Conservazione Sostitutiva : il luogo di conservazione dei documenti informatici

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conservazione dei documenti informatici
Circa il luogo di conservazione dei documenti informatici

Ridurre al minimo gli adempimenti in capo al contribuente. La Risoluzione n. 81/E del 25 settembre del 2015 semplifica la normativa relativa alla comunicazione del luogo di conservazione sostitutiva o in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari. Questo articolo è scritto insieme alla collega Rossella Ragosta , Digital Legal Consultant di Seen Solution Srl.

La maggiore valorizzazione desumibile dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno del 2014 e dalla Risoluzione n. 81/E del 25 settembre del 2015 (quest’ultima adottata dall’Agenzia delle Entrate successivamente all’interpello da parte di Tizio, titolare della Ditta individuale Alfa, relativamente all’interpretazione del dettato di cui all’art. 5 del DMEF del 17 giugno del 2014, proprio al fine di verificare se la  comunicazione del luogo di conservazione sia obbligatoria o meno ai fini fiscali) vale meglio a chiarire i confini applicativi dell’art. 5 del D.M.E.F. del 17 giugno del 2014, secondo cui “1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. 2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. 3. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali. (…)”.

La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno del 2014 nonché la risoluzione n. 81/E del 25 settembre del 2015, hanno chiarito definitivamente, infatti, che le comunicazioni AA7 e AA9 per le dichiarazioni di variazione dei dati, si fanno solo in caso di conservazione estere, ovvero quando i server che conservano i documenti sono situati in uno stato estero.

Tale chiarificazione, anche in virtù dell’obbligo connesso della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, consente la diffusione dei processi di conservazione digitale a norma dei documenti, anche, di natura fiscale.

In antitesi con quanto predisposto dall’art. 35 secondo comma lettera d) del DPR 633/72, secondo cui è necessario comunicare entro 30 giorni all’Agenzia delle Entrate le variazioni inerenti “il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dal presente decreto e da altre disposizioni” tramite Modello AA9/11 (imprese individuali e lavoratori autonomi) oppure Modello AA7/10 ( soggetti diversi dalle persone fisiche), il disposto dell’art. 5 del D.M.E.F. del 17 giugno del 2014, tanto più dalle previsioni normative ivi richiamate, specifica che la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari sia comunicata dal contribuente a mezzo della dichiarazione dei redditi relativa la periodo d’imposta di riferimento, imponendo, al successivo comma 2, che in caso di controlli i documenti informatici siano resi disponibili dalla sede del contribuente, ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d) del D.P.R. n. 633 del 1972.

Ciò è altresì rafforzato anche dalla interpretazione dell’Agenzia delle Entrate relativamente alla figura del conservatore, in quanto essendo il conservatore solo  soggetto-terzo e non anche depositario delle  scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione del luogo di conservazione.

Per tale ragione, ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, l’azienda deve predisporre la comunicazione alla Agenzia delle Entrate tramite la compilazione dei modelli di comunicazione AA7 (per i soggetti diversi dalle persone fisiche) e AA9 (per le imprese individuali ed i lavoratori autonomi), nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, solo e soltanto se risiedono all’estero.

Tutto chiaro ? Spero di si:)

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.

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