà rappresenta.

Anche perché c’è anche un altro problema: in realtà le aziende oggi vedono vantaggi soltanto per il nostro fisco, ma non è solo questo e non è neanche evitare di stampare le fatture su carta che comunque rappresenta già un primo vantaggio. Le vere opportunità e veri vantaggi sono quelle legate ad un efficientamento dei processi amministrativi e contabili e ad un maggiore controllo da parte delle risorse legate alla fatturazione elettronica. Ma per farlo bisogna stare attenti. In primis per evitare sanzioni ed errori nel prendersi carico in maniera superficiale di una reingegnerizzazione di un processo così delicato; in secondo luogo perché bisogna approfittare dell’obbligo per generare all’interno dell’azienda, automatismi e processi digitali che rendono l’azienda più competitiva e più rivolta a quello che non è più il futuro ma è già il nostro presente attuale. Avendo quindi processi più efficaci ed efficienti.

E soprattutto a norma, appunto per evitare sanzioni.

La fatturazione elettronica non può essere ridotta ad un costo per documento o per una licenza o l’acquisto di un software. Come dicevo prima è fondamentale sfruttare la fatturazione elettronica per revisionare in maniera decisiva i processi in chiave digitale, ed è sempre stato la nostra differenziazione.

Come Savino Solution abbiamo brevettato la soluzione E-INVOICE7, che permette non soltanto di soddisfare tutti i requisiti e tutte le fasi della fatturazione elettronica, ma permette soprattutto di reingegnerizzare il processo amministrativo e contabile. Per questo motivo noi non vendiamo licenze, non vendiamo un semplice prodotto, ma offriamo un servizio che è anche consulenziale accompagnato da una soluzione che viene sartorialmente customizzata sulle esigenze del singolo cliente.

Siamo stati i primi a parlare di dematerializzazione dei processi e non semplicemente dei documenti.

È sempre stata mia intenzione anche quando ho fondato Savino Solution, pensare alla digitalizzazione ed alla dematerializzazione dei processi. E l’ho reso pratico attraverso tutti i nostri prodotti e attraverso la consulenza che ci contraddistingue. Anche quando siamo diventati conservatori accreditati AGID, lo abbiamo fatto in maniera diversa puntando tutto sui processi, tant’è vero che il sistema di conservazione Conserva.Cloud certificato, è stato brevettato perché è l’unico in grado di rendere opponibile a terzi addirittura record, le informazioni e quindi i processi delle aziende di qualunque settore e non soltanto documenti.

Questa è l’unica lettura possibile per la fatturazione elettronica che andremo ad affrontare il 1 gennaio del 2019, altrimenti avremo il rischio di fare gli errori di sopra, dove si è costretti giustamente a stampare il file XML della fattura elettronica perché tutto il fascicolo e tutti gli altri processi attinenti alla fattura, sono su carta.

Se vuoi scoprire la nostra idea di fatturazione elettronica, leggi questa pagina.

Ora se ti va puoi sentire la Quindicesima Puntata del Podcast Digitalizzati A Norma.

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