Sanità Digitale

Cartella Clinica Elettronica: come si implementa questo strumento innovativo

in un’epoca in cui si registrano oltre 30.000 contenziosi tra pazienti e medici ogni anno, e i documenti sanitari sono l’unica ancora di salvezza per la Direzione Sanitaria?

In Italia, una delle “mutazioni sociali” più evidenti, riguarda il ricorso – sempre maggiore – alla Sanità Privata. Per una Clinica è sempre più facile saturare i posti letto. E affidarsi a strumenti come la Cartella Clinica Elettronica, ormai, è fondamentale per poter sostenere l’aumento della produttività e la velocizzazione dei processi di cui oggi una clinica ha bisogno. Purtroppo, ancora oggi, quando vengo chiamato in consulenza dalle strutture private, mi trovo davanti a situazioni davvero ricche di non conformità, che possono avere conseguenze gravissime per i vertici della struttura. Così gravi da poter avere ricadute anche penali, potenzialmente, in caso di contenziosi con il paziente.

Dettaglio non da poco, se consideriamo che nel 2018 (i dati più recenti sono ancora in fase di elaborazione), ci sono stati oltre 30.000 contenziosi legali medico-paziente.

Sai benissimo come, in questi casi, la completezza dei documenti sia fondamentale.

Se, in sede di contenzioso, la struttura porta una documentazione clinica non conforme, con parti mancanti o elaborate con
processi che non rispettano le norme del “codice digitale”, la direzione sanitaria verrà fatta a pezzi.

Lo sanno benissimo anche gli avvocati dei pazienti, ormai consapevoli di cosa vada controllato, sul piano della conformità.

Uno studio legale, oggi, sa perfettamente cosa controllare, molto prima di entrare nel merito di eventuali danni da “malasanità”.

Su eventuali errori clinici e casi di malasanità si può discutere, sugli errori procedurali e sulle non conformità invece no…

Gli errori di non conformità e incompletezza dei dati clinici saltano fuori subito, sono incontrovertibili e….fruttano bene per gli avvocati.

Nel 2018, mediamente, i legali dei pazienti che hanno intentato una causa, hanno ricevuto circa 2084 euro in media, a beneficio dei propri studi e dei loro assistiti. E a soli 4 mesi – di media – dall’inizio dell’azione legale.

Molti di questi esiti arrivano tramite formule di patteggiamento che le strutture accettano per non essere trascinate in procedimenti molto più lunghi, e dai risvolti decisamente più pesanti.

Quando, poi, la Cartella Clinica in questione è prodotta con sistemi Digitali, le percentuali di non conformità aumentano a dismisura

Per quale motivo?

Perché oggi, in Italia, non c’è una vera cultura sui requisiti di conformità che una Cartella Clinica digitalizzata (che sia elettronica o informatizzata, se non conosci le differenze te le spiegherò tra un attimo) deve avere.

Non è colpa del manager che la introduce in azienda e non è colpa della Direzione Sanitaria, che in qualche modo la valida.

Ma è, più che altro, effetto di un quadro normativo ancora acerbo, ma comunque esiste e impone regole (e sanzioni) scarsamente divulgate su canali tematici in grado di centralizzare le informazioni.

Per fortuna ora sei qui, nel canale informativo più “assortito” in Italia per ottenere tutte le informazioni che ti servono per digitalizzare i processi documentali, senza commettere errori e senza che la digitalizzazione diventi un incubo per te.

Quindi, se leggendo queste righe, ti fosse balenata in mente l’idea di dire “Ok, allora lascio perdere e continuo a lavorare con la carta”, non preoccuparti.

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Passo dopo passo, arriviamo a comprendere come ottenere una Cartella Clinica Digitale a Norma di Legge, partendo proprio dagli errori più comuni da evitare come fossero un iceberg in mezzo all’Atlantico

Con una Cartella Clinica Elettronica posso affidare alla tecnologia (e più precisamente alla sfera degli algoritmi) tutti i controlli sulla completezza della Cartella Clinica, diminuendo di oltre 80 punti su 100 il tempo per la verifica della conformità della Cartella che il Direttore Sanitario si appresta a firmare e archiviare dopo la chiusura.

Un altro 84% di risparmio temporale, nella produzione di una Cartella, deriva dalla accessibilità dei dati del paziente che sto collazionando al suo interno.

Laddove la carta limita la disponibilità e l’accesso delle informazioni a poche persone alla volta, mentre quando ho una Cartella Clinica in formato Digitale, può accedervi un numero illimitato di persone autorizzate (medici, infermieri, addetti alla distribuzione farmaci, amministrativi, direttori sanitari, ecc.) possono visualizzare quella Cartella, anche se sono fuori dalla struttura (volendo).

Io stesso ho gestito diversi progetti che hanno permesso ai medici di elaborare le cartelle cliniche anche mentre erano fuori dalla struttura, cooperando con gli infermieri a bordo letto, in totale sicurezza e legalità.

