Regole tecniche documenti informatici

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Le aspettavamo da un po e finalmente ci ora ci siamo :). Ecco le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

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C’è da esultare. Ed è un altro giorno felice per il mondo digitale ma soprattutto per chi si occupa di gestione elettronica documentale e di conservazione digitale. Inoltre da oggi anche un web form, un modulo via web o un tracciato record, sono documenti informatici e non esiste più solo la firma digitale o qualsiasi sottoscrizione elettronica per garantire l’immodificabilità di un documento. Si parla finalmente di sistema di sicurezza documentale e il versamento ad un sistema di conservazione è l’unico processo per garantire la conservazione di un documento informatico. Credo che di estrema rilevanza sia l’articolo 3 del Decreto che qui vi riporto per intero e badate bene, c’è anche la PEC …:

Art. 3

Formazione del documento informatico

1. Il documento informatico e’ formato mediante una delle seguenti
principali modalita’:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o
su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della
copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da
transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica
di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un
insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o piu’ basi dati,
anche appartenenti a piu’ soggetti interoperanti, secondo una
struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
2. Il documento informatico assume la caratteristica di
immodificabilita’ se formato in modo che forma e contenuto non siano
alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la
staticita’ nella fase di conservazione.
3. Il documento informatico, identificato in modo univoco e
persistente, e’ memorizzato in un sistema di gestione informatica dei
documenti o di conservazione la cui tenuta puo’ anche essere delegata
a terzi.
4. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettera a), le caratteristiche di immodificabilita’ e di integrita’
sono determinate da una o piu’ delle seguenti operazioni:
a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma
elettronica qualificata;
b) l’apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica
certificata con ricevuta completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che
adottino idonee politiche di sicurezza;
e) il versamento ad un sistema di conservazione.
5. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettera b), le caratteristiche di immodificabilita’ e di integrita’
sono determinate dall’operazione di memorizzazione in un sistema di
gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilita’
del documento o in un sistema di conservazione.
6. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettere c) e d), le caratteristiche di immodificabilita’ e di
integrita’ sono determinate dall’operazione di registrazione
dell’esito della medesima operazione e dall’applicazione di misure
per la protezione dell’integrita’ delle basi di dati e per la
produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la
produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento
della stessa nel sistema di conservazione.
7. Laddove non sia presente, al documento informatico
immodificabile e’ associato un riferimento temporale.
8. L’evidenza informatica corrispondente al documento informatico
immodificabile e’ prodotta in uno dei formati contenuti nell’allegato
2 del presente decreto in modo da assicurare l’indipendenza dalle
piattaforme tecnologiche, l’interoperabilita’ tra sistemi informatici
e la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e di
leggibilita’. Formati diversi possono essere scelti nei casi in cui
la natura del documento informatico lo richieda per un utilizzo
specifico nel suo contesto tipico.
9. Al documento informatico immodificabile vengono associati i
metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L’insieme
minimo dei metadati, come definiti nell’allegato 5 al presente
decreto, e’ costituito da:
a) l’identificativo univoco e persistente;
b) il riferimento temporale di cui al comma 7;
c) l’oggetto;
d) il soggetto che ha formato il documento;
e) l’eventuale destinatario;
f) l’impronta del documento informatico.
Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto
e delle necessita’ gestionali e conservative.

Insomma c’è da essere felici e c’è anche tanto da dire.

Anzi direi che puoi già sentire quello che c’è da dire direttamente sul post successivo dove troverai anche un mio breve video.

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