BPM, Workflow e conservazione sostitutiva : miglioriamo i processi aziendali

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Subito una certezza : un Workflow migliora i processi aziendali eliminando il mare di carta grazie alla conservazione sostitutiva, e il BPM è lo strumento per avviare tali processi. Eh ? Qualcuno di voi starà pensando ” ok , ma cosa significa?”. Calma, procediamo per gradi e per definizioni prese da Wikipedia

<<BPM : “Il Business process management è l’insieme di attività necessarie per definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda.  Il BPM è una via intermedia fra la gestione d’impresa e l’Information Technology, ed è riferito a processi operativi, che interessano variabili quantitative e sono ripetuti su grandi volumi quotidianamente. Un processo del genere è adatto all’automazione, mentre i processi di carattere strategico-decisionale utilizzano la tecnologia come un supporto che difficilmente può sostituire l’attività umana.”

Workflow Management System : “La teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, modello processuale. Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune. Il workflow management sostiene l’organizzazione del processo di lavoro mediante l’utilizzo di software specifici. Le attività possono essere svolte dai partecipanti o da applicazioni informatiche. I sistemi software che sanno interpretare una serie di regole procedurali integrano diverse funzioni: utilizzano strumenti dell’Information technology  per la condivisione dell’informazione e gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro. Sono chiamati Workflow management systems. I vantaggi dei supporti Workflow management systems sono così sintetizzati:
* Incremento dell’efficienza – l’automazione di molti processi fornisce l’eliminazione dei passi non necessari
* Migliore controllo del processo – mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica
* Flessibilità – il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze”>>.

Sulla conservazione sostitutiva ho già dato definizioni, vantaggi e quant’altro. Concentriamo invece sullo scopo di questo articolo, ovvero comprendere come l’insieme di questi “tre strumenti” possano migliorare in modo significativo i processi aziendali. Sia il BMP, sia il Workflow che la conservazione sostitutiva consentono concretamente di governare da un lato la complessità crescente dei processi aziendali e dall’ altro una misurazione oggettiva delle prestazioni su alcuni componenti di Business dell’azienda. Infatti la gestione elettronica documentale, per essere attuata in modo corretto e per dare immediatamente dei benefici in termini di costi ed organizzativi, deve essere preceduta da un progetto di BPM e Workflow. Pensiamo ad esempio a quanti documenti ed informazioni non strutturate sono presenti nelle aziende e come questa de-strutturazione incida in modo significativo sul Core Business. O ancora a quanti documenti aziendali hanno necessariamente bisogno di un iter di approvazione per i vari dipartimenti interni e/o semplicemente per la collaborazione tra dipendenti, CEO, CIO, IT Manager, etc… E se poi si riflette sul fatto che molti dei documenti aziendali, anche contabili, possono essere completamente dematerializzati o meglio ancora essere conservati esclusivamente in forma e su supporti digitali perchè molto spesso nascono già in formato elettronico, allora si comprende anche il vantaggio della conservazione sostitutiva applicata a tali processi. Molto spesso, quando faccio consulenza alle aziende, mi capita di dover sentire questa affermazione  : “Capisco il Workflow, ma cosa c’entra il BPM con la gestione documentale e la conservazione sostitutiva?” Nulla di più sbagliato!!!! La conservazione sostitutiva, e non mi stancherò mai di ripeterlo, non si realizza solamente con la firma digitale, la marca temporale o l’evidenza informatica, ma prima di tutto con LA REALIZZAZIONE DI UN NUOVO PROCESSO AZIENDALE. Partiamo da questo presupposto. La gestione elettronica documentale, che può anche non essere sostitutiva, è prima di tutto un processo aziendale che sicuramente porta con sè dei cambiamenti radicali organizzativi interni e non. E tantomeno lo si fa solo con un software. Ed è qui allora che interviene un progetto BPM che permette di sviluppare una serie di attività che strutturano e monitorano in maniera corretta i vari processi di collaborazione aziendali e i rispettivi dati/informazioni di business da condividere e conservare.

Nella figura di sopra viene presentato il generico Framework di un BPM.  Guardando un pò la figura, ci accorgiamo che il BPM serve praticamente ad ottenere, per mezzo di determinati processi, enormi vantaggi coerenti con gli obiettivi strategici di un’organizzazione. Per raggiungere tali vantaggi ovviamente si devono misurare e verificare i vari risultati ottenuti di volta in volta dai processi creati per ogni fase del business aziendale. Pensiamo ad esempio come una grande o media azienda, abbia la necessità di avviare la conservazione sostitutiva per alcuni documenti ad esempio contabili e avviare anche un discorso di GED (gestione elettronica documentale). Bene, la prima cosa da fare è mettere su un bel progetto di BPM che risponde alle varie esigenze aziendali e verificare tramite opportuni Workflow che tali processi siano conformi ad esempio alla normativa italiana per la conservazione sostitutiva. Ci sarà quindi un controllo sul processo delle enormi leggi che governano la dematerializzazione dei documenti contabili e il rispettivo risultato, fornirà non soltanto una soluzione ma anche un ulteriore processo che dovrà essere ancora una volta gestito da un ciclo BPM e un altro Workflow.

Per concludere possiamo affermare che, qualsiasi sia la dimensione di un’azienda , per avviare correttamente un discorso di conservazione sostitutiva o anche solo “semplicemente” un discorso di gestione documentale, dobbiamo SEMPRE DEFINIRE, GESTIRE E MISURARE un nuovo processo aziendale.

Alla prossima;).

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