La gestione documentale e la conservazione digitale: una questione di processi nel pubblico…e nel privato???

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Oggi pubblico un Gest Post dell’amico e nuovo membro del fantastico team digitale di Seen Solution Srl , Alfonso Pisani sul rapporto tra la conservazione digitale e la gestione documentale.

Leggilo con molta attenzione, perchè esprime concetti fondamentali che ti fanno capire come e perchè è sempre più importante dematerializzare un processo che un documento.

Buona lettura 🙂

L’accelerazione della digitalizzazione dei procedimenti della pubblica amministrazione è un dato di fatto nelle intenzioni del legislatore. La triade delle regole tecniche sulla:

  1. gestione dei flussi documentali (definite spesso in maniera limitativa regole tecniche sul protocollo informatico)
  2. conservazione dei documenti informatici
  3. formazione dei documenti informatici

diventano il fattore abilitante per dare piena attuazione alla completa dematerializzazione dei flussi documentali e in particolare all’articolo 40 comma 1 del codice dell’amministrazione digitale che recita:

“Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71.”

L’art. 40, nella sostanza, è quello che avrebbe dovuto permettere l’abolizione della carta almeno dal punto di vista della produzione dei documenti amministrativi una volta approvate le regole tecniche.

E’ lecito chiedersi  cosa sia veramente cambiato con le nuove regole tecniche in particolare per la gestione documentale e per la conservazione considerando che queste erano, tutto sommato, già normate rispettivamente dal DPCM 31 ottobre 2000 e dalla deliberazione CNIPA 11/2004.

Andiamo per ordine.

Molto si è detto sulle nuove regole tecniche del protocollo informatico entrate in vigore ad ottobre 2015 e fondamentalmente ci si è frequentemente soffermati su due aspetti:

  1. la conservazione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico entro il giorno successivo a quello di riferimento
  2. la figura del responsabile della gestione documentale

pur essendo giustissimo focalizzarsi su questi argomenti si potrebbe obiettare che:

A)La conservazione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico sarebbe stata comunque diretta conseguenza dell’impossibilità di produrre documenti in formato cartaceo derivanti dalle regole tecniche sulla formazione del documento informatico e dal citato art. 40 del CAD. Inoltre l’articolo 7 comma 5 del DPCM 31 ottobre 2000 che recitava:

  1. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, deve essere riversato su supporti informatici non riscrivibili e deve essere conservato da soggetto diverso dal responsabile del servizio appositamente nominato da ciascuna amministrazione.

esprimeva già, in maniera perfino più restrittiva il requisito della rapida memorizzazione del registro (non oltre la giornata)

B)La figura del responsabile della gestione documentale era comunque già prevista nel DPR 445/00 e nel DPCM 31/10/2000.

Per ciò che concerne le regole tecniche sulla conservazione sicuramente sono spariti i riferimenti al termine “conservazione sostitutiva” ed alle memorie ottiche ed è stato molto più approfondito il ruolo del responsabile della conservazione.

L’aspetto che interessa puntualizzare, in questa sede, è come, con buona pace delle regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici, le regole tecniche sulla gestione documentale e sulla conservazione si focalizzino anzitutto sulla neutralità tecnologica e sulla gestione per processi.

Il processo è un concetto fondamentale per le realtà aziendali private ed esso si potrebbe definire, senza scomodare i testi ed i luminari della gestione aziendale, come una sequenza di azioni e punti di decisione mirati al conseguimento di determinati obiettivi. Caratteristiche salienti di un processo sono:

  1. La descrizione del processo (process description) con l’attribuzione delle responsabilità a livello globale ad un responsabile di processo (process owner) che sottindende un organigramma di uffici e/o soggetti responsabili delle singole azioni e decisioni
  2. La ripetibilità: a parità di input e di condizioni si deve riprodurre lo stesso output con la stessa sequenza di azioni
  3. La scomponibilità in sottoprocessi in caso di processi non atomici

In questa ottica la gestione documentale e la conservazione possono essere visti come due processi

  1. Descritti nei loro rispettivi manuali previsti dalla normativa
  2. Aventi i propri responsabili identificati nei responsabili della gestione documentale e della conservazione con gli organigrammi da questi coordinati per la gestione dei flussi documentali (es. Ufficio protocollo, uffici responsabili dei procedimenti, ufficio archivio, responsabili dei backup, del disaster recovery ecc.)
  3. Ripetibili e scomponibili in sottoprocessi (preparazione pacchetto di versamento, preparazione rapporto di versamento, controllo periodico dell’integrità dei documenti ecc.)

I due processi possono a loro volta essere visti come sottoprocessi di un processo di gestione informatizzata dei procedimenti.

Nella dimensione temporale i due processi possono essere visti come consecutivi in quanto la fine del procedimento amministrativo coincide con la fase di archiviazione di deposito dei documenti ed il conseguente passaggio di responsabilità della documentazione dal responsabile della gestione documentale al responsabile della conservazione. Questo passaggio di consegne che rappresenta anche il punto di transito da un processo all’altro può essere esemplificato nella figura seguente:

Flusso sistema e processo di conservazione digitale.
Flusso sistema e processo di conservazione digitale.

