Vi spiego perchè la conservazione sostitutiva non morirà…ancora!

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Partiamo da un presupposto. C’è una grande differenza tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale. Una è brutta, l’altra è bella. La prima serve per conservare in digitale un documento che nasce in formato analogico, la seconda serve per conservare un documento che nasce in formato elettronico. Ovviamente la seconda è quella bella!

Ultimamente abbiamo avuto tante novità normative (e tutte davvero belle eh!) che hanno agevolato i processi di conservazione e fatturazione elettronica. Ad esempio  :

  • Il DMEF del 17 Giugno 2014 circa le Modalita’ di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.
  • Il DPCM del 13 Novembre 2014 circa le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Ecco perchè la conservazione sostitutiva esisterà per un pò...
Ecco perchè la conservazione sostitutiva esisterà per un pò…

Abbiamo dunque abbandonato i 15 giorni, abbiamo agevolato le modalità del pagamento dei bolli sui documenti informatici, sappiamo ora che anche un WEB FORM è un documento informatico e quindi anche un semplice record e sappiamo che la conservazione dei documenti fiscali e contabili segue delle regole semplici e precise. Insomma un bel passo in vanti no ?

E invece non è così del tutto. O meglio ci siamo e si sono, dimenticati di un pezzo : ovvero quello di cancellare definitivamente la conservazione sostitutiva dalla faccia della terra, per parlare solo e finalmente di conservazione digitale! Eh si, perchè in giro vedo che pochissimi si sono resi conto di quello che sto per dirti o peggio, lo sanno ma hanno interpretato male la normativa o fanno finta che il problema non esiste.

Allora il punto è questo :

– come sai il DMEF del 17 Giugno 2014 dice che un documento informatico, in questo caso la fattura elettronica, per essere tale deve avere dei determinati requisiti, tra cui ovviamente la firma digitale, come del resto è stato anche ribadito dalla circolare 18/E dell’Agenzia delle Entrate del 24 Giugno 2014 che al punto 1.2 cita :

L’articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o
altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.” Il novellato articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972 pone, dunque, espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare gli specifici requisiti di A. I. L. dal  omento
della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Bene! Ovviamente quella Circolare dice tante altre cose, ma soffermiamoci un attimo su quanto scritto sopra. Si evince, ed è una cosa obiettiva, che una fattura elettronica deve essere firmata digitalmente fin dalla sua emissione o deve avere gli altri requisiti richiesti(tipo EDI, sistema di controllo di gestione, etc,anzi ti ricordo che sono stato il primo a parlare della fattura elettronica senza firma come puoi leggere a questo articolo.). Se lo faccio ottengo un documento informatico che conserverò con la conservazione digitale. Ma se non firmassi o se non avessi gli altri requisiti, dal momento della sua emissione e dopo voglio conservarla comunque in digitale ? Ed è qui che la cosa si fa seria : se io non firmo e la voglio conservare in digitale, allora devo applicare un processo di conservazione sostitutiva e non digitale. Perchè ? Perchè quella fattura che non firmo è un DOCUMENTO ANALOGICO NON INFORMATICO.

Capito l’inghippo ? Quindi hai due possibilità :

1. Se firmi (o applichi i requisiti di sopra) la fattura digitalmente fin dalla sua emissione, allora non stampi e conservi in digitale (che bella cosa:) e applichi l’art. 3 del DMEF del 17 Giugno 2014.

2. Se non firmi la fattura fin dalla sua emissione, allora devi stampare perchè è un documento analogico e per procedere alla conservazione devi seguire l’art. 4 del DMEF del 17 Giugno 2014

Ovviamente anche la seconda soluzione prevede una firma digitale obbligatoria sulla fattura, ma in questo caso quella firma che viene apposta in un momento successivo all’emissione della fattura, serve per garantire il “passaggio da analogico a digitale”.

Chiaro ora ?

Ah si dimenticavo di dirti che  una fattura, cartacea o
elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione,
trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. (5) Comma così sostituito dall’art. 1, comma 325, lett. d), n. 1), L. 24
dicembre 2012, n. 228. La disposizione si applica alle operazioni
effettuate a partire dal 1° gennaio 2013, ai sensi dell’art. 1, comma
335, L. 24 dicembre 2012, n. 228.

Che il digitale sia con te.Sempre.

 

11 comments

  1. Il 20 maggio 2015, a Binasco (MI), si parlerà di conservazione sostitutiva e molto all’altro all’evento #Herekore dedicato ai temi della fatturazione elettronica e della veicolazione dei documenti digitale. All’evento, totalmente gratuito, prenderà parte anche il Prof. Santacroce, esperto di diritto tributario e doganale.

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