“Abbiamo attraversato un medioevo normativo. Questo ha rallentato le decisioni aziendali e gli investimenti. Fino a quanto abbiamo trovato le giuste competenze che ci hanno permesso di investire con fiducia sul digitale”

Andrea De Angelis – CEO Cliniche Mater Dei e Paideia (Roma)

 

Guarda il video qui sotto

Ma quali sono questi errori da evitare? Esistono 3 errori capitali che puntualmente riscontro nei progetti di digitalizzazione delle cliniche, o che sono commessi all’interno di  processi digitali già in produzione da tempo: eccoteli svelati

1) Confondere la Cartella Clinica Informatizzata e la Cartella Clinica Elettronica

 Confondere questi due modelli digitali, non è semplicemente una questione di nozioni.

Se  –  anzitutto – non sai distinguere, in modo chiaro, queste due forme di digitalizzazione della Cartella Clinica, rischi di fare ciò che quasi sempre riscontro quando inizio una consulenza.

Ovvero creare un pericolosissimo ibrido delle due, che può portare ad un solo esito; produrre Cartelle Cliniche e Dossier Sanitari del tutto inefficaci sul piano normativo.

Andiamo con ordine. Cos’è una Cartella Clinica Informatizzata?

Se ti limiti a trasportare la tua cartella clinica cartacea dai fogli ad un tablet, allora ottieni una Cartella Clinica Informatizzata.

La Cartella Clinica Informatizzata NON ti permette di gestire tutto il processo documentale in formato digitale, perché alla fine sarai tenuto a stamparla e a formare il tuo dossier sanitario in formato cartaceo.

Questo significa che ogni singola prescrizione, somministrazione, ogni variazione nella diagnosi, nell’anamnesi, ogni evoluzione del diario clinico, referto, consenso, ecc.  dovrà essere stampata, firmata e archiviata.

Rispetto a quello che fai ora, la Cartella Clinica Informatizzata permette solo di cambiare il supporto su cui scrivi i dati della cartella.

Il personale sanitario non userà più i moduli cartacei prestampati per compilare i dati da inserire in cartella, ma utilizzerà un tablet piuttosto che un PC, mentre tutta la parte di storicizzazione devi continuare a gestirla come hai sempre fatto, con vantaggi del tutto limitati.

Senza contare il fatto che il processo di firma e validazione di un documento, che nasce digitale e finisce in un archivio cartaceo, necessita di tutta una serie di passaggi “notarili” che fanno capo al Direttore Sanitario.

 

2) L’ uso NON consapevole delle firme elettroniche forti e delle firme elettroniche deboli

Questo errore è direttamente connesso con il primo che abbiamo visto un attimo fa.

L’ utilizzo sbagliato delle firme elettroniche forti e deboli, all’interno del processo, è una delle prime cause di non conformità che si riscontrano durante i contenziosi.

Si tratta di una lacuna talmente grave che spesso gli studi legali delle cliniche si trovano a doversi arrendere direttamente in fase di mediazione, patteggiando un risarcimento senza nemmeno passare per il tribunale.

Su questo tema, gli stessi consulenti di molte software house fanno una confusione enorme.

Non è loro compito, del resto, saper gestire queste distinzioni.

Spiegarti, nello spazio di un articolo, come e quando utilizzare queste tipologie di firme all’interno del tuo processo clinico, sarebbe un pò complicato.

Tuttavia, tra un attimo ti svelerò dove puoi trovare un concentrato di queste informazioni essenziali, scritte di mio pugno.

 

3)  Se vuoi una Cartella Clinica Elettronica, non puoi più stampare nulla

La Cartella Clinica Elettronica, contrariamente alla Cartella Informatizzata, è un processo documentale che ti permette di elaborare tutto il ciclo di cura del paziente SENZA stampare più nemmeno un foglio di carta.

Anzi.

DEVI necessariamente evitare di stampare fogli di carta.

Si tratta, infatti, di una modalità che prevede l’uso di firme digitali e procedure informatiche tali per le quali la stampa dei documenti – durante il percorso o alla fine – andrebbe a compromettere severamente l’ammissibilità della documentazione come prova, in caso di contenziosi o di indagini giudiziarie.

Questo è l’ errore FATALE più grave che commettono le cliniche nell’utilizzo dei sistemi di Cartella Clinica Elettronica, o quelle che progettano di farlo.

Pensano di elaborare tutto il processo in formato digitale, facendo anche uso delle firme digitali per evitare di stampare ogni singolo documento amministrativo o di follow up, e poi pensano di stampare tutto alla fine per archiviare il Dossier Sanitario in formato cartaceo.

Questo è un errore che devi assolutamente evitare, se vuoi rendere realmente a prova di  proiettile  la tua cartella.

SE VUOI SCOPRIRE TUTTI I DETTAGLI SULLA GESTIONE CONFORME DI UNA CARTELLA CLINICA INFORMATIZZATA E DELL’ USO CORRETTO DI FIRME DIGITALI FORTI E DEBOLI, SCARICA IL MIO MANUALE DI APPROFONDIMENTO “CLINICHE DA INCUBO”

Sei tra l’incudine ed il martello; ecco come uscirne, grazie alla prima regola che devi apprendere, prima ancora di affrontare insieme i tre tragici errori della maladigitalizzazione in sanità

Ti trovi, di fatto, tra l’incudine e il martello; vorresti aumentare la produttività della tua struttura, ma al tempo stesso temi di commettere passi falsi che possono aprire una voragine nel tuo “sistema aziendale”, mettendo la Direzione Sanitaria in condizione di passare più tempo in tribunale che in clinica.

