Imprese Digitali

Cos’è la conservazione sostitutiva?

Azienda italiana del comparto industriale (che produce prodotti di carta!) ti spiega cos’è la conservazione dei documenti informatici a norma di legge e l’importanza di dematerializzare le procedure basate su documenti cartacei

Se sei un manager, o un imprenditore, alla ricerca di informazioni sulla conservazione di file e documenti informatici, hai l’occasione di sentirti raccontare in cosa consiste direttamente da qualcuno che questa innovazione l’ha già portata in azienda.

Vedi, devi sapere che mi occupo di divulgazione digitale ormai da 10 anni e una cosa l’ho imparata: quando è possibile, lascio che siano i manager e gli imprenditori a spiegarti alcuni concetti.

Chi, come me, vive il Digitale in prima linea può perdersi in paroloni tecnici. Oppure può farsi prendere dall’entusiasmo, inducendoti a dire “dai, sei troppo di parte. Io ho molti dubbi e tu sei poco obiettivo”.

Invece, quando a parlarti sono altri imprenditori e manager, so per certo che il messaggio arrivi in modo molto più spontaneo e naturale.

Sada è un’industria che produce imballi di carta; è una delle aziende italiane che ha applicato un modello organizzativo quasi completamente basato sulla carta. Oggi, l’unica carta che usano in azienda è quella che lavorano per la loro produzione.

In questi 6 minuti di video scoprirai:

  • Come rendere la tua impresa completamente digitale, senza che debba essere necessario stampare anche solo un foglio, migliorando la cooperazione tra reparti in modo molto più solido di quanto non si possa fare con altri strumenti apparentemente simili, come Dropbox o Google Drive

  • Come puoi rapportarti con enti di controllo e Pubblica Amministrazione, una volta che i tuoi documenti non sono più all’interno di faldoni e registri vidimati, ma sono in formato digitale
  • Quale nemico mortale della tua impresa può essere sconfitto grazie all’uso della Conservazione (questo punto ti sorprenderà notevolmente)

Se sei alla scoperta di cosa sia la Conservazione, guarda questa video intervista e scoprilo dalla viva voce di un Manager come Sabrina Sada

Qual’è il passaggio chiave di questa intervista? Viene svelata l’arma che tutte le aziende possono avere nel proprio arsenale per abbattere uno dei nemici giurati dell’imprenditoria italiana; il  muro invalicabile della burocrazia italiana

La conservazione è il vero antidoto contro la burocrazia italiana, o meglio contro i rallentamenti che essa comporta.

E lo fa in modo efficace, in quanto esiste – ormai da anni – un impianto di leggi dettato da AGID (l’agenzia ministeriale per l’Italia Digitale) che rendono assolutamente possibile l’adempimento di tutti gli obblighi documentali (sottolineo tutti) senza più passare per la carta.

Il numero di aziende che si convertono al Digitale è talmente significativo da rendere la Digitalizzazione obbligatoria, non perché imposta dalla legge, ma perché è imposta dal mercato

Ciò che ti ho detto poco fa, in merito alla capacità del Digitale di indebolire il nemico numero 1 delle imprese in Italia – ovvero la burocrazia – è talmente vero che sempre più aziende in Italia digitalizzano la propria produzione documentale.

Questo significa che l’ecosistema imprenditoriale – ed il rapporto tra azienda fornitore ed azienda cliente – sta cambiando pelle ogni giorno che passa.

Sta prendendo piede il concetto di “Dialogo Digitale”, cioè lo scambio di dati e documenti che innescano processi digitalizzati, talvolta addirittura semi automatici o totalmente automatizzati.

Un esempio.

Sono un’azienda che fornisce buoni pasto e una grande società desidera il mio prodotto.

Invio allora un’offerta in Digitale, che viene approvata dal cliente con una conferma d’ordine, sempre Digitale.

Il mio sistema informativo acquisisce l’input della conferma d’ordine e prepara la fattura e il Documento di Trasporto in automatico.

