L’interoperabilità dei Document Management System Alfresco e KnowledgeTree e la gestione dei record.

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Recentemente sia Alfresco sia KnowledgeTree hanno introdotto sia nella versione Open Source che in quella Enterprise un nuovo modulo : quello del Records Management. Cosa c’entra questo con la Conservazione Sostitutiva ? Vi rispondo per gradi. Iniziamo a dire cos’è un record. Un record è un concetto logico che nel campo dell’informatica ha valore di informazione. Praticamente tutto ciò che costitutisce un’informazione sia essa strutturata o destrutturata, può essere gestita da un record. Il record è anche un concetto molto comune ai database. Nel contesto invece del Document e Content Management System, il record ha un signficato specifico di documento contenente delle informazioni. Chiaro che queste informazioni possono essere informazioni sensibili ed anche legali. Nel Records Mangement in effetti si vuole dare uno specifico auditing  ai processi e alla gestione dei contenuti. Come sappiamo infatti l’auditing è mirato ad accertare la validità e l’affidabilità di un’informazione, ed è anche una verifica del sistema di controllo interno. Per Alfresco la gestione del ciclo di vita dei documenti fino a poco tempo fa non era certificata da alcun processo, nè tantomeno rispondeva a dei requisiti di sicurezza assoluta. Con questa nuova integrazione, invece,  la gestione dei documenti elettronica in Alfresco viene certificata dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti d’America. Per KnowledgeTree si può fare ovviamente lo stesso discorso.

Andiamo ora ad analizzare qual’è l’architettura del Record Management System. Il RM genera una seria di procedure che vanno a validare le azioni che vengono eseguite sui documenti informatici/elettronici. Si hanno dunque una serie di metodologie che certificano sia le informazioni contenute nei documenti, sia tutti i passaggi organizzativi che vengno fatti sui documenti. Nel caso specifico di Alfresco, il Dipartimento della Difesa statunitense ha così introdotto un livello di compliance molto più affidabile e soprattutto necessario alla tipologia dei documenti trattati dal Dipartimento. Attualmente Alfresco non è certificato dal CNIPA per quanto concerne il Record Management, lo è invece come sappiamo per la gestione documentale. Ed allora cosa c’entra questo con la conservazione digitale? Il RM è adibito ovviamente anche alla conservazione dei documenti. Ed è quello che già fa il Dipartimento della Difesa statunitense per la conservazione a norma dei suoi documenti informatici. E in Italia ? Stiamo parlando di due cose diverse. La validità dei processi statunitensi è diversa da quella italiana. Per noi ad esempio c’è l’obbligatorietà della firma digitale italiana che rende sicuro e certo un documento informatico. Ma come sappiamo non solo quello. Il processo di conservazione sostitutiva italiano dunque è completamente ed ovviamente diverso da quello statunitense. Per KnowledgeTree valgono le stesse considerazioni fatte per Alfresco, infatti anche questo Document Management System è utilizzato da molti dipartimenti e governi statunitensi.

Detto questo parliamo di interoperabilità per l’informatica. Da wikipedia leggiamo : “Interoperabilità è la capacità di un sistema o di un prodotto informatico di cooperare e di scambiare informazioni o servizi con altri sistemi o prodotti in maniera più o meno completa e priva di errori, con affidabilità e con ottimizzazione delle risorse.
Obiettivo dell’interoperabilità è dunque facilitare l’interazione fra sistemi differenti, nonché lo scambio e il riutilizzo delle informazioni anche fra sistemi informativi non omogenei (sia per software che per hardware).
Il termine interoperabilità è utilizzato in ambito tecnologico per indicare un elevato grado di sinergia di sistemi diversi col fine di offrire servizi o funzionalità nuove. È direttamente legato alla oramai consolidata tendenza di far convergere su alcune tecnologie evolute una vasta gamma di servizi.”

Lo standard internazionale dell’interoperabilità nel campo dell’informatica è chiamato CMIS, Content Management Interoperability Services (CMIS) ed è proposto, verificato e gestito da OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Sia Alfesco sia KnowledgeTree  sono certificati CMIS nelle loro versioni Open Source. Chiaro, quindi, che queste due piattaforme tengono particolarmente “a cuore” la capacità di interfacciarsi e scambiarsi documenti ed informazioni anche con altri sistemi informativi. Per la conservazione sostitutiva il concetto di interoperabilità è più che fondamentale. Quello che un ottimo software di conservazione sostitutiva e un Responsabile della Conservazione Sostitutiva devono fare, è proprio quello di conservare a lungo termine correttamente i documenti al solo scopo di poter essere sempre leggibile da qualunque sistema informativo, garantendo allo stesso tempo l’integrità e l’immodificabilità dei documenti conservati.

Concludo questo breve articolo, lasciandovi i riferimenti sul CMIS di Alfresco e KnowledgeTree :

http://wiki.knowledgetree.com/CMIS

http://wiki.alfresco.com/wiki/CMIS

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