Archivisti e Professionisti della digitalizzazione : un conflitto stupido e che non serve a nessuno.

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Questo post inizia con una faccina triste. Oggi sono un pò giù, perchè ancora una volta assisto ad un conflitto stupido e che non serve a nessuno tra archivisti ed informatici, o meglio i professionisti della digitalizzazione. Perchè ? Devi sapere che fino al 2 Luglio, l’UNI, l’Ente Italiano di Normazione ha da poco pubblicato in inchiesta pubblica preliminare, due proposte di norma sui professionisti della digitalizzazione documentale e sui professionisti della privacy. In seguito ti fornirò anche il link per poter dire la tua in merito. Dunque ora sai quanto è importante la privacy per me e soprattutto per i processi di conservazione digitale (anzi ricordiamo che è obbligatorio essere perfettamente adesi alla norma Privacy 196/2003 se vuoi dematerializzare o conservazione in digitale), ma con questo post concentriamoci sulla prima proposta.

Di cosa si tratta ? Riporto di seguito una parte della news di ANORC e ANORC Professioni  (per la quale sono da tempo parte del Direttivo ):

I progetti presentati sono frutto del lungo lavoro di ANORC e ANORC Professioni a favore del riconoscimento delle nuove figure professionali “digitali” e nello specifico di sei profili (Chief Digital Officer, Responsabile Open Data, Responsabile della trasparenza e della pubblicazione online, Responsabile della formazione e gestione elettronica dei documenti, Responsabile della conservazione digitale, Responsabile del trattamento dei dati nei sistemi di gestione documentale) esplicitamente previsti dalle norme primarie.
Questi profili professionali rispondono ai cambiamenti che la digitalizzazione ha portato in ogni aspetto della nostra vita e alla concreta necessità che la gestione di dati, documenti e informazioni in formato elettronico venga demandata non a chicchessia, ma a chi possiede realmente delle adeguate competenze ICT.
Oltre alle competenze ICT, così come previsto dal Framework europeo sull’e-CF, queste proposte di norma mirano a dare una connotazione multidisciplinare alle competenze e alle risorse coinvolte in questi processi, che non sono rappresentate solo da tecnici, informatici, archivisti, ma anche, ad esempio, da legali e commercialisti.

Ti invito a leggere la proposta che tutti noi abbiamo formulato insieme a tanti amici esperti delle tematiche di cui mi faccio portavoce : http://anorc.it/documenti/I%20Professionisti%20digitalizzazione%20documentale.pdf:

Mi raccomando, prima di tutto leggi la proposta così avrai le idee chiare. Devi sapere che questa proposta ha incontrato diversi pareri contrari e sfavorevoli da parte degli Archivisti. La domanda che devi porti e dobbiamo porci è : perchè ?

Archivisti e Informatici
Archivisti e Informatici

Partiamo dal principio. E partiamo anche da un altro presupposto : se volessi parlare del mondo Archivistico per bene, dovrei scrivere un libro, cosa che ovviamente non farò. Ma se ti interessa la materia, ti consiglio di vedere in giro per il Web i bellissimi ed interessantissimi contenuti del Prof. Gianni Penzo Doria, caro amico sempre di Anorc.

Ok. Partiamo. Dunque come sai tutto il mondo della conservazione digitale, sostitutiva ed elettronica è derivato dal Codice dell’Amministrazione Digitale, il caro Dlgs 82/2005. In verità il CAD è un riassunto, anche dettagliato per certe cose, di tante normative collaterali che nel corso degli anni hanno visto la luce nel nostro Bel Paese. Devi sapere che un altro “pezzo” fondamentale, è il Testo Unico sulla documentazione amministrativa, il famosissimo DPR 445/2000 che già parlava di molte delle cose che poi abbiamo trovato nel CAD. Questo Testo Unico è fondamentale perchè discute di due cose : della documentazione amministrativa e del sistema di gestione informatica dei documenti (pensa che il primo decreto Regio su queste cose è datato 1900! e do un pò ci fu la mitica legge Bassanini). Anche qui ci sarebbe da scrivere un libro, ma non è questa la sede. Facciamo un sunto che serve allo scopo. Dunque parti fondamentali di questo Testo Unico, sono : la registrazione di un documento e quindi la sua protocollazione e ovviamente l’archivio storico informatico che si sarebbe venuto a creare. 

