Per favore non criticate la firma grafometrica e così anche tutto il mondo della conservazione sostitutiva

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Perché dobbiamo Sempre complicarci la vita? Riflettevo ultimamente su alcuni commenti e considerazioni in giro per il Web in merito alla firma grafometrica , soprattutto quelli negativi e che sollevano dei dubbi su tale tecnologia. E mentre ci riflettevo mi veniva da ridere e da chiedermi per quale motivo dobbiamo sempre trovare “problemi anche quando non ci sono”.

Fosse solo la firma grafometrica!!, invece si creano problematiche anche per il mondo della conservazione sostitutiva e di tutto quello che riguarda il digitale e ultimamente anche per quello sanitario. Non voglio entrare nel merito delle leggi, ma preferisco farvi notare quanto siamo sciocchi delle volte a criticare tecnologie che per le aziende devono e possono essere delle soluzioni per uscire dalla crisi o per migliorare i proprio processi aziendali e quindi avere anche un vantaggio competitivo.

Da dove iniziamo ? Beh ….dalla conservazione. Rifletteteci un attimo : cosa facciamo per conservare le fatture in carta e cosa facciamo per conservare le fatture in digitale. L’immagine seguente che illustra sinteticamente un processo di conservazione è significativa :

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Ma perchè c’è una differenza così evidente ? Perchè il digitale è bello, è simpatico, fa risparmiare e migliora i processi, ma deve anche garantire : affidabilità, sicurezza, certezza, integrità, immodificabilità, qualità, etc… E carissimi lettori sembrerà strano, ma per fare questo con un PDF ci vogliono una serie di metodologie ben definite e precise (e c’è pure la legge di mezzo), mentre per un foglio di carta…basta…toh..stamparlo. A questo punto sono certo che qualcuno di voi penserà che sto facendo una critica al mondo del digitale. Alt! Assolutamente no! Il problema semmai è che c’è sempre qualcuno che vuole complicare quello che sembra complicato, ma che in verità non lo è. Pensate alla sola firma digitale su una fattura. E’ vero che dopo dobbiamo applicare tutto un processo di conservazione sostitutiva, ma volete mettere questi vantaggi a confronto con una conservazione analogica ? : i backup dei miei archivi digitali si fanno in meno di 2 minuti e non li perdo; posso trovare quella singola fattura in meno di 2 secondi; posso esibire alla autorità competenti quella fattura in modo veloce, sicuro ed efficace; posso digitalizzare i processi dell’azienda; posso risparmiare sui costo di stampa, stoccaggio e archivio; posso dialogare con la PA; posso avere un evidente vantaggio competitivo e potremmo continuare ancora.

E allora è difficile fare conservazione sostitutiva ? Assolutamente no! E basta con i pessimismi e gli annunci che la conservazione digitale è complicata e ancora sento qualcuno dire “non la farò mai perchè è quasi impossibile”. Cari signori non avete scuse e se leggete o sentire dire da qualcuno che oggi la legge italiana non permette di dematerializzare, o che poi il giudice chissà se accetta… o che poi chissà cosa dice l’agenzia delle entrate o ancora che le regole  non sono chiare, rispondetegli questo : “caro scocciatore, le aziende hanno bisogno di soluzioni, non di complicazioni” Non sto dicendo che non ci sia bisogno di validare i processi, ovviamente c’è sempre bisogno di controllo e che i processi siano rispondenti alle regole tecniche, agli standard e alle leggi italiane, ma per fare questo vi assicuro che non bisogna andare su Marte. Certamente i processi di dematerializzazione hanno la necessità di essere analizzati, studiati, recepiti e”messi in opera” e lo si può fare grazie ad un consulente o grazie ad una o più risorse interne volenterose e competenti che decidono da quel momento in poi di essere anche Responsabili della Conservazione Sostitutiva. Ammetto che tutto questo non è immediato rispetto ad altri processi, ma sempre di processi parliamo. E i processi sono le fondamenta delle aziende e quindi li sanno gestire, li conoscono e quando serve li sanno anche modificare. Quindi su, non è difficile!

E ora arriviamo alla firma grafometrica. Senza tanti giri di parole, vi faccio subito un esempio pratico : avete mai visto come firmano ad esempio i medici e gli infermieri nei confusionari corridoi delle cliniche, ospedali e ambulatori ? Io si e al 99% dei casi firmano con uno schizzo (graffio) su un foglio di carta. Volete mettere la sicurezza di firmare su un tablet che misura da solo e in automatico : la pressione, la velocità e  l’accelerazione ? Chiedetelo voi ad un perito calligrafico se è più facile analizzare una firma su un foglio di carta o su un tablet. La risposta la conosciamo tutti quanti. Ma c’è sempre qualcuno che ancora si ostina a trovare difficoltà e a dire che la firma grafometrica è “ancora non matura” . A questi ,di nuovo scocciatori,  farei notare una piccola grande verità : se una persona vi vuole fregare nel firmare un contratto, vi fregherà comunque. Sia che si parli di carta sia che si parli di tavoletta digitale. Sapete come ? Semplice, invece di firmare ad esempio con la mano destra che ha sempre utilizzato, firmerà quel contratto con la mano sinistra. E voi ovviamente non sapete se quella persona è mancina o destrorsa. Il buon perito e il buon giudice per valutare quella firma dovranno rifarsi ad altri documenti firmati da quella persona per valutare il disconoscimento o meno. Quindi la morale della favola è : digitalizzate! e non vi fate trip mentali per conservare un documento informatico. Voi cosa ne pensate ?

3 commenti

  1. Nicola sfondi una porta aperta. Siamo ormai in un loop di trip mentali su tutto e siamo abilissimi a complicare invece che snellire anche quando è evidente che una tecnologia diventa abilitante e funzionale per una spending review tanto conclamata.

  2. Caro Luigi mi trovi ovviamente d’accordo.Anzi spesso sono proprio alcuni operatori del mercato che decidono di complicare le cose. In Italia poi siamo bravi a rendere una cosa semplice in assurda. Spero che il mercato, appoggiato da una adeguata normativa tecnica e legislativa, fornisca soluzioni semplici e innovative. Senza famosi trip 🙂

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