La fatturazione elettronica : procedure corrette di gestione della fattura elettronica.

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Iniziamo da una certezza : la fattura elettronica non è il pdf allegato alle mail : quella è la fattura telematica ed è comunque una fattura analogica. La fattura elettronica ha diversi requisiti ed è un documento che nasce informaticamente e deve essere quindi conservato informaticamente, con la conservazione sostitutiva. Dunque non si può fare fatturazione elettronica senza conservazione sostitutiva. Questo perchè la conservazione digitale serve obbligatoriamente a tutti quei documenti informatici che hanno bisogno di essere conservati correttamente.

La fattura elettronica deve rispettare alcune condizioni, prime su tutte l’ autenticità dell’orgine, l’integrità e la firma elettronica qualificata. La nozione di fattura elettronica si evidenzia dal DM del 23 Gennaio 2004 e dal DPR 633 del 1972. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari, infatti, sono documenti statici non modificabili, il cui contenuto, non risulti alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione; è prescritto pertanto che non contengano macroistruzioni o codici eseguibili. I documenti informatici sono emessi al fine di garantire l’attestazione della data l’autencità e l’integrità con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Nello specifico per la fattura elettronica, questi requisiti, sono garantiti mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i requisiti di cui sopra.

Chiaro dunque che la fatturazione elettronica permette una gestione completamente informatizzata dei processi di business. I vantaggi sono evidenti : non si stampa più la fattura, quindi niente spreco di carta, niente archivi e niente lentezza nei processi; si ha una migliore integrazione con i gestionali e i software dell’azienda, perchè si gestiscono solo ed unicamente documenti informatici; migliore interoperabilità ; maggiore sicurezza nella conservazione grazie alle tecnologie informatiche; minore invasività dei controlli da parte delle autorità predisposte, poichè è possibile anche il controllo per via telematica.

La fattura elettronica e la fatturazione elettronica, devono però essere attuate correttamente proprio per non incorrere in errori e sanzioni da parte delle autorità compententi.

Sulla piattaforma riservata agli utenti iscritti, si discuterà di : le sanzioni previste dalla normativa italiana in caso di errata fatturazione elettronica; tipologia degli errori e delle rispettiva sanzioni. E sempre sulla piattaforma si risponderanno a queste domande :  è possibile fare fatturazione elettronica solo per determinate fatture ? Basta solo la firma digitale per garantire integrità alla fattura ? La fattura deve essere in pdf o pdf/a ? In cosa consiste l’accordo con il destinatario della fattura ? Cosa significa che devo passare la fattura elettronica in conservazione sostitutiva entro 15 giorni ? Ma 15 giorni dalla sua registrazione o dalla sua ricezione ? Come mi comporto se mi arriva una fattura passiva elettronica ? Che differenze ci sono per la conservazione sostitutiva delle fatture attiva e passive ? Quali sono le regole per l’emissione della fattura elettronica ? Come garantire l’ordine cronologico delle fatture elettroniche senza soluzione di continuità ? Quali sono gli accertamenti ed i controlli che vengono fatti a chi fa fatturazione elettronica ?

3 commenti

  1. La fatturazione elettronica impone la conservazione sostitutiva. Peccato che nella sostanza constringa alla conservazione sostitutiva per tutte le fatture anche quelle che si vogliono mantenere e gestire in forma cartacea a meno che non si vogliano avere sezionali separati con numerazioni separate con tutti i problemi organizzativi che ne conseguono.
    Tra poco la fatturazione elettronica per la PA sarà obbligatoria. Se una azienda avesse solo qualche cliente PA sostanzialmente (i sezionali separati sono fuori discussione) sarebbe costratta a madare in archiviazione sostitutiva tutte le sue fatture.
    La PA pretende che gli XML siano caricati sul sistema SDI. Esiste una via d’uscita affinché si possano caricare gli XML ma conservare le fatture in modo cartaceo?

  2. Ciao David non c’è nessuna via d’uscita. Il file XML così creato e ovvero come documento informatico non può essere conservato in modo analogico.

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