La conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica : non solo software, ma soprattutto processi.

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Ci sono moltissimi software per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva di altrettante aziende che si occupano di dematerializzazione e di conservazione digitale. Si sceglie la propria soluzione in base ad attente analisi di qualità, sicurezza, interoperabilità degli standard utilizzati e anche di tecnologie usate nello sviluppo dell’applicazione di conservazione. Si analizzano anche le possibili integrazioni che la soluzione offre, sia con i programmi già utilizzati sia per eventuali altre verticalizzazioni con altre applicazioni, quali ad esempio ERP, BMP, BI e CRM.

Ma quello che spesso sfugge, e che è la “chiave di volta” più importante per la scelta della giusta soluzione di archiviazione sostitutiva, è comprendere come, sia la conservazione sostitutiva sia la fatturazione elettronica, riguardano esclusivamente metodi inerenti ai processi di gestione interni all’azienda, che non possono essere semplicemente validati da un software. Il software è certamente necessario per svolgere operativamente tutte le azioni tecniche e operative che riguardano la conservazione e la gestione/costruzione dei documenti elettronici, ma non basta e non può risolvere tutti i problemi e le nuove procedure che si vanno ad inserire in un contesto aziendale completamente digitalizzato.
Dunque in un contesto digitale l’azienda deve ristrutturare i propri processi di business, sia interni sia esterni, e sviluppare e successivamente introdurre nuove metodologie di organizzazione che rispondano alla corretta gestione dei documenti informatici, siano essi contabili, sanitari, amministrativi e/o generici. Chiaro come tutte questa riorganizzazione deve essere fatta secondo standard normati sia dal legislatore italiano sia da direttive europee e che il tutto deve essere introdotto senza portare eccessiva confusione e cambiamenti radicali al proprio core business.
Il software è forse l’ultimo tassello di una più grande struttura che comprende i flussi documentali che si vanno ad analizzare. La stessa gestione documentale, che è di certo l’anticamera della conservazione sostitutiva, avrà bisogno di una revisione attenta e meno drastica possibile.
Alla fine, quello che si deve comprendere per avviare la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica senza particolari problemi, è trovare una soluzione procedurale adatta ai propri processi aziendali e non il singolo prodotto, che porta sì un’innovazione, ma ahimè completamente destrutturata.

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