Come un consulente può validare i processi di conservazione sostitutiva secondo normativa vigente.

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Tra le varie consulenze che ho svolto nel corso di questi anni, di particolare rilevanza sono state quelle relative alla validazione di un sistema di conservazione sostitutiva e/o essere il Responsabile della Conservazione Sostitutiva per i miei clienti attuali. Cosa intendo per validare ? Ovviamente verificare la validità-certificazione di un qualcosa rispetto a determinati requisiti. In questo caso verifico che la conservazione sostitutiva  sia conforme alle direttive ed alle tecniche sancite dall’attuale normativa italiana in materia di dematerializzazione. I miei clienti, che molte volte sono grandi aziende, PA e multinazionali (a questo link le mie referenze), mi chiedono : “Voglio mettere su un software di conservazione e fatturazione elettronica. Come posso essere sicuro che il mio sistema e i miei processi di conservazione digitale siano a norma Italiana, CNIPA-DigitPA e rispetti le direttive del CAD ?” Oppure ancora “Puoi essere tu il mio Responsabile della Conservazione Sostitutiva?”  O anche “Come posso validare i miei processi di conservazione sostitutiva?” Tutte queste domande, sono indipendenti sia dalla piattaforma utilizzata(software) sia dalla tecnologia! Con questo cosa voglio dire ? Che la mia consulenza non è mai riferita ad un singolo prodotto software, ma è basata sullo studio attuale dei processi e della gestione documentale utilizzata in azienda. Offrire una consulenza imparziale ed oggettiva, dovrebbe essere il primo punto da cui un consulente dovrebbe partire.  A quel punto inizio a richiedere al cliente una serie di informazioni tecniche e procedurali che vengono utilizzate in azienda e da quale soluzione software si deve partire, nel caso in cui si utilizzano prodotti Open Source, oppure quale tecnologia di programmazione verrà utilizzata, qualora si voglia costruire ex novo una piattaforma ad hoc. Quest’ultima possibilità, la sconsiglio sempre, questo perchè molto spesso ci si dimentica che i software che fanno già gestione documentale(open o proprietari che siano), possono essere “portati ad un livello successivo” e fare quindi anche conservazione sostitutiva a norma. Solo in rarissimi casi, quando la struttura interna dell’azienda è complessa-particolare e quando la soluzione finale è riferita ad mercato o esigenza specifica di business , consiglio (malvolentieri!)di partire da zero e purtroppo di reinventare la ruota!  E la stessa considerazione può essere fatta per la fatturazione elettronica, partendo da sistemi quali i CRM ed ERP.

Il passo successivo, è quello di realizzare un progetto di BPM (di cui già vi ho parlato precedentemente) al fine di definire concretamente ed in modo corretto i “vari stadi di processo” che il sistema software deve soddisfare. Inoltre mi occupo anche di definire, in accordo con il cliente, la riorganizzazione interna aziendale, poichè cambierà di certo il concetto di collaborazione tra dipendenti, fornitori e clienti. Si passerà dalla gestione cartacea a quella elettronica. In effetti, quando si avvia un discorso di conservazione sostitutiva, si deve analizzare anche l’impatto che la GED (Gestione Elettronica Documentale) avrà sull’organizzazione e sui vari livelli aziendali. Una critica che molto spesso faccio alle aziende che vogliono fare soltanto GED e non conservazione, è che a mio parere fare una gestione elettronica dei documenti, conservando ancora carta. è un terribile errore ed un grave controsenso. Il fine ultimo della GED è quello non solo di migliorare evidentemente i processi di business aziendali, ma soprattutto di evitare di stampare carta su carta, pensando a creare, gestire, archiviare e conservare solo e soltanto documenti informatici.

Ed è ovvio che tutto questo può essere fatto verificando che ci sia rispondenza di tutte le “azioni digitali aziendali” con la normativa attuale italiana. E non è poco. La mia consulenza serve anche per validare appunto un sistema-processo-software di conservazione, sopratutto dal punto di vista legale-probatorio. E non è una materia esclusivamente per gli avvocati. Anzi. Nella conservazione e fatturazione elettronica, parliamo di documenti informatici, parliamo di SHA2, di marca temporale, di firma digitale, di evidenze informatiche, di impronta, di PDF o PDF/A, di immodificabilità, integrità, sicurezza informatica, etc.. Cose che un informatico dovrebbe conoscere bene, ma che sicuramente da sole non bastano. Sapere perfettamente cosa sia uno SHA2 o una marca temporale, ma non sapere come queste tecnologie rispondano adeguatamente alla normativa, è dannoso ed inutile, per il semplice motivo che non si sta facendo conservazione secondo norma. E allora l’informatico deve essere esperto, competente e certificato anche in archivistica, informatica forense, nella normativa e nelle leggi per la dematerializzazione, deve conoscere i problemi relativi al trattamento dei dati personali, ma non solo. Deve anche sapere cosa sono i metadati, conoscere gli standard per la conservazione a lungo termine ( che vi assicuro sono tutti Open ) e le direttive e le certificazioni richieste per la conservazione non solamente dall’Italia ma anche dall’Europa. E tutto questo, lo deve fare nel tempo, perchè le leggi, le tecnologie e i protocolli per il digitale, sono in continuo mutamento.

Queste sono solo alcune delle cose che realizzo quando faccio consulenza. E ribadisco un concetto che a mio parere è importantissimo : “non si può offrire consulenza in materia di conservazione sostitutiva su un singolo prodotto, ma la consulenza deve essere indipendente dalla piattaforma e dalle tecnologie e riferirsi solo e soltanto alla validazione di processi”. Questa considerazione, è ribadita dal fatto che quando sono il responsabile della conservazione sostitutiva per i miei clienti, “lo faccio” su diverse piattaforme e con diverse tecnologie. Il mio compito è quello di verificare che tutto il processo di conservazione sostitutiva sia conforme alla normativa italiana e se questo avviene su un prodotto proprietario o su un software open source o con JAVA o PHP, è assolutamente indifferente.

Questo perchè la gestione e la conservazione documentale elettronica, è un insieme di sistemi software, di processi, di procedure e di tematiche che servono ad organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Quando invece mi capitano dei clienti che mi richiedono un servizio di conservazione sostitutiva per i propri documenti, sviluppo per loro una piattaforma ad hoc pensata per le loro esigenze e partendo sempre e comunque da prodotti Open Source che fanno già gestione documentale, oppure che sono CRM e/o ERP. Non propongo mai un singolo prodotto, ma cerco di trovare la soluzione e la consulenza migliore, sia in base “al portafoglio” del cliente, sia verificando quali sono le tipologie documentali che devono essere conservate digitalmente. E molto spesso, per i clienti che già utilizzando software per il proprio lavoro di tutti i giorni, questa integrazione è quasi a costo zero!!!   Su quest’ultimo caso, inoltre, scriverò un articolo a breve.

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