Conservazione Sostitutiva : più operatività e meno burocrazia

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Siamo Stanchi ! Un imprenditore una volta mi disse : ” Il Governo mi chiede di creare nuovi posti di lavoro, io vorrei, ho la passione per farlo, gli strumenti e il capitale, ma…..poi mi guardo intorno e vedo burocrazia, assenza di meritocrazia e leggi che mi complicano le cose. Allora stacco, chiudo e invece di fare le cose in grande, preferisco creare piccole realtà con poche responsabilità” . Questa frase, legata all’intero mondo imprenditoriale, è certamente condivisibile e assolutamente veritiera. Ci troviamo di fronte non solo la crisi, ma anche le incompetenze di chi ci governa, o almeno fino all’altro ieri. L’attuale Governo sta attuando una serie di iniziative volte ad incentivare i mercati, questo è chiaro. O almeno ci prova. Si vedano le liberalizzazioni. E anche nel nostro mondo della Digitalizzazione, il Governo ha in programma l’Agenda Digitale per tutto il Bel Paese.  Ovviamente si spera che non siano solo parole, ma fatti.

E ora arriviamo al senso di questo post. Ho voluto fare questa premessa, perchè c’entra anche con il mondo della conservazione sostitutiva. In questi anni di consulenze a piccole, medie e grandi aziende e PA, ho visto tante realtà. Alcune di queste desiderose di entrare nel mondo della digital preservation, con l’intenzione di creare un nuovo business e nuovi posti di lavoro. Io espongo la situazione attuale italiana a questi imprenditori desiderosi di fare : dico quali sono le leggi, cosa dicono le regole tecniche in fase di approvazione, le mie esperienze, gli standard, i processi di dematerializzazione, gli obblighi e la situazione attuale del mercato. “Tutto molto interessante” dice l’imprenditore….”ma perchè ci stiamo facendo tutti questi problemi con il mondo digitale, quando io la firma su carta la metto ad occhi chiusi? ” E mi fa un’altra domanda : “Lei ha esposto le problematiche delle firme biometriche con evidenza in ambito clinico. Ma scusi è mai entrato in un ospedale o in una clinica ? Ha visto le firme che metton su i medici ? Non sono firme, sono segni o al massimo dei simboli.” . Le leggi sono importanti si sa, ma volete dire che questo imprenditore non ha forse ragione ? Vogliamo mettere la sicurezza ( e per sicurezza intendo anche certezza, integrità e autenticità) di una firma biometrica su un tablet (senza avere i requisiti di una firma elettronica avanzata), rispetto ad un segno su un foglio ? E non mi dite che dipende da ospedale ad ospedale, diciamo la verità i medici nei corridoi con tutta la fretta e tutte le problematiche che hanno, non stanno proprio attentissimi alla firma. Mi pare evidente dunque che sia più sicura la prima, anche davanti ad un giudice e al perito di turno. Ma qualcuno di voi lettori mi dirà : attenzione! una firma biometrica per essere valida deve avere almeno efficacia probatoria 2702 del c.c. e per farlo almeno di firma elettronica avanzata dobbiamo parlare. Beh, chiunque stia pensando a questo, ha ragione. Si prende CAD alla mano ed ha perfettamente ragione. Le leggi come ho detto prima sono importanti e come si sa, anche se sono scritte male, vanno rispettate. Si pensi a Socrate, ad esempio.  Un altra considerazione che mi viene da fare subito e  mi è venuta in mente è il discorso della fatturazione elettronica. Ma mi spiegate perchè su una fattura elettronica, devo avere una firma digitale qualificata, quando dal punto di vista informatico ottengo la stessa certezza con una firma elettronica avanzata (come in Francia!) o con un canale sicuro EDI ? Certo la firma qualificata è più sicura, ma ci ricordiamo le nostre attuali fatture su carta come sono fatte ? E allora non entriamo in paranoia. Qualcuno diceva : “C’è vero progresso solo quando i vantaggi di una nuova tecnologie diventano per tutti”  E…diciamoci la verità, è anche una parte del mercato, compresi alcuni professionisti e i gruppi di lavoro, a cui sta bene complicare le cose. Io vedo la conservazione dal punto di vista di un Ingegnere Informatico (anche se mi sento un pò avvocato, un pò archivista e un pò responsabile privacy..chi più ne ha più ne metta..ma è il mio lavoro!), che sa cos’è un documento informatico e cosa bisogna fare per conservarlo adeguatamente. E soprattutto come tutto dipenda da processi e non da firme e marche. E devo dire la verità, spesso le leggi impongono cose assurde. Ma visto che ci sono, devo anche “fare i conti” con alcune limitazioni e spesso devo riuscire a trovare delle soluzioni che siano da un lato agili, smart e performanti e dall’altro che rispondano punto per punto alle leggi sulla conservazione sostitutiva (del resto mi pagano per fare questo).

Sia chiaro, e voglio ribadirlo, la conservazione sostitutiva deve rispettare per forza di cose le leggi attuali e future, comprese le nuove regole tecniche che arriveranno (su sui farò un articolo a parte..e lì ci saranno delle belle), non sono qui per dire : ognuno faccia come crede, ma bisogna trovare il modo, e per me questo è fondamentale, di trovare soluzioni che permettano allo stesso tempo all’imprenditore di : entrare nel campo della digital preservation con un processo agile e con la certezza che possa operare attivamente. Quindi..perchè non si può cambiare ? Perchè dobbiamo sempre complicare e complicarci le cose ? Siamo invece più SMART e troviamo soluzioni, non creiamo nuovi problemi. E questo lo dico a tutti gli altri consulenti come me, che rivestono un ruolo importante quando devono appunto trovare soluzioni e dare supporto e consigli.  Almeno così, avremo un Paese che guarda al digitale con serenità, con la speranza futura che un giorno anche il pensionato si conservi in digitale le sue bollette di casa.

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