Se con l’impronta validassimo anche i metadati e gli indici di un documento

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Quante evidenze avrò visto fin ora ? Moltissime. Eppure ogni volta manca qualcosa : il nome del file, il percorso fisico, la data, il riferimento agli indici, i metadati, etc..Insomma tante evidenze informatiche e fin ora nessuna che a mio modestissimo parere sia adeguata alle regole tecniche e alla normativa. La maggior parte della colpa però è del legislatore, che non ha fornito a suo tempo una o piu’ standard di creazione dell’ evidenza. Ha dato solo indicazioni sul formato, xml o txt. Ben diverso sarà il discorso invece con l’emanazione a breve delle nuove regole tecniche.

 

Ma in attesa, come possiamo fare ?  Ovvero come possiamo costruire un’evidenza informatica almeno consona all’attuale normativa ?

Non voglio in questo caso indicare un format o uno standard specifico per l’evidenza, ma semplicemente indicare come costruirne l’architettura basilare per renderla quanto piu’ interoperabile possibile.
Iniziamo dunque dal documentale : ma come? Dobbiamo parlare di evidenza e tu ci parli di documentale? Beh si! Il documentale è per definizione il repository che conterrà i documenti passati in conservazione sostitutiva. Quindi quale migliore punto di partenza per descrivere la nostra evidenza informatica? Se qualcuno di voi ricorda, l’evidenza contiene tutte le impronte dei documenti passati in conservazione sostitutiva. Non sto qui a dare la definizione precisa e tecnica del significato di evidenza informatica, l’abbiamo detta tanto volte e poi basta leggere la delibera CNIPA ; cerchiamo invece di focalizzarci sul contenuto pratico di questo famoso file in XML e\o in TXT.
Se io dico che l’evidenza contiene le impronte dei documenti informatici, è sottinteso che voglio far corrispondere al documento pippo.pdf la relativa impronta in SHA256. Alla fine dunque avrò un elenco in TXT di tutti i miei documenti. Ma come faccio ad avere traccia degli indici, ovvero metadati, di ogni singolo documento? Beh qualcuno di voi, penserà che basta indicare anche all’interno dell’evidenza i suddetti indici. Ma se facessi in questo modo, avrei una bella e grossa evidenza, insomma un bel pasticciaccio da leggere e che il classico funzionario statale si rifiuterà di controllare.
Allora ecco che in questo caso mi aiuta il mio bel documentale utilizzato per conservare in digitale i documenti elettronici. (E badate ho detto elettronico e non digitale). Infatti se io volessi verificare un documento, prima di controllare l’impronta, ho bisogno degli indici che mi identificano dopo un’accurata ricerca, prorpio quel documento che stavo cercando. Ma chi mi certifica gli indici del mio documento informatico? Se ad esempio io sto conservando una fattura, chi mi certifica che quei cinque metadati (partita iva, denominazione, data fattura, numero fattura, codice fiscale) che utilizzo per archiviare quel documento, siano effettivamente veritieri? Qualcuno di voi giustamente dirà : beh basta aprire la fattura in Adobe ed ecco svelato l’arcano mistero. Giustissimo, ma questo non è certamente l’unico metodo. E di certo è un metodo che non offre autenticità e velocità. E c’è di piu’, non garantisce che ci sia corrispondenza certa ed univoca tra quel PDF e i suoi metadati.

Ed ecco che la nostra cara evidenza, può aiutarci a migliorare il nostro sistema di conservazione sostitutiva e fornirci un altro metodo piu’ efficiente ed efficace. Come? Così : all’interno dell’evidenza, piuttosto che inserire il percorso fisico del nostro documento e indicare la corrispondente impronta, basterà indicare il percorso LOGICO (ID DI ARCHIVIAZIONE AD ESEMPIO, che a questo punto conterrà anche gli indici) unitamente a quello fisico del documento con sempre la relativa impronta allegata. Così facendo, la mia impronta non validerà solamente il singolo PDF, ma addirittura tutto ciò che fa parte di quel documento, compresi gli indici, i metadati e perchè no, anche i collegamenti con altri documenti ad esso legati. Chiaro che questa soluzione, presuppone che il documentale sia strutturato in modo tale da legare il percorso logico del documento ai suoi metadati e bisogna darne prova di questo, altrimenti non servirebbe a nulla.

Semplice no ?

Ora la nostra evidenza è pronta per essere “mangiata” dal controllore. Ah mi raccomando, non ci dimentichiamo della firma digitale e della marca temporale sull’evidenza, altrimenti tutto quello di cui sopra, non vale.

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