Sembra fantascenza ma tutto questo è già realtà; la conservazione è l’elemento di punta di questa evoluzione degli schemi documentali che fanno capo all’amministrazione, al controllo di gestione, alla rendicontazione finanziaria e per la Pubblica Amministrazione e molto molto altro

La conservazione è il vero antidoto contro la burocrazia italiana

Ora ti spiego come e perché. 

Ma prima mettiamo velocemente a fuoco alcuni dei motivi principali che rendono vera questa frase quotidianamente.

Se ti stai ponendo dubbi e domande, e hai mille perplessità riguardo a quanto ti sto dicendo, sappi che è del tutto normale che sia così

Se consideriamo tutto il dopoguerra, sono 70 anni che siamo abituati a gestire i documenti con la carta e scrupolosissima attenzione.

Per chi fa impresa, il faldone con i documenti di carta – riposto in religioso ordine a centinaia e centinaia di altri faldoni – è il nostro lasciapassare, ciò che materialmente ci fa dormire la notte (o quantomeno ci aiuta a non avere un motivo in più che ci tiene svegli) quando pensiamo a cosa può succedere se non ho i documenti in regola.

E se non sono capace di trovarli e tirarli fuori dall’archivio in un battito di ciglia. Perché quell’unica volta in cui ti serve quel documento, significa che sta succedendo qualcosa di delicato e l’aver riposto – e conservato, per l’appunto – quel contratto, quella fattura, quella ricevuta di Agenzia delle Entrate, ecc., si rivela prezioso.

Apparteniamo ad una nazione il cui Stato talvolta è alleato, talvolta è come l’amico d’infanzia dispettoso che ci faceva lo sgambetto “a tradimento”.

 

Ecco perché teniamo tutti i faldoni in archivio anche dopo il periodo di legge

Sappiamo che un giorno potrebbe capitare (o magari ti è già capitato) di doverti difendere nell’ambito di contenziosi, controlli o addirittura mediazioni legali, dovendo esibire ogni documento possibile a tuo favore per chiarire la tua posizione in modo sicuro.

Cioè senza che le altre parti in causa potessero avere nulla da eccepire sull’autenticità della documentazione portata come prova.

Documentare il nostro operato e rendere la nostra documentazione immediatamente alla portata della Pubblica Amministrazione è fondamentale ed è una ulteriore “tassa occulta” che ti viene imposta per fare impresa in Italia.

La conservazione è il vero antidoto contro la burocrazia italiana e contro i suoi pasticci…e oggi puoi contare su una schiera di leggi e normative che rendono possibile tutto questo

Se da una parte siamo una nazione molto conformista, che tende a resistere al cambiamento per tutelare le professioni (pensiamo, ad esempio, a quanto l’evoluzione digitali minacci la professione del notaio e a come i tassisti siano riusciti a cacciare uber dall’Italia), dall’altro abbiamo un impianto di leggi che permette ormai di digitalizzare tutto.

Fino a pochissimi anni fa, la tua paura di presentarti davanti ad un giudice – o allo sportello di un ente pubblico – con un documento digitale, al posto del classico faldone con i documenti di carta, era assolutamente lecita. 

Oggi non lo è più, dal momento che leggi e normative permettono di dematerializzare ogni cosa: dai libri contabili alla fattura, passando per libri unici del lavoro, registri, ordini e contratti.

Nessun giudice o funzionario, in caso di contenziosi, verifiche ispettive o cause in tribunale, può impedirti di presentare atti e documenti in formato digitale e a questo va aggiunto che quanto ti sto dicendo è assolutamente risaputo tra le istituzioni.

Oggi puoi a tutti gli effetti contrastare il peso e i costi della burocrazia italiana con il digitale, senza alcun timore, sfruttando poi la Conservazione per costruire il tuo archivio documentale, in sostituzione degli scaffali con i faldoni.

