Perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento

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Ancora oggi, solo pochi ragionano per processi. Parli di conservazione e senti : chi ragiona per documenti, chi ragiona per normativa, chi ragiona per tecnologie e software (mai di più sbagliato), chi ragiona per standard, etc…, ma quasi nessuno ragiona per processi. Nessuno che a demterializzare un processo…Per carità le cose che ho elencato sono fondamentali , ma esiste qualcosa di più importante che ha più valore…Cosa intendo ?

Prima di entrare nel merito di questo post, devi sapere che dobbiamo metterci in testa che la conservazione così come la conosciamo o meglio il documento informatico così come lo immaginiamo, non esiste più. Ti invio a leggere questo articolo sulla morte della conservazione digitale!

Quindi è più importante dematerializzare un processo che un documento e devi avere questo approccio soprattutto oggi che la conservazione digitale sta prendendo sempre più piede nei processi di business aziendali.
E allora ecco che è importante riprende questo discorso, un pò dimenticato ma che è di fondamentale importanza.

Anzi diciamo subito una cosa : se pensi che sia solo un problema di carta, ti sbagli alla grande. Anzi alla grandissima.

Non ti sto parlando di ROI o queste cose qui, che sono importanti ma lasciano il tempo che trovano, ti sto parlando di puro BPM , di Six Sigma, di Lean. Cosa c’entrano ?

Se pensi che non c’entrano nulla, ti dimostrerò con questo post che non è proprio così.

Dunque pensaci bene la conservazione cos’è ? Un processo ovvio penserai, anzi la definizione di Wikipedia è ancora ottima : “La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana,…etc..” Procedura, procedura, procedura. Quindi un processo giusto ? Anzi elementare direi. Eppure anche se è elementare, ancora si sente parlare del software di conservazione, di fatturazione elettronica, dei documenti e poco dei processi documentali. E non si parla di record! Non si parla di informazioni!

Abbiamo già detto che esistono 2 tipi diversi di conservazione, quella sostitutiva (meno interessante perché di mezzo comunque almeno in un certo punto del processo ci sta la carta) e quella digitale (quella bella per intenderci, quella che ci fa risparmiare un sacco sotto tanti punti di vista: economico, organizzativo, di processo, …).

Cominciamo con la definizione di processo tratta da wikipedia:

Un processo aziendale (o business process) è un insieme di attività interrelate, svolte all’interno dell’azienda, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto (output del processo) destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente). Il processo è teso al raggiungimento di un obiettivo aziendale, determinato in sede di pianificazione, se questa è presente. Tanto le risorse quanto il prodotto possono essere beni, servizi o informazioni oppure una combinazione di questi elementi. ….

Secondo la definizione di wikipedia, è chiaro quindi che anche un processo di gestione documentale è a tutti gli effetti un processo aziendale. E anche su questo possono quindi essere condotte analisi mirate alla sua ottimizzazione attraverso gli strumenti matematici e statistici che stanno alla base delle metodologie di analisi dei processi. Pensa c’è un legame tre la statistica, la matematica e la conservazione. Incredibile o strano ? In verità non è poi così strano. E ti dirò perchè in seguito.

Ma veniamo alle tecniche di analisi dei processi.

Come dicevo più sopra, esistono metodologie scientifiche di analisi dei processi, tra le quali ad esempio quelle che permettono, come i diagrammi di Ishikawa causa-effetto ed il diagramma di Pareto, di dare evidenza alle principali criticità andando ad individuare la causa più probabile in relazione ad un problema (effetto di quella causa) presente nel processo stesso. Pensa alla conservazione anzi pensa a tutti i processi che ci sono nella conservazione e fai questo piccolo gioco : nell’immagine che segue ci metti gli effetti e le cause che portano alla conservazione in un qualunque processo documentale. Immagino che ti sia accesa una lampadina…..eh ?:)

Ishikawa_Fishbone_Diagram.svg
diagramma di Ishikawa

Ci sono poi altre tecniche più evolute e più potenti come la Lean Value Stream Map (Mappa di creazione valore Lean) che permettono di aumentare il valore del processo e che si applica tipicamente in ambiente produttivo ed altre ancora, molto potenti come la Six sigma, che consentono di esaminare partendo dalla situazione attuale (as is) i tanti scenari futuri possibili (what if) e tra questi scegliere il migliore (to be).

E’ evidente che il primo passaggio, fondamentale, è il disegno e quindi la mappatura e la caratterizzazione del processo attuale che si realizza attraverso una fase di audit e di raccolta delle informazioni e che in seguito dovrà essere digitalizzato!

Fatto questo si passa all’analisi del processo andando ad applicare le varie tecniche secondo ben determinate sequenze in modo da poter evidenziare come prima cosa le macro criticità e su queste poi potersi concentrare e migliorare con l’applicazione delle altre metodologie.

Calandoci ora nei processi di gestione documentale che come abbiamo visto sono a tutti gli effetti un processo aziendale, risulta ora evidente come l’applicazione di queste tecniche permette di dare evidenza ai problemi insiti nella gestione documentale attuale e consente di rivedere il processo, aumentandone il valore ed ipotizzando tanti scenari per individuare il migliore, per concluderlo infine con la conservazione a norma. Quindi una vera e propria reingegnerizzazione dei flussi documentali e quindi dei processi che si intendono digitalizzare, atta ad eliminare il documento informatico così come lo conosciamo, per introdurre record ed informazioni.

Ed è quello che faccio quando entro in un’azienda e mi chiedono come cambierà il loro processo dopo che ci sarà la conservazione. E non lo descrivo solamente, lo disegniamo e ci facciamo i giochini statistici del Six Sigma per capire come lo scenario passato diventa, attraverso una simulazione di più scenari, lo scenario perfetto del to be.

Ma conservazione sostitutiva o conservazione digitale?

Direi che la risposta è ovvia: bisogna tendere verso la conservazione digitale

L’aumento del valore del processo infatti è decisamente superiore nel caso di conservazione digitale rispetto alla situazione di conservazione sostitutiva.

Le informazioni nascono, transitano e si conservano direttamente e completamente in digitale con evidenti vantaggi competitivi, organizzativi ed economici.

Solo con la conservazione digitale c’è un vero BPM e una vera reingegnerizzazione dei processi aziendali. Ma non bastano le parole, servono numeri alla mano, serve dimostrare all’imprenditore o al responsabile di quel processo o di quei processi aziendali che quello che si farà con la conservazione digitale è qualcosa che non serve solo ad eliminare la carta, ma a rendere quei processi migliori. Migliori sul serio, dimostrando che l’innovatività e la digitalizzazione portano l’azienda o la pubblica amministrazione ad un livello mai pensato prima.

Diverso è il caso di conservazione sostitutiva, dove almeno in un certo punto del processo ci sta la carta.

E quindi, per concludere, attraverso le tecniche di analisi e mappatura di processo si analizzano, si studiano e si migliorano i processi aziendali di gestione documentale che, per evidenti ragioni di maggior valore come spiegato sopra, dovranno evolvere verso una loro completa digitalizzazione con conseguente conservazione digitale a norma.

Quindi, quando senti parlare di conservazione digitale, ricordati che non stiamo parlando solo e soltanto di dematerializzazione o di conservare un dato informatico, si tratta anche di puro e vero BPM.

Perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento!

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