Dove diavolo li conservo i documenti informatici (Il problema del luogo di conservazione) ?

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Documenti Conservati in Cloud
Documenti Conservati in Cloud e non in un Armadio!

“Quando si discute di documenti informatici, non si può assolutamente parlare di luogo di conservazione. E’ inutile. Non serve a niente e non si capisce perchè dovrei indicare dove diavolo conservo i miei documenti informatici.”

Questa è una mia frase, detta in numerosi convegni e la sottoscrivo ancora una volta. Anzi vorrei che tu lettore la condividessi e vorrei che, se pensi il contrario, mi dici perchè e dove sbaglio.

Ma iniziamo dall’inizio. Ed esattamente dall’ultima Circolare dell’Agenzie delle Entrate sulla fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva, ovvero la Circolare 18/E del 24 Giugno 2014. Nel punto 1.5, in riferimento alla Conservazione della Fattura Elettronica, c’è questa richiesta : “a) ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633
del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero;”

Ed ecco la grande ca…z…ta! C’è un errore evidente e ve lo dimostro. Primo : il documento informatico vive ovunque e non è evidentemente un foglio di carta. Posso capire che l’informazione riportata nei modelli AA7 e AA9 sia necessaria per un archivio analogico, ma non per un archivio digitale. Secondo : grazie al cloud io posso vedere il documento informatico anche sulla spiaggia e non solo vedere ma pure scaricarli sulla sabbia, ma non solo scaricare anche (se lo fai sei un pazzo, ma se proprio ci tieni…) stampare sulla sabbia. Quindi a cosa ti serve, cara Amministrazione Finanziaria, sapere dove sono i documenti fisicamente ? A quale scopo ? E poi, caro lettore, ti faccio questa domanda : prendiamo una multinazionale che conserva i documenti in un data center ISO 27001 , ma che ha sede fiscale in Italia. Che fa il funzionario , prende l’aereo e va a vedere i documenti sul file sysrem del datacenter !?!?!?? .Terzo :  c’è una contraddizione. In quanto il DMEF 17 giugno 2014 all’art. 5 recita: “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633”.  Quindi, il buon funzionario potrà procedere all’accesso informatico da una qualunque postazione presso la sede del contribuente, anche di fianco al PC del mega Amministratore Delegato.

Quindi, cara Amministrazione, ti prego di rettificare una sciocchezza paradossale, in quanto il documento informatico non è un foglio di carta scansionato! Il modello AA7 e AA9 si compila quando io azienda ad esempio dico : “Cara Agenzia, i miei documenti fiscali non sono presso la mia sede legale, ma dal mio commercialista e te lo comunico”. Ma qui parliamo di Cloud, di tutt’altro e per favore dimmi, caro lettore, che sei con me nel fare un bel interpello alla nostra cara Agenzia per far correggere questo errore culturale.

Quindi per concludere e rispondere alla domanda dell’articolo, la risposta è : ovunque tu voglia, verificando ovviamente che il datacenter o il tuo server abbia i requisiti imposti in termini di sicurezza, certificazioni e quant’altro, e volendo anche all’estero purché con lo Stato Estero, esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza fiscale:).

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