I fornitori di software che hai interpellato, o che lavorano con te da anni, sono bravi e creativi nel risolverti il problema da un punto di vista applicativo. Io stesso ho avuto modo di vedere all’opera tante eccellenze italiane che sviluppano gestionali sanitari straordinari.

Ne ho conosciuti a decine, ho collaborato con loro, ho integrato i miei sistemi di controllo e conformità con i loro gestionali, li ho supportati nella messa a norma dei loro flussi e pattern applicativi e devo dire che in Italia siamo davvero tra i numeri 1 al mondo.

Tuttavia si tratta di aziende – molto grandi, o molto piccole – che hanno una cosa e una soltanto in testa; vendere licenze e ottenere un rientro di tutti gli investimenti fatti in ricerca e sviluppo.

La loro conoscenza delle normative, e la relativa attività di adeguamento dei loro software, si limita ad una cognizione di base perché per loro il problema della conformità è un elemento “collaterale”. Lo devono conoscere e studiare per poter vendere i loro prodotti.Ma è la vendita del prodotto il loro fine ultimo.

Non c’è niente di male in tutto questo, non commettono niente di poco etico nel relegare al “secondo posto” questo aspetto.

Del resto, per conoscere tutti i temi della conformità tra tecnologie applicative sanitarie e normative italiane, devi avere focalizzazione, esperienza e soprattutto vocazione.

Io, ed il mio team, abbiamo scelto questa faccia della medaglia e ci siamo specializzati nel fare solo questo.

Saper garantire la conformità dei processi documentali di una clinica e gestire un’azienda di software sanitari , sono due mestieri diversi.

Questa è la PRIMA cosa che devi considerare, quando stai per imbarcarti nell’avventura di digitalizzare una clinica.

O quando hai fatto già salpare la nave della trasformazione digitale, e stai cercando di capire se sei sulla rotta giusta o stai finendo con la prua contro un iceberg.

Anche se, concettualmente, le cliniche non hanno colpe nella diffusione dei tre errori capitali visti insieme, spetta a te impostare il progetto – o correggerlo – per fuggire dai pericoli che possono derivare da una gestione non conforme del processo digitale

Quanto hai appena letto può sembrare piuttosto contraddittorio, lo so.

Ma se fino a questo momento hai potuto contare sull’enorme alibi  dell’inconsapevolezza, e della scarsa conoscenza normativa di – praticamente –  tutte le software house (il cui mestiere, tuttavia, è quello di sviluppare e vendere software), dopo questo articolo nulla deve essere più come prima per te.

Adesso che sei venuto a conoscenza della gravità e dei rischi che derivano dai pericoli portati dai 3 errori capitali, devi assolutamente evitarli.

Il primo passo da fare è mettere in conto di dover creare un piccolo “pool” a supporto del tuo processo di digitalizzazione.

Un mini gruppo di esperti che lavorano sul tuo progetto di digitalizzazione, studiandolo preventivamente.

Scopri tutte le caratteristiche che deve avere un Pool di Digitalizzazione scaricando “Cliniche da Incubo”, il manuale GRATUITO che ha indicato la via a centinaia di cliniche private e gruppi ospedalieri privati in Italia

Voglio subito tranquillizzarti.

Non è il classico PDF di marketing autocelebrativo, ma è qualcosa di davvero diverso.

Anzitutto per le intenzioni con cui è stato scritto: aiutare le cliniche italiane a preservare la propria eccellenza.

Aiutarle ad evitare i tre tragici errori della maladigitalizzazione.

Il mio obiettivo – che puoi riscontrare facilmente nel manuale Cliniche da Incubo –  è dare il mio piccolo contributo ad abbassare il numero di contenziosi per non conformità.

E aiutare proprietà e direzioni delle cliniche private ad avere fiducia nella digitalizzazione, voglia di investirci sopra.

La sanità privata è l’ultimo baluardo dei servizi di cura in Italia.

Sarebbe irresponsabile, viste le competenze che ho, non dare loro un contributo per aiutarle ad evolvere con fiducia, liberandosi dalla paura che rischia di legarle ad un conformismo pericoloso.

E che può indurle a rimanere incatenate all’interno di schemi organizzativi simili a quelli del dopoguerra, ricalcando i drammatici passi falsi della Sanità pubblica di questi ultimi anni.

Secondariamente, Cliniche da Incubo è un manuale interamente gratuito, nonostante raccolga i frutti di anni e anni di ricerche e investimenti sullo studio delle Best Practice italiane ed europee e sull’analisi dei trend normativi e giurisprudenziali.

SAVINO SOLUTION S.R.L.

Piazza Flavio Gioia n°3 (SA)
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