Il software di conservazione sostitutiva-digitale ? Non serve quasi a nulla

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software conservazione sostitutivaPartiamo da un presupposto. Chi mi conosce sa che ho sempre divulgato ai quattro venti questo concetto fondamentale :

il software è l’elemento più stupido e più inutile , nei processi di digitalizzazione e dematerializzazione e quindi conservazione sostitutiva-digitale.

Se questo è vero, dobbiamo anche capire del perchè di questa affermazione.

Sono subito molto pratico e diretto.
Iniziamo da un principio fondamentale : la competenza!

Il Digitale è uno strumento formidabile per qualsiasi azienda o pubblica amministrazione, il problema è metterlo in pratica. O meglio i problemi sono molti : organizzativi, tecnici, in termini di risorse anche economiche, strutturali, culturali e di competenza.

E sebbene siano tutti davvero grossi problemi, se manca l’ultimo, la competenza, siamo messi davvero male.
Pensaci bene : qualunque progetto e processo di digitalizzazione o dematerializzazione parte da un principio : le figure professionali necessarie a realizzare il progetto secondo le norme e secondo i requisiti richiesti , siano essi appunto di tipo tecnico, organizzativo o economico.

Guarda per un attimo dentro la conservazione sostitutiva-digitale o dentro la fatturazione elettronica o dentro ancora la conservazione giornaliera del protocollo informatico , per non parlare della digitalizzazione totale delle PA che dovrebbe avvenire dal 11 Agosto 2016. Cosa ci vedi ? Dovresti vederci almeno tre figure :

  • Il responsabile della Conservazione
  • Il responsabile della Gestione Documentale
  • Il responsabile Privacy e Sicurezza

E questi ruoli sono fondamentali, anche se si tratta di un’azienda. E sono andato anche stretto, nel senso che non ho nominato tutti i numerosissimi stakeholders che intervengono in questi progetti.

E ti assicuro, ma credo che ne sei convinto anche tu, se non c’è competenza nelle persone, non si va da nessuna parte.

Pensaci bene. In effetti quello che sto dicendo è assolutamente banale. Ci ripetiamo ogni santo giorno che le Aziende sono fatte di persone, comprese le PA. E se le persone non sono il valore aggiunto, non si va da nessuna parte. Quindi direi ovvio no ?

Ma andiamo avanti. Perchè forse stai pensando che si ok le persone certo sono importanti ma la tecnologia ?

Certo la tecnologia è fondamentale, ma prima c’è un altra santa cosa che è fondamentale : IL PROCESSO.

 

Se non c’è Analisi, non c’è gestione digitale del processo, se non c’è reengineering e non si disegna bene quello che dovrà fare la PA o l’azienda in termini organizzativi e appunto di processi, allora anche qui, possiamo usare la tecnologia o il software migliore del mondo, ma non andremo da nessuna parte.
Se ne vuoi sapere di più su quanto sia importante il processo, ti invito calorosamente a leggere questo articolo sul banale ma al tempo stesso poco conosciuto rapporto che c’è tra i processi e la conservazione sostitutiva e digitale dove all’interno ci trovi anche un FANTASTICO WHITE PAPER GRATUITO. 

Ma è proprio nei processi e nelle persone che si annida un altro grande problema : IL CAMBIAMENTO.

E si perchè diciamoci la verità, le persone se fanno sempre una cosa in azienda o in una PA da tanti tanni, hanno poca voglia di cambiare. E il cambiamento è uno dei processi più difficili da affrontare. Come mostra questo grafico, preso da un libro molto bello sulla Digital Innovation di Matteo Quagini, il passo verso l’insuccesso è davvero breve e pericolosamente vicino al successo :

digitalizzazione
Il cambiamento delle persone in aziende e nelle PA

 

 

 

 

 

 

pensaci bene, quando entri in un’azienda o in una PA o sei tu stesso un imprenditore o un manager o un funzionario, dipendente di una PA, quanti e quali sono le emozioni fortissime che si notano anche quando semplicemente dici : “Ehi, quindi chi lo fa il responsabile della conservazione?”, oppure ancora : “Ok allora prendete la vostra firma digitale e firmate” o anche : “Fate la vostra prima fattura elettronica”!.

Ricordo per esempio quando in una PA, dopo un mio intervento dissi : “Bene, allora chi di voi farà o sarà il responsabile della conservazione ?” …Silenzio assoluto e giuro che c’era anche chi si nascondeva sotto i banchi…E la stessa cosa succede anche nelle aziende. E allora va a finire che mi immolo e come al solito lo faccio io o cerco di formare qualcuno a farlo o chiedo di iscriversi a qualche corso, etc..

Ed è soltanto dopo che sono stati affrontati tutti gli argomenti che brevemente e in modo non esaustivo ho affrontato sopra, si può iniziare a parlare di software e di Business Technolgy. E li ci possiamo divertire quanto vogliamo. Possiamo avere l’interfaccia rossa blu, possiamo aggiungere il pulsantino qui, possiamo fare l’automatisco li, possiamo prendere qualche progetto open source italiano sulla firma digitale, possiamo fare sistemi customizzati ad hoc, etc…

Ma quello che non possiamo assolutamente fare è realizzare un software o una piattaforma di conservazione sostitutiva o digitale che non sia adesa alle logiche del OAIS e quindi del DPCM del 3 Dicembre 2013. Se ti stai chiedendo cos’è questo OAIS o se lo sai ma vuoi davvero approfondire, allora ti invito a leggere questi tre non recenti ma utilissimi articoli :

Ora penso che sei d’accordo con me sul fatto che il software si trova a valle di tutto il processo ed è certamente importante per conservare in modo corretto, ma non è fondamentale. Nel senso che se manca il resto, non conserveremo proprio nulla anche quando pensi alla firma digitale per la conservazione sostitutiva o la fatturazione elettronica. E sopratutto, cosa più importante, non avremmo migliorato il modo di lavorare delle persone e di tutti gli attori coinvolti nell’organizzazione, privata o pubblica che sia. Perchè, ricordiamoci tutti, il Digitale deve essere un Miglioramento, sono tutti gli aspetti.

Che il Digitale sia Con Te

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