Ecco la parolina magica : l’archivio. Eh si, perchè devi sapere che l’archivistica determina scientificamente grande parte se non tutte le regole per gestire e conservare nel tempo i documenti informatici. Ora mi sembra chiaro che è importante l’archivio, e dovresti saperlo anche tu. E’ importante l’archivio, perchè se tu sei un Ente o un’azienda, avrai per forza il tuo archivio informatico. Ci sarà anche quello cartaceo, ma per il momento concentriamoci sui documenti informatici. Tant’è vero che argomenti come  classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti, sono argomenti archivistici. Per andare ai giorni nostri, come sai le nuove regole tecniche definite dal DPCM del 3 Dicembre 2013, seguono le indicazioni dello standard OAIS, Open archival information system, ISO 14721:2003 (sul quale ho scritto tanto che davvero potrebbe uscire un libro…). Ebbene con l’OAIS siamo certamente in un contesto anche in questo caso archivistico. Per di più Agid, tra le figure dei conservatori accreditati, cita appunto il cosiddetto responsabile archivistico. 

Bene, ora sai l’importanza dell’archivio e degli archivisti. (Ripeto : è il sunto di un sunto, ma non voglio dilungarmi troppo..:)

Ora andiamo alla questione del post. Perchè gli archivisti sono contrari a questa possibile norma ?. 

Per rispondere a questa domanda, ora che hai più o meno compreso l’importanza del concetto archivio, dobbiamo analizzare la proposta di normazione.

La proposta non fa altro che richiedere una competenza certa di tipo informatico. Semplice. Punto. Anzi fa di più, in quanto ci dice : cari signori l’informatica è importante e chi vuole essere un professionista della digitalizzazione, deve essere formato e informato. Non si parla certo di un tuttologo, anzi si da rilevanza ed importanza all’eterno ruolo dell’archivista , ma semplicemente la proposta si rivolge al mondo informatico.

La domanda che devi e che tutti dobbiamo porci è questa: quanto è importante il ruolo dell’informatica nei processi di gestione e conservazione dei document informatici ? Sebbene a questa domanda , potrebbe rispondervi con un convegno di ore e ore l’amico Ing. Giovanni Manca (nota bene non conosco la posizione di Manca a tal proposito!), tu penserai che la riposta  sia semplice, basta pensare alle tecnologie, standard e riferimenti tecnici che ci sono nei sistemi di conservazione e prima ancora nei sistemi di gestione elettronica documentale. Per me è semplice capirlo, certo, sono un ingegnere informatico, ma in verità dovrebbe essere semplice per tutti capirlo. E quale modo migliore, se non quello di far parlare le norme ?. Bene. Ricordi il DPCM del 3 Dicembre 2013 ? Prendiamo l’art. 7 che parla delle mansioni del responsabile della conservazione e riportiamolo qui :

1. Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il
responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile
della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che,
nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il
responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del Codice, oltre che
con il responsabile della gestione documentale ovvero con il
coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto
attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il
responsabile della conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione della tipologia dei documenti da
conservare, della quale tiene evidenza, in conformita’ alla normativa
vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo
la conformita’ alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita’ previste
dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma
digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal
manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita’ del
sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai
cinque anni, dell’integrita’ degli archivi e della leggibilita’ degli
stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti
informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale
degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove
necessario, per ripristinare la corretta funzionalita’; adotta
analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in
relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto
previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del
sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui
sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza
e le risorse necessarie per l’espletamento delle attivita’ al
medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti
l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle
attivita’ di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello
Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale
dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle
norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne
cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi,
organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
2. Ai sensi dell’art. 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile
della conservazione puo’ chiedere di certificare la conformita’ del
processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano
idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui
e’ stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art.
44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai
conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono
chiedere di certificare la conformita’ del processo di conservazione
a soggetti, pubblici o privati, a cui e’ stato riconosciuto il
possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice,
distinti dai conservatori accreditati
3. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della
conservazione e’ svolto da un dirigente o da un funzionario
formalmente designato.
4. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della
conservazione puo’ essere svolto dal responsabile della gestione
documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove
nominato.