Da quanto emerso è evidente come le regole tecniche sulla gestione documentale e sulla conservazione siano due processi strettamente correlati ed interdipendenti fin dalla loro formulazione normativa e probabilmente già concepiti in questo modo dal legislatore. A titolo di puro esempio basti riflettere su come il sistema di gestione documentale sia, di fatto, anche un sistema di conservazione fino alla fine dei procedimenti amministrativi dopodichè, dopo il versamento in conservazione, i documenti in teoria dovrebbero essere rimossi da esso per il principio di non eccedenza nel trattamento dei dati con l’eventuale permanenza del rapporto di versamento che garantisce il responsabile della gestione documentale dell’avvenuto passaggio di responsabilità.

Il problema è che le regole tecniche sulla conservazione sono obbligatorie non solo per la pubblica amministrazione, ma anche per i privati nel caso di documenti fiscali a norma del DMEF 17 giugno 2014.

In pratica di due processi interdipendenti se ne è, probabilmente, tirato dentro solo uno nel mondo del privato, per cui è lecito porsi domande su come conservare il rapporto di versamento come già evidenziato da questo articolo  o su come conservare i documenti fiscali prima di averli versati al conservatore in outsourcing considerando i termini di legge entro i quali il versamento deve avvenire.

Su questo ricordiamo che l’articolo 2 comma 1 del DMEF 17 giugno 2014 recita:

  1. Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione,
    la conservazione,  la  copia,  la  duplicazione,  la   riproduzione,
    l’esibizione,  la  validazione  temporale  e  la  sottoscrizione  dei
    documenti informatici, avvengono nel rispetto delle  regole  tecniche
    adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo  2005,
    n. 82, e dell’art. 21, comma 3,  del  decreto  del  Presidente  della
    Repubblica 26 ottobre  1972,  n.  633,  in  materia  di  fatturazione
    elettronica.

A questo punto, poichè si parla non solo di conservazione, ma anche di gestione del documento informatico che deve essere fatta a norma delle regole tecniche derivanti dal CAD è forse lecito pensare che implicitamente e nella dovuta maniera le regole tecniche sulle gestione documentale sono estese anche ai privati almeno per i documenti fiscali?

In tutto questo si aggiunge anche la fatturazione elettronica B2B che si presuppone ricalcherà la stessa normativa di quella verso le PA.

In parole povere se si inquadrano le regole tecniche in una visione per processi appare evidente lo loro forte interrelazione e la necessità di un ripensamento dell’ambito di applicabilità delle stesse.

 

7 comments

  1. Buongiorno. Ho molto apprezzato la Sua chiarezza espositiva e la Sua competenza. In virtù di ciò, cortesemente, chiedo un approfondimento riguardo alla Sua affermazione qui di seguito riportata: “poichè si parla non solo di conservazione, ma anche di gestione del documento informatico che deve essere fatta a norma delle regole tecniche derivanti dal CAD è forse lecito pensare che implicitamente e nella dovuta maniera le regole tecniche sulle gestione documentale sono estese anche ai privati almeno per i documenti fiscali?”
    Ciò in quanto, essendo il Responsabile dell’Archiviazione documentale dell’azienda per cui lavorto, vorrei capire se il mio ruolo sia, in pratica, quello di Responsabile della Gestione Documentale così come indicato nelle regole tecniche e se, in caso di risposta affermativa, debba procedere, ad esempio, alla redazione del manuale di gestione.

    Grazie

    Cordiali saluti

  2. Carissimo grazie mille per l’apprezzamento:)
    Detto questo, se lei è stato nominato responsabile dell’archiviazione, certamente dovrà predisporre il manuale di gestione documentale, ma dovrà altresì gestire la conservazione digitale dei documenti da archiviare e delegare al responsabile della conservazione una parte del processo. Se vuole come sa, la possiamo aiutare in questo importante compito. Deve solo chiedere:)

  3. Buongiorno e grazie per la celere risposta.
    Chiedevo del manuale in quanto finora ho rinvenuto su internet solo dei modelli redatti da enti pubblici. Questa cosa, unita al fatto che la normativa parla sempre di PA, mi ha portato a pensare che determinati adempimenti (redazione del manuale ad esempio) riguardassero solo le amministrazioni e non le aziende private. Domanda ulteriore è: siccome l’adesione alla conservazione sostitutiva è per i privati solo facoltativa, una volta effettuata questa tutte indicazioni presenti nelle “Regole Tecniche” divengono obbligatorie? Secondo me un approfondimento riguardo al tema indicato, ed anzi, un’analisi completa della figura del responsabile della gestione documentale nelle aziende private rappresenterebbe un utilissimo spunto di riflessione.

    Grazie ancora

  4. Carissimo certamente per i privati si applicano le stesse regole, visto che non ci sarà mai un codice digitale aziendale. Anche la conservazione sostitutiva e digitale è obbligatoria per legge anche per voi che gestite documenti informatici.
    A questo punto si potrebbe fare un approfondimento ad hoc certamente:).

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