I 10 errori più comuni nei processi di conservazione e digitalizzazione a norma.

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Nella mia esperienza professionale, ne ho incontrate di cose sbagliate nella conservazione sostitutiva e digitale a norma. Evitando di elencare le storie da horror digitale vero e proprio, ho pensato di fare un riepilogo più o meno esaustivo di tutti gli errori o meglio ancora degli errori più comuni che si commettono quando si digitalizza un processo o si approccia alla dematerializzazione documentale.

errori più comuni nella conservazione e digitalizzazione a norma
I 10 errori più comuni nella conservazione e digitalizzazione a norma

Quello che bisogna tenere presente è che potrebbero essere commessi tantissimi errori quando si vuole conservare un oggetto digitale, perchè questi sono spesso riconducibili alla particolarità stessa del mondo della conservazione e digitalizzazione a norma. Sono tante infatti le tematiche trasversali sia orizzontalmente sia verticalmente  ai processi di dematerializzazione.

Bene, vediamo quindi i 10 errori più comuni .

Il primo errore più grande che si possa fare è quello di considerare la conservazione come qualcosa di slegato dai processi aziendali e dai documenti. Peggio ancora quando ad esempio si prende un software di conservazione senza avere prima un sistema di archiviazione documentale e quindi di gestione documentale o senza prima aver fatto un audit e un assessment dei processi. Ho visto tante aziende anche di un certo livello, fallire nella dematerializzazione dei processi perchè sono partiti dal punto sbagliato. O perchè  hanno pensato che acquistando un software era tutto risolto.

Il secondo errore è quello di pensare che il documento informatico sia un PDF. Sbagliato! Come sai il documento informatico è anche un record, un database, una riga di un database, un form, una mail, una PEC. E la mia tesi è avvalorata dal DPCM del 13 Novembre 2014. Ho visto tante volte progetti di conservazione sostitutiva e digitale diventare complicatissimi perchè si doveva produrre un PDF da qualche parte, quando invece era tutto li pronto per essere conservato direttamente in digitale!….

Il terzo errore è quello di dimenticarsi che una fattura è elettronica quando viene resa tale in emissione. Ovvero quando viene resa disponibile al destinatario tramite link, email, pec o sistema in formato elettronico. Ti ricordo che se non è elettronica, devi stampare fino a quando non si è completato il processo di conservazione, che in questo caso è pure sostitutiva in quanto si andrebbe a dematerializzare  e quindi conservare un documento analogico.

Il quarto errore è quello di pensare che solo una firma digitale rende un qualsiasi documento o ad esempio una fattura, un documento informatico ai sensi del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Ho visto tante aziende che hanno implementato soluzioni di firma digitale avanzate, quando invece avevano un formidabile ERP che dava garanzia e certezza che quella fattura fosse un documento informatico a tutti gli effetti di legge. O anche sistemi EDI UNi FACT oppure un sistema di controllo di gestione atto a garantire autenticità, qualità , immodificabilità, etc..O ancora qualunque processo che sia conforme al DPCM del 13 Novembre 2014.

Il quinto errore è quello di dimenticarsi che esiste la firma digitale e/o remota massiva. Se vuoi firmare migliia se non milioni di documenti non lo puoi fare con la cara pennetta da 30 euro e quindi con un semplice token di firma, anche se questa è una firma remota, ma se vuoi essere a norma devi farlo tramite un HSM certificato che ti garantisca di apporre la firma digitale in modo automatico su un gran numero di documenti. Molte aziende non vengono correttamente informate di questo e invece di avere processi di firma più veloci, vengono rallentanti dalle chiavette USB, e questo è ad oggi ancora incredibile.

Il sesto errore è quello di pensare che tutti possono assumere il ruolo di responsabili della conservazione. Prendi a uno in azienda e lo fai diventare responsabile della conservazione e casomai senza fare neanche un corso professionale. Poi quando arrivano le sanzioni, l’errore è tropo tardi e i manuali della conservazione sono li a raccogliere le briciole di un lavoro fatto male.

Il settimo errore è quello di pensare che il manuale di conservazione sia un documento analogico! Assolutamente no! Il manuale della conservazione deve essere un documento informatico e deve essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e dai suoi delegati e approvato dal consiglio di amministrazione in genere dell’azienda o ad esempio dal consiglio dei sindaci.

L’ottavo errore è quello di dimenticarsi della privacy. Tutti a conservare e nessuno che sia adeso alla 196/2003. E questo è incredibile perchè in effetti ci sono delle sanzioni penali e ho visto tantissime aziende avere un processo di conservazione perfetto ma poi sanzionate dagli stessi funzionari perchè non erano a norma privacy. Eppure il DPCM del 3 dicembre 2013 è proprio chiaro.. Ti invito a leggere l’articolo che abbiamo pubblicato qui su AgendaDigitale.eu a tal proposito.

Il nono errore è quello di credere che i vantaggi della conservazione e fatturazione elettronica siano soltanto legati al risparmio dei costi di stampa. Errore grave, perchè significa non vedere tutti gli altri enormi vantaggi : reperibilità delle informazioni e migliore gestione dei dati, trasparenza, integrazione con i processi aziendali, digitalizzazione dell’azienda e quindi più competitività, netto miglioramento dei processi aziendali, rapporti più semplici con i funzionari statali adibiti al controllo e tutti i vantaggi di un azienda Paperless.

Il decimo errore è quello di pensare che per fare fatturazione elettronica devo avere il consenso del destinatario. Assolutamente no. Io lato attivo posso conservare in digitale e chiedere se il lato passivo la vuole in digitale. Se non la vuole ( poi ricordati di bacchettarlo..:)..!) puoi mandargli la carta anche tramite piccione viaggiatore. Questa una volta si chiamava fatturazione elettronica asimmetrica. Ed è esiste ancora.

Quelli sopra elencati sono solo gli errori più comuni, ma come ti dicevo all’inizio dell’articolo, ci sono tanti altri errori che qui non ho elencato. Il mio consiglio è sempre lo stesso : non pensare che un software sia la soluzione a tutti i problemi e verificare SEMPRE E COMUNQUE che la prima cosa che si dematerializza è un processo e non un documento, perchè è di gran lunga più importante dematerializzare un processo che un documento.

Che il Digitale sia Con Te.

4 commenti

  1. Ottimi spunti, che ci auguriamo siano da incentivo ad un netto miglioramento e inversione di rotta in caso di errori davvero eclatanti. In effetti i processi di conservazione sono tuttora ostici ai più. Forse sarebbe molto utile investire nella formazione, non crede?

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