Lo hai letto ? Se lo hai letto BENE, capirai che l’informatica forse un pochino c’è , giusto ? Anzi il punto 4 ci dice che nelle PA c’è il famoso responsabile della gestione documentale o gestione del protocollo, ovvero non si fa altro che ribadire quello che diceva già il PDR 445/200. ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Ed è questa la figura che deve avere competenze archivistiche. Ma come hai notato, non esiste solo lui. E siamo sicuri che abbia le competenze anche tecniche ed informatiche necessarie e sufficienti per garantire la corretta conservazione dei documenti informatici ?

Anzi, facciamo di più, riportiamo un estratto della proposta di normazione e ringrazio l’amico Avv. Andrea Lisi  :

“La proposta si rivolge agli informatici……a coordinare e sovrintendere la realizzazione tecnica e fattuale degli strumenti informatici al fine di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di gestione documentale” (sistema coordinato dal responsabile del protocollo, flussi documentali e archivi). Questo è scritto nella norma e davvero mi sfuggono le ragioni di critiche così feroci (se non la situazione di mercato e l’isolamento in cui vive oggi l’archivista, che a me sinceramente dispiace….ma non credo che le colpe siano nostre, anzi). In particolare, nella bozza di norma da noi proposta, si precisa che “è utile ricordare che il Responsabile della formazione e gestione elettronica dei documenti in relazione alle attività più prettamente archivistiche e di garanzia del contesto documentale relative alla gestione informatica degli stessi – intesa come l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici dovrà acquisire le necessarie competenze oppure operare d’intesa con l’indispensabile figura archivistica di riferimento dell’ente. In particolare, ogni ente pubblico deve avere al suo interno il Responsabile della gestione documentale (o anche definito Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi) inteso come il dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il quale produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione (Allegato 1, DPCM 3 dicembre 2013). Tale figura può coincidere con la figura proposta e in questo caso le competenze informatiche dovranno essere integrate con le necessarie competenze archivistiche (eventualmente certificate secondo la norma UNI 11536). In alternativa, la stessa può essere una figura professionale autonoma che potrà utilmente integrarsi con la figura archivistica dell’ente, non sempre adeguatamente formata in ambito informatico, in modo da garantire il necessario collegamento archivistico a tutti i documenti e fascicoli informatici prodotti”.

Tutto molto più chiaro, giusto ? Ed è appunto questo il senso della norma, che a questo punto è necessaria per questi TRE FONDAMENTALI MOTIVI :

1. ABBIAMO BISOGNO DI COMPETENZA DIMOSTRABILE, E SE C’E’ UNA NORMA, MOLTO MEGLIO.

2. NON ESISTONO I TUTTOLOGI, GLI ARCHIVISTI NON POSSONO ESSERE A CAPO DI TUTTO IL PROCESSO.

3. IN VERITA’ QUESTA NORMA SEGUE LE INDICAZIONI EUROPEE E-CF, QUINDI NON STIAMO RIVOLUZIONANDO NULLA, MA SEMPLICEMENTE SI RICHIEDE CHIAREZZA. CHIAREZZA CHE SOLO UNA NORMA PUO’ DARE.

Ci sarebbero altri 100 motivi, ma io ritengo questi di sopra necessari. Eppure la faccina è triste, perchè il mondo degli Archivisti ha alzato un muro, si è chiuso a riccio, difendendo chissà cosa e pensando ad interessi personali. E sono pensieri stupidi, come se una norma potesse cancellare la loro importante ed essenziale figura, cosa che ovviamente nessuno vuole e nessuno potrà mai chiedere.

E stiamo dimostrando ancora una volta che l’Italia è un paese “vecchio”, dove se si prova a fare qualcosa di competente e qualcosa che dia sicurezza a tutti, mercato compreso, ci si trova davanti agli interessi personali.

E allora se anche tu credi che sia necessario un cammino certo e sicuro, che sia necessaria una norma per difenderti e difenderci da una lotta che non ha senso, condividi le tue riflessioni pubblicamente e partecipa alla consultazione pubblica. Pensaci bene, un archivista contro un informatico. Perchè lottare, perchè farsi guerra, quando basterebbe essere “amici digitali”?.

L’inchiesta pubblica preliminare consente a chiunque di esprimere entro il 1° luglio un voto favorevole o contrario al singolo progetto di normazione tecnica, per partecipare basta andare a questo link  e cercare il progetto E14D00035.

Spero che questo post sia letto da archivisti e non e che si capisca che questo è solo un post,  ed ho detto tutto.

Che il Digitale sia con te.

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