Ma che differenza c’è tra Conservazione a norma di legge e tenere un documento firmato digitalmente su hard disk con marcature temporali?

Cambia moltissimo.

Per non dire tutto.

Un sistema di conservazione, per essere a norma, deve rispettare una serie di requisiti imposte da AGID, l’autorità nazionale italiana che può decidere (e decide) i parametri di “omologazione” dell’ambiente dentro cui viene conservato un documento.

La risposta sintetica è che per quanto tu possa usare marcature temporali, finché il tuo documento è su Hard Disk non è possibile garantire – oltre ogni ragionevole dubbio – l’integrità dei dati e delle informazioni contenute in quel documento.

Questa prerogativa appartiene al sistema di Conservazione.

Non solo.

Adottare un servizio di Conservazione – in luogo dell’archiviazione fai da te – ti permette di nominare un Responsabile della Conservazione.

Una figura che, come dice la parola stessa, si prenderà tutte le responsabilità dei dati, dei documenti e delle informazioni contenute nel tuo archivio digitale, scaricandoti praticamente da ogni responsabilità.

In cosa consiste esattamente la conservazione sostitutiva?

Si tratta di un argomento estremamente complesso ed esteso.

Comprimerlo nello spazio di un blog, è come voler mettere un elefante nella boccia del pesce rosso.

Impossibile.

Quello che si può fare, però, è darti dei cenni sull’argomento per darti un primo quadro chiaro.

Poi, ti darò anche un approfondimento gratuito; una mini serie di contenuti che potrai guardare con calma, per scoprire – in modo esaustivo – come funziona esattamente questo servizio.

Il primo elemento che devi considerare è quello che abbiamo visto un attimo fa; la figura del Responsabile della Conservazione è in cima alla catena di controllo e gestione di questo servizio.

Ora vediamo quali sono gli altri 3 capisaldi della Conservazione:

  • Il versamento
  • L’ archiviazione
  • La distribuzione

Il versamento è una procedura che consente ai tuoi documenti di essere “catturati” dal sistema di conservazione.

Immagina i tuoi documenti come in una catena di montaggio.

Il versamento è il nastro trasportatore che cattura il documento da conservare e lo sottopone a un trattamento che – di solito – avviene grazie a degli automatismi definiti in precedenza, sempre dal Responsabile della Conservazione – omino molto affaccendato e servizievole nei tuoi confronti, come vedi; tu in pratica non devi pensare a granché.

Il più delle volte, questo processo viene  definito una volta sola, prima che parta il servizio.

È come se i tuoi documenti, dalla produzione (cioè dal sistema che usi per generarli) finissero in conservazione usando un PILOTA AUTOMATICO.

Questo automatismo si preoccupa di fissare i metadati ( cioè fissa “le parole chiave” del tuo documento, rendendolo più semplice da trovare nell’archivio digitale) e firma automaticamente il documento.

Versare, in gergo tecnico ,significa prendere il documento digitale che hai creato e versarlo in un recipiente che fa da anticamera all’archivio digitale definitivo, dove un documento –una volta archiviato – non potrà essere modificato da nessuno.

Qui viene generato il rapporto di versamento (un documento informatico che attesta ufficialmente la presa in carico dei documenti versati) al seguito dei quali i tuoi documenti vengono archiviati.

La Conservazione è la fase in cui il documento versato – con i metadati e la firma  – passa nel vero e proprio sistema di conservazione che applica la marcatura temporale, che servirà a dimostrare quando il documento è stato conservato.

Infine abbiamo la Distribuzione; Questo passaggio ti interesserà, perché riguarda proprio l’esibizione dei documenti a fronte di una richiesta interna (ad esempio da parte di un dipendente che vuole vedere i Libri Unici che hai archiviato) o esterna (per esempio, Agenzia delle Entrate vuole vedere le tue fatture).

Viene quindi creata una procedura – sempre sotto la diretta sorveglianza del Responsabile della Conservazione – che consente di estrarre e distribuire i documenti che hai in archivio e renderli visibili al richiedente.

