Il Problema del Rapporto di Versamento nella Conservazione Digitale a cui nessuno ha pensato

Pubblicato da

Quando parliamo di conservazione digitale, sai bene che dobbiamo applicare i requisiti tecnici, metodologici e normativi del DPCM del 3 Dicembre 2013 recante le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Bene.

E sai anche che nel processo di conservazione, che qui ho banalmente schematizzato con un disegno fatto a mano da me (lo so disegno malissimo! ), ci sono tre pacchetti : il pacchetto di versamento, quello di archiviazione e quello di archiviazione.

Versamento nella Conservazione Digitale
Flusso conservazione digitale secondo il DPCM 3 Dicembre 2013

Ora sai anche che il DPCM si basa su uno standard ISO davvero molto molto importante e che mi appassiona molta. Ovvero l’OAIS, Open Archival Information System. Su questo standard nell’area riservata del Blog trovi tantissimo materiale e trovi anche molti articoli che ti descrivono, direi dettagliatamente, cosa dice questo standard e perchè lo utilizziamo oggi per la conservazione digitale.

Ma andiamo alla faccenda seria. Dunque nel processo di conservazione digitale, il responsabile della conservazione ( o responsabile del servizio di conservazione qualora si tratti di un conservatore accreditato che ti ricordo ancora per la centesima volta NON E’ IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE) , a seguito del versamento da parte del produttore dei documenti da conservare, produce il cosiddetto rapporto di versamento firmato digitalmente da parte appunto del responsabile della conservazione digitale.

Ora, che il produttore sia una PA o un’azienda, il rapporto di versamento è un documento informatico obbligatorio in quanto previsto dalla norma.

Ma la domanda che dovresti porti e che probabilmente fino ad oggi, incredibilmente non ti sei mai posto, è  :  chi diavolo lo conserva il rapporto di versamento generato dal responsabile della conservazione quando il sistema di conservazione digitale prende in carico i documenti versati dal produttore ?

Ecco.

Pensaci bene.

Di certo non lo puoi far conservare al responsabile della conservazione o se sei una PA al conservatore accreditato, perchè si innesca un circolo virtuoso in quanto conservando il rapporto di versamento avresti un altro rapporto di versamento e non si finisce più.

Quindi che si fa ?

Non lo conservo ? Eppure è una ricevuta importante. Che succede se domani ho un problema e devo dimostrare che ho fornito quei documenti al responsabile della conservazione ? Non posso dimostrare niente se non ho quel rapporto….

Allora credo che lo devi conservare. Questo è ovvio.

Ma come ?

Se lo conservi tu produttore, dovresti avere in casa un sistema di conservazione digitale. Eh si. Perchè il rapporto di versamento è un documento informatico a tutti gli effetti visto che è firmato digitalmente e quindi deve essere conservato a norma. Ma questa cosa non è fattibile. Perchè se hai esternalizzato il processo, probabilmente non ti vuoi prendere la responsabilità di conservazione in house. E’ chiaro che se hai i processi di conservazione digitale in house, allora tutto questo ragionamento non vale, perchè ti auto generi il rapporto di versamento e quindi è abbastanza inutile avere prova del versamento dei documenti oggetto di conservazione digitale. In pratica sei tu stesso che ti dici : “Mi sono versato i documenti e mi do la ricevuta”. Fantastico:)

Quindi ?

Una soluzione c’è, ma forse è meglio dirtela diciamo in privato, anzi in un Webinar che oltre a parlare di questo problema serio e di darti una soluzione, ti parlerà anche delle regole tecniche di conservazione e di come puoi avere la certezza che il processo di conservazione sia adeso alla norma, sia se questo processo è interno e quindi in house sia se questo è esterno e quindi in outsourcing. Tra le altre cose questo Webinar verrà pure registrato, quindi potrai sempre andartelo a rivedere anche un milione di volte nell’area riservata.

Per partecipare gratuitamente al Webinar, basta iscriverti qui : su ForzaDigitale.it. Se casomai sei già iscritto, allora ti faccio i miei complimenti e ti dico subito che verrai automaticamente avvisato di quando ci sarà il Webinar e sulle modalità. Se non lo sei, puoi fare due scelte. O ti iscrivi subito, oppure non ti iscrivi perchè probabilmente già sai la soluzione a questo problema oppure ritieni che questo non sia affatto un problema.

Che il Digitale sia Con Te

Alla prossima.

3 commenti

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.