I documenti dati in visione, saranno inoppugnabili e la loro integrità e originalità sarà comprovata, attendibile e non discutibile di fronte alla legge.

Cosa hai notato in tutto questo?

In cosa consiste esattamente la conservazione sostitutiva?

l responsabile della conservazione è una specie di notaio digitale che risponde, come pubblico ufficiale, della validità del tuo processo documentale.

Nel momento in cui ti affidi ad un responsabile della conservazione, scarichi praticamente un sacco di responsabilità su di lui.

Questo avviene anche sul piano contrattuale e assicurativo; per tutta sicurezza, un Responsabile della Conservazione deve avere una copertura assicurativa nel momento in cui dovesse sbagliare qualcosa o perdere qualche tuo documento.

Ci sarebbero milioni di altre cose da dire, ma come detto non ci starebbero mai in un articolo; ecco cosa ti manca ancora da scoprire

Tanto per iniziare; la Conservazione NON è una commodity.

Non puoi paragonare un servizio del genere ad una SIM. E te lo dico perché molti cercheranno di farti credere che sia così, che sia sufficiente andare online, fare click click click, accetta, accetta, accetta su qualche servizio online per risolvere il problema, dopo aver accuratamente studiato il listino per trovare il meno caro.

È ovvio che non devi buttare via i soldi dalla finestra e pagare un servizio più di quel che vale.

Purtroppo, però, devo metterti in guardia; la Conservazione è uno dei servizi più BANALIZZATI dell’intero settore informatico/digitale.

Tutti sembrano dirti che “un servizio di conservazione vale l’altro”.

Ma la realtà è un’altra, e non lo dico perché tu scelga me come conservatore. È un fatto di competenze.

Chi ti dice di scegliere semplicemente il meno caro, da qualche preventivatore online (hai presente quei siti che mettono in comparazione le offerte degli stessi servizi, tipo le assicurazioni? Ecco…), ti sta parlando da incompetente.

Il Responsabile della Conservazione, deve essere invece scelto con la consapevolezza che ti stai portando in casa un vero partner.

Qualcuno che abbia procedure e capacità di darti risposte dirette ed esaustive in 20 secondi netti, quando hai un’autorità che ti sta facendo un controllo e vuole all’istante quel documento che – magari nella concitazione – proprio non viene fuori.

Non è uno scherzo.

Scegliere il conservatore sbagliato, in un paese come l’Italia, equivale a farsi un clamoroso autogol, a darsi una vangata sul piede, a schiacciarsi volontariamente le dita nella portiera.

Trovi tutte le informazioni sui requisiti di un conservatore e sul servizio di Conservazione in “Imprese Digitali”! La mia mini serie sulla digitalizzazione a norma

Per darti tutti gli approfondimenti del caso, che proprio per questioni di lunghezza dell’articolo non posso scriverti qui, ho creato una Mini Serie di contenuti chiamata Imprese Digitali.

Lì trovi tutto, ma proprio tutto, ciò che devi sapere per digitalizzare i tuoi processi documentali e per comprendere meglio cosa sia realmente la Conservazione, quali siano le sue implicazioni e come scegliere un Conservatore Accreditato.

Calma…è tutto gratuito!

Per accedere a questa mini serie che ho preparato per te, non devi sborsare un euro.

Nonostante ore e ore di produzione, voglio regalarti tutto questo.

Infatti è mio preciso dovere aiutarti a comprendere cosa sia realmente la Digitalizzazione, cosa sia la Conservazione e come muoverti nello scegliere il partner corretto per la tua specifica azienda.

Se non io, che ho contribuito a lanciare questo settore ormai 10 anni fa, chi dovrebbe farlo?

Accedi alla pagina di download cliccando il tasto qui in basso e scarica la tua copia di Imprese Digitali!

Che il Digitale sia con Te!

Nicola Savino

CEO Savino Solution srl

SAVINO SOLUTION S